Pagsubaybay sa Aktibidad ng Empleyado para sa Kontrol sa Negosyo

01Ano ang dapat ipakita ng tagasubaybay ng aktibidad ng empleyado

Sinasabi ng simpleng pagtatala ng oras kung kailan nag-sign in ang isang tao. Hindi nito sinasabi kung ginugol niya ang umaga sa mga aprubadong application para sa negosyo, pag-stream ng media, paglilipat ng sensitibong file, o pag-iwas sa mga paghihigpit ng kumpanya. Pinupunan ng epektibong tagasubaybay ng aktibidad ang puwang na iyon gamit ang ebidensyang nakaugnay sa tiyak na user at device.

Mahalaga ang live na pagtingin sa screen kapag kailangan ng supervisor ng agarang sagot. Makukumpirma nito kung ang remote na empleyado ay tumutugon sa kahilingan ng customer, nahihirapan sa isang application, o gumagamit ng hindi aprubadong serbisyo. Nagdaragdag ang screen recording ng kontekstong hindi kayang ibigay ng simpleng activity log. Kapag kailangang suriin ang paulit-ulit na pagkakamali, pagkaantala sa workflow, o pinaghihinalaang problema sa paghawak ng data, ipinapakita ng recording kung ano ang nangyari at kailan.

Ang mga log ng website, application, proseso, at keystroke ay nagbibigay ng mas malawak na larawan ng mga padron. Maaaring ipakita ng mga ulat ang sobrang oras sa mga website na walang kaugnayan sa negosyo, paggamit ng hindi awtorisadong software, paulit-ulit na pag-access sa mapanganib na domain, o kakaibang aktibidad sa labas ng normal na oras ng trabaho. Nasa pag-filter ng tala ayon sa empleyado, petsa, device, application, o website ang halaga nito, sa halip na basahin ang hilaw na sunod-sunod na mga pangyayari.

Maaaring angkop ang pagkuha ng audio at mga keystroke sa piling pangangailangan ng negosyo, ngunit kailangan itong limitahan. Lumilikha ang mga tampok na ito ng sensitibong tala at dapat lamang paganahin kung malinaw ang pangangailangan sa operasyon o seguridad. Dapat tumugma ang mga setting ng pagsubaybay sa tungkulin, patakaran ng kumpanya sa device, at naaangkop na mga tuntunin sa empleyo, pagkapribado, at paggawa.

02Pumili ng mga tampok na humahantong sa aksyon

Hindi sapat ang pag-alam sa aktibidad upang malutas ang problema. Pinagsasama ng pinakamabisang setup ng pagsubaybay ang pagmamasid at kontrol sa endpoint upang makatugon ang administrator, sa halip na idokumento lamang ang problema.

Halimbawa, maaaring paulit-ulit na bumisita ang isang empleyado sa nakakaabalang website sa itinakdang oras ng trabaho. Itinatatag ng ulat ang padron, ngunit ang pag-block ng website ang pumipigil sa paulit-ulit na pagkawala ng produktibong oras. Kung lumitaw ang hindi awtorisadong application sa ilang endpoint, maaaring pigilan ng pag-block ng application at pagsubaybay sa proseso ang paggamit nito habang iniimbestigahan ng IT kung paano ito na-install. Kapag iniwang walang bantay ang device o kailangan nito ng maintenance, binabawasan ng malalayuang kontrol sa power, pagpapatakbo ng command, at pag-access sa desktop ang pangangailangang pumunta mismo sa mesa ng user.

Maghanap ng tagasubaybay ng aktibidad ng empleyado na sumusuporta sa mga pangangailangang ito sa operasyon:

• Live na pagtingin at desktop recording para sa agarang pagpapatunay at pagsusuri sa ibang pagkakataon.
• Pagtatala ng website, application, proseso, at keystroke na may mga ulat na mabilis i-filter.
• Pag-block ng website at application upang ipatupad ang mga tuntunin sa katanggap-tanggap na paggamit sa antas ng device.
• Mga tampok sa malayuang administrasyon tulad ng pamamahala ng file, kontrol sa power, paghihigpit sa device, at pagpapatakbo ng command.
• Nababagong imbakan ng recording na angkop sa negosyo, kabilang ang lokal na imbakan, lokasyon sa network, at aprubadong cloud storage.

Mas mahalaga ang imbakan kaysa sa inaasahan ng maraming mamimili. Ang negosyong nagre-record ng desktop para suriin ang mga insidente ay nangangailangan ng maaasahang retention, kontrol sa pag-access, at sapat na kapasidad para sa panahong hinihingi ng mga patakaran nito. Ang suporta para sa SMB, FTP, SFTP, WebDAV, imbakan na tugma sa Amazon S3, Google Cloud Storage, at Azure Blob Storage ay nagbibigay sa IT ng mga pagpipilian nang hindi kailangang ilagay ang bawat recording sa iisang workstation.

03Gamitin ang pagsubaybay upang lutasin ang tiyak na mga problema sa negosyo

Nagsisimula ang pinakamakabuluhang pagpapatupad sa isang malinaw na tanong ng pamamahala. Huwag paganahin ang bawat opsyon sa pagkolekta dahil lamang magagamit ito. Piliin ang ebidensya at mga kontrol na tumutugon sa nasusukat na panganib.

Para sa pamamahala ng produktibidad, magsimula sa mga ulat ng application at website. Ihambing ang aktibidad ayon sa pangkat, tungkulin, o shift upang matukoy ang paulit-ulit na pagkaabala at sagabal sa trabaho. Ang malaking oras sa application na hindi pangnegosyo ay maaaring magpahiwatig ng pag-abuso sa bayad na oras, ngunit maaari rin nitong ihayag ang hindi maayos na workflow o kasangkapang kailangan ng mga empleyado upang matapos ang gawain. Suriin ang konteