Mga Tool sa Pagsubaybay ng Produktibidad ng Empleyado na Epektibo

01Ano ang Dapat Gawin ng mga Tool sa Pagsubaybay ng Produktibidad

Maaaring ipakita ng simpleng time tracker na nag-sign in ang isang tao nang alas-8 ng umaga. Hindi nito maipapakita kung nagtrabaho siya sa mga aprubadong application, paulit-ulit na bumisita sa mga nakagagambalang site, naglipat ng sensitibong file, o iniwang idle ang mahalagang workstation. Dapat magbigay ang monitoring software ng mas kumpletong rekord ng operasyon.

Sa pinakamababa, kailangang makita ng mga administrator ang paggamit ng application, aktibidad sa website, aktibo at idle na oras, mga prosesong tumatakbo sa computer ng kumpanya, at aktibidad sa screen ng empleyado. Dapat maaaring i-filter ang mga ulat ayon sa user, departamento, petsa, application, website, o uri ng aktibidad. Kung walang kapaki-pakinabang na filter, nagiging malaking archive ang monitoring data na walang oras suriin ang mga manager.

Nagdaragdag ng kinakailangang konteksto ang pagtingin at pagre-record ng screen. Maaaring ipakita ng ulat na tatlong oras gumamit ng browser ang isang empleyado, ngunit maihihiwalay ng screen recording ang lehitimong pananaliksik para sa customer sa video streaming, personal na pamimili, o hindi aprubadong web application. Kapaki-pakinabang din ang live na pagsubaybay sa screen kapag kailangang tiyakin ng manager na sinusunod ang bagong proseso o alamin kung bakit naaantala ang gawain.

Ang pinakapraktikal na mga sistema ay higit pa sa pagmamasid. Kung gumagamit ang empleyado ng ipinagbabawal na website o hindi aprubadong application, dapat itong ma-block ng mga administrator. Kung may problema ang remote na computer, dapat makakonekta ang IT, makapaglipat ng kailangang file, makapag-restart ng makina, makapagpatakbo ng command, o makapaghigpit sa device nang hindi hinihintay na dalhin ito ng empleyado sa opisina.

02Pinakamahalaga ang Pagsubaybay Kapag Humahantong Ito sa Aksyon

Nasasayang ang oras ng pangangasiwa kapag nangongolekta ng data ng aktibidad nang walang plano ng pagtugon. Bago ipatupad ang software, magpasya kung aling pangyayari ang nangangailangan ng pag-uusap sa manager, tugon ng IT, o agarang restriksyon. Pinananatili nitong nakatuon ang pagsubaybay sa resulta ng negosyo sa halip na maliliit na pagkakaiba sa indibidwal na gawi sa trabaho.

Halimbawa, ang madalas na idle na oras ay maaaring magpahiwatig ng pang-aabuso sa bayad na oras, ngunit maaari rin nitong ilantad ang sirang daloy ng trabaho. Maaaring naghihintay ang customer service representative ng access sa sistema, pag-apruba, o sagot mula sa ibang departamento. Ang paulit-ulit na paggamit ng personal na file-sharing site ay maaaring senyales ng paglabag, o patunay na walang aprubadong paraan ang mga empleyado para magpalitan ng malalaking file. Mahalaga ang rekord, ngunit mahalaga rin ang dahilan sa likod nito.

Dapat gamitin ng mga manager ang resulta ng pagsubaybay upang matukoy ang mga pattern. Bihirang maging prayoridad ang iisang pagbisita sa site na hindi para sa trabaho. Iba ang paulit-ulit na mahabang personal na pagba-browse sa oras na binabayaran. Gayundin, maaaring usapin sa pagsasanay ang isang hindi awtorisadong application. Ang parehong hindi aprubadong software na naka-install sa maraming device ay maaaring magpahiwatig ng puwang sa patakaran o malubhang panganib sa seguridad.

Pinoprotektahan din ng ganitong paraan ang mga produktibong empleyado. Pinipigilan ng malinaw na ebidensya ang pagpapasya batay sa tsismis, nakikitang presensya sa opisina, o kung sino ang pinakamadalas magsalita sa meeting. Mas matibay na batayan ang resulta ng trabaho at dokumentadong aktibidad para sa paggabay, pagkilala, at pagwawasto.

