Employee Productivity Monitoring Tools: Hanapin ang Bottleneck

01Sukatin ang bottleneck gamit ang productivity monitoring

Magsimula sa business outcome, sukatan ng kalidad, at pagitan ng paghihintay. Sa kaugnay na work system nanggagaling ang natapos na invoice, correction rate, at approval time. Tinutukoy ng computer activity ang mga tanong na susuriin; hindi nito kusang kinukuwenta ang output o ipinapaliwanag ang bawat pagkaantala.

Sa pinakamababa, kailangang makita ng mga administrator ang paggamit ng application, aktibidad sa website, aktibo at idle na oras, mga prosesong tumatakbo sa computer ng kumpanya, at aktibidad sa screen ng empleyado. Dapat maaaring i-filter ang mga ulat ayon sa user, departamento, petsa, application, website, o uri ng aktibidad. Kung walang kapaki-pakinabang na filter, nagiging malaking archive ang monitoring data na walang oras suriin ang mga manager.

Nagdaragdag ng kinakailangang konteksto ang pagtingin at pagre-record ng screen. Maaaring ipakita ng ulat na tatlong oras gumamit ng browser ang isang empleyado, ngunit maihihiwalay ng screen recording ang lehitimong pananaliksik para sa customer sa video streaming, personal na pamimili, o hindi aprubadong web application. Kapaki-pakinabang din ang live na pagsubaybay sa screen kapag kailangang tiyakin ng manager na sinusunod ang bagong proseso o alamin kung bakit naaantala ang gawain.

Ang pinakapraktikal na mga sistema ay higit pa sa pagmamasid. Kung gumagamit ang empleyado ng ipinagbabawal na website o hindi aprubadong application, dapat itong ma-block ng mga administrator. Kung may problema ang remote na computer, dapat makakonekta ang IT, makapaglipat ng kailangang file, makapag-restart ng makina, makapagpatakbo ng command, o makapaghigpit sa device nang hindi hinihintay na dalhin ito ng empleyado sa opisina.

02Pumili ng pagbabago sa prosesong tumutugon sa sanhi

Nasasayang ang oras ng pangangasiwa kapag nangongolekta ng data ng aktibidad nang walang plano ng pagtugon. Bago ipatupad ang software, magpasya kung aling pangyayari ang nangangailangan ng pag-uusap sa manager, tugon ng IT, o agarang restriksyon. Pinananatili nitong nakatuon ang pagsubaybay sa resulta ng negosyo sa halip na maliliit na pagkakaiba sa indibidwal na gawi sa trabaho.

Halimbawa, ang madalas na idle na oras ay maaaring magpahiwatig ng pang-aabuso sa bayad na oras, ngunit maaari rin nitong ilantad ang sirang daloy ng trabaho. Maaaring naghihintay ang customer service representative ng access sa sistema, pag-apruba, o sagot mula sa ibang departamento. Ang paulit-ulit na paggamit ng personal na file-sharing site ay maaaring senyales ng paglabag, o patunay na walang aprubadong paraan ang mga empleyado para magpalitan ng malalaking file. Mahalaga ang rekord, ngunit mahalaga rin ang dahilan sa likod nito.

Dapat gamitin ng mga manager ang resulta ng pagsubaybay upang matukoy ang mga pattern. Bihirang maging prayoridad ang iisang pagbisita sa site na hindi para sa trabaho. Iba ang paulit-ulit na mahabang personal na pagba-browse sa oras na binabayaran. Gayundin, maaaring usapin sa pagsasanay ang isang hindi awtorisadong application. Ang parehong hindi aprubadong software na naka-install sa maraming device ay maaaring magpahiwatig ng puwang sa patakaran o malubhang panganib sa seguridad.

Pinoprotektahan din ng ganitong paraan ang mga produktibong empleyado. Pinipigilan ng malinaw na ebidensya ang pagpapasya batay sa tsismis, nakikitang presensya sa opisina, o kung sino ang pinakamadalas magsalita sa meeting. Mas matibay na batayan ang resulta ng trabaho at dokumentadong aktibidad para sa paggabay, pagkilala, at pagwawasto.

03Halimbawa: bawasan ang paghihintay sa pag-apruba ng invoice

Kathang-isip ang mga bilang: paliwanag ng paraan, hindi resulta ng customer o pangakong pagbuti. Nagpoproseso ang accounting team ng maihahambing na invoice sa dalawang limang-araw na panahon. Itinuturo ng activity reports ang mga pagitan; ang finance system ang nagbibigay ng bilang ng natapos at itinama.

1. Batayan: 100 invoice ang natapos, 8 ang kailangang itama, at 40 minuto ang median na paghihintay. Hindi pa ipinapaliwanag ng madalas na pagbalik sa parehong screen ang dahilan.
2. Suriin ang sanhi: ihambing ang sample ng timestamps sa approval queue at kausapin ang team. Sa halimbawa, hindi available ang approver. Isama ang mga eksepsiyon gaya ng komplikadong invoice.
3. Baguhin ang isang hakbang: magtalaga ng backup approver at dokumentadong handoff. Panatilihing maihahambing ang tauhan, uri ng trabaho, at sukatan. Hindi website block ang lunas sa approval delay.
4. Susunod na panahon: 120 invoice, 6 na correction, at 20 minutong median na paghihintay. Tumaas ng 20% ang output; bumaba ang correction rate mula 8% tungong 5%, o 3 percentage points.

Suriin ang komplikasyon, overtime, pagbabago ng tauhan, at resulta sa customer bago iugnay ang buong pagkakaiba sa interbensiyon. Hindi naihihiwalay ng mga bilang ang lahat ng sanhi. Maaaring mabuti ang kaunting keyboard input kung nawala ang dobleng encoding.

Itala ang business outcome, activity signal, hiwalay na source, paliwanag, responsable, pagbabago, at review date. Sa support, gamitin ang nalutas at muling binuksang kaso; sa sales, kuwalipikadong follow-up at tamang rekord. Pumili ng sukatang akma sa papel.

Gamitin ang application report guide at idle-time guide sa interpretasyon. Ang tunay na sira sa device ay para sa endpoint troubleshooting.

04Magtakda ng mga Patakaran Bago Simulan ang Pagsubaybay

Dapat magsimula ang pagpapatupad ng monitoring sa nakasulat na patakaran, hindi sa sorpresa. Dapat maunawaan ng empleyado na ginagamit para sa negosyo ang mga device at account ng kumpanya, kung anong aktibidad ang maaaring subaybayan, sino ang makaa-access sa mga rekord, at gaano katagal ito itatago. Iba-iba ang mga kinakailangan ayon sa lokasyon at sitwasyon, kaya kumonsulta sa kuwalipikadong legal na tagapayo tungkol sa mga obligasyon sa abiso, pahintulot, pagre-record, at privacy na naaangkop sa inyong mga manggagawa.

Sa operasyon, tukuyin ang mga papel sa loob ng platform. Maaaring kailangan ng department manager ang mga ulat ng produktibidad at live-screen access para sa kanyang team. Maaaring kailangan ng IT administrator ang process data, endpoint controls, at awtoridad sa remote management. Maaaring kailangan ng security personnel ang access sa mga rekord ng imbestigasyon. Hindi lahat ng supervisor ay kailangang maka-access sa keystroke, recording, o screen ng bawat empleyado.

Magsimula sa panahong ginagamit upang makuha ang panimulang batayan. Suriin ang normal na paggamit ng mga aprubadong application, karaniwang website, idle pattern, at tipikal na oras ng trabaho bago magtakda ng alerto o restriksyon. Magkakaiba ang activity profile ng design team, sales team, at accounting team. Pinipigilan ng mga batayan na markahan ng sistema ang lehitimong trabaho dahil lamang naiiba ito sa trabaho ng ibang departamento.

05Praktikal na Pagpapatupad para sa Maliit at Katamtamang Negosyo

Magsimula sa limitadong grupo ng mga computer ng kumpanya, mas mainam sa departamentong may malinaw na daloy ng trabaho at manager na handang suriin ang mga resulta. Subukan ang mga ulat, recording settings, storage destinations, at pahintulot sa remote control. Tiyaking maa-access ang data kapag kailangan at hindi lumilikha ang sistema ng dami ng alerto o recording na hindi na kayang pamahalaan.

Pagkatapos, magtakda ng regular na pagsusuri. Maaaring lingguhang tingnan ng mga manager ang ulat ng produktibidad, habang araw-araw o tuwing may alerto sinusuri ng IT ang hindi awtorisadong application at pangyayaring kaugnay ng seguridad. Dapat may nakatalagang responsable at dokumentadong proseso ng pagtugon ang mga kritikal na paglabag. Kung walang responsable sa tugon, magiging isa na namang dashboard ang monitoring system na matututuhang balewalain ng empleyado.

Dinisenyo ang Net Monitor for Employees Pro para sa modelong ito ng aktibong pangangasiwa. Pinagsasama nito ang visibility ng screen, recording, detalyadong activity logs, content restrictions, at remote administration sa iisang sistemang nakatuon sa administrator. Nagbibigay ang ganap na gumaganang trial na walang pagpaparehistro ng direktang paraan para masubukan ng IT kung angkop sa kanilang kapaligiran ang mga kontrol at ulat bago bumili ng lisensya.

Ang kapaki-pakinabang na tanong ay hindi kung dapat mangolekta ang negosyo ng mas maraming data ng empleyado. Ang tanong ay kung magagawa ng pamunuan na gawing mas mabilis na desisyon, mas ligtas na endpoint, at mas mahusay na paggamit ng bayad na oras ang beripikadong aktibidad. Magtakda ng malinaw na patakaran, subaybayan ang mga sistemang pag-aari ninyo, at kumilos nang pare-pareho kapag nagpapakita ng problema ang ebidensya.