03Mahahalagang Kakayahang Suriin Bago Bumili

Nag-iiba ang pangangailangan sa pagsubaybay ng empleyado ayon sa laki ng team, lugar ng trabaho, at antas ng panganib. Gayunman, may ilang kakayahang nagtatakda ng pagkakaiba ng simpleng reporting tool at sistemang pangkontrol sa operasyon.

Live na Screen, Pagre-record, at Playback

Pinapahintulutan ng live na thumbnail at full-screen na pagtingin ang mga supervisor na beripikahin ang aktibidad kapag nangangailangan ng agarang pansin ang problema. Lumilikha ang pagre-record ng naa-audit na rekord para sa imbestigasyon, pagsusuri ng pagsasanay, pagpapatupad ng patakaran, at pagtatalo tungkol sa paraan ng paggawa. Maghanap ng nako-configure na iskedyul ng recording at mga setting ng storage upang makuha ang kailangang ebidensya nang hindi lumilikha ng hindi kailangang file.

Dapat bigyang-pansin ang storage ng recording para sa mga team na magkakahiwalay ang lokasyon. Maaaring kailanganing panatilihin ang data sa lokal na server o ipadala ito sa SMB shares, FTP, SFTP, WebDAV, Amazon S3-compatible storage, Google Cloud Storage, o Azure Blob Storage. Nakadepende ang pinakamahusay na pagpili sa kasalukuyang imprastraktura, mga kinakailangan sa retention, available na bandwidth, at kung sino ang kailangang maka-access sa recording.

Pagsubaybay sa Website, Application, at Proseso

Ipinapakita ng website logs kung saan napupunta ang oras sa browser. Ipinapakita ng application tracking kung ginagamit ng empleyado ang mga tool na kailangan sa kanyang tungkulin. Tinutulungan ng process monitoring ang IT na matukoy ang hindi awtorisadong software, kahina-hinalang executable, at mga application na umuubos ng resources ng sistema.

Lalong kapaki-pakinabang ang mga kontrol na ito para sa remote at hybrid na kawani. Hindi makaaasa ang manager sa pagtingin kung sino ang nakaupo sa mesa, at maaari pa ring maka-access sa mga file at serbisyo ng kumpanya ang empleyadong wala sa network. Napapanatili ng monitoring na naka-install sa mga endpoint na pag-aari ng kumpanya ang visibility saanman gamitin ang device.

Pagtatala ng Keystroke at Ebidensya ng Aktibidad

Maaaring magbigay ng ebidensya ang pagtatala ng keystroke kapag kailangang mas malalim na suriin ang insidente sa seguridad, reklamo ng panliligalig, paglabag sa paghawak ng data, o pinaghihinalaang banta mula sa loob. Dapat itong ituring na nakatutok na kontrol para sa pananagutan, hindi kapalit ng maayos na pamamahala. Limitahan ang access sa mga awtorisadong administrator, itakda ang retention period, at idokumento kung kailan susuriin ang detalyadong logs.

Pareho ang prinsipyo sa pagre-record ng audio. Maaaring angkop ito para sa partikular na pangangailangan sa operasyon o imbestigasyon, ngunit dapat suriin muna ng organisasyon ang naaangkop na batas, abiso sa empleyado, at panloob na patakaran bago ito paganahin. Hindi awtomatikong mas mahusay ang mas maraming data. Panatilihin ang sumusuporta sa malinaw na layunin ng negosyo at protektahan ito nang naaayon.

Remote na Pangangasiwa at mga Restriksyon

Mas epektibo ang pagsubaybay kung agad na maaayos ng administrator ang mga problema. Binabawasan ng pag-block sa website at application ang paulit-ulit na sagabal at pinipigilan ang paggamit ng mapanganib na serbisyo. Maaaring limitahan ng restriksyon sa device ang removable media o ibang daan para sa hindi awtorisadong paglilipat ng data. Tinutulungan ng remote file management, power controls, desktop sharing, at pagpapatakbo ng command ang IT na suportahan ang endpoint nang walang magastos na pagbisita sa mismong mesa.

Para sa lumalagong negosyo, nababawasan ng pagsasama ng mga tungkuling ito sa iisang console ang pasanin ng paglipat sa magkakahiwalay na produkto para sa monitoring, remote support, at endpoint control. Nagagawa rin ng taong sumusuri sa kahina-hinalang pangyayari na kumilos habang napapanahon pa ang ebidensya.

04Magtakda ng mga Patakaran Bago Simulan ang Pagsubaybay

Dapat magsimula ang pagpapatupad ng monitoring sa nakasulat na patakaran, hindi sa sorpresa. Dapat maunawaan ng empleyado na ginagamit para sa negosyo ang mga device at account ng kumpanya, kung anong aktibidad ang maaaring subaybayan, sino ang makaa-access sa mga rekord, at gaano katagal ito itatago. Iba-iba ang mga kinakailangan ayon sa lokasyon at sitwasyon, kaya kumonsulta sa kuwalipikadong legal na tagapayo tungkol sa mga obligasyon sa abiso, pahintulot, pagre-record, at privacy na naaangkop sa inyong mga manggagawa.

Sa operasyon, tukuyin ang mga papel sa loob ng platform. Maaaring kailangan ng department manager ang mga ulat ng produktibidad at live-screen access para sa kanyang team. Maaaring kailangan ng IT administrator ang process data, endpoint controls, at awtoridad sa remote management. Maaaring kailangan ng security personnel ang access sa mga rekord ng imbestigasyon. Hindi lahat ng supervisor ay kailangang maka-access sa keystroke, recording, o screen ng bawat empleyado.

Magsimula sa panahong ginagamit upang makuha ang panimulang batayan. Suriin ang normal na paggamit ng mga aprubadong application, karaniwang website, idle pattern, at tipikal na oras ng trabaho bago magtakda ng alerto o restriksyon. Magkakaiba ang activity profile ng design team, sales team, at accounting team. Pinipigilan ng mga batayan na markahan ng sistema ang lehitimong trabaho dahil lamang naiiba ito sa trabaho ng ibang departamento.

05Praktikal na Pagpapatupad para sa Maliit at Katamtamang Negosyo

Magsimula sa limitadong grupo ng mga computer ng kumpanya, mas mainam sa departamentong may malinaw na daloy ng trabaho at manager na handang suriin ang mga resulta. Subukan ang mga ulat, recording settings, storage destinations, at pahintulot sa remote control. Tiyaking maa-access ang data kapag kailangan at hindi lumilikha ang sistema ng dami ng alerto o recording na hindi na kayang pamahalaan.

Pagkatapos, magtakda ng regular na pagsusuri. Maaaring lingguhang tingnan ng mga manager ang ulat ng produktibidad, habang araw-araw o tuwing may alerto sinusuri ng IT ang hindi awtorisadong application at pangyayaring kaugnay ng seguridad. Dapat may nakatalagang responsable at dokumentadong proseso ng pagtugon ang mga kritikal na paglabag. Kung walang responsable sa tugon, magiging isa na namang dashboard ang monitoring system na matututuhang balewalain ng empleyado.

Dinisenyo ang Net Monitor for Employees Pro para sa modelong ito ng aktibong pangangasiwa. Pinagsasama nito ang visibility ng screen, recording, detalyadong activity logs, content restrictions, at remote administration sa iisang sistemang nakatuon sa administrator. Nagbibigay ang ganap na gumaganang trial na walang pagpaparehistro ng direktang paraan para masubukan ng IT kung angkop sa kanilang kapaligiran ang mga kontrol at ulat bago bumili ng lisensya.

Ang kapaki-pakinabang na tanong ay hindi kung dapat mangolekta ang negosyo ng mas maraming data ng empleyado. Ang tanong ay kung magagawa ng pamunuan na gawing mas mabilis na desisyon, mas ligtas na endpoint, at mas mahusay na paggamit ng bayad na oras ang beripikadong aktibidad. Magtakda ng malinaw na patakaran, subaybayan ang mga sistemang pag-aari ninyo, at kumilos nang pare-pareho kapag nagpapakita ng problema ang ebidensya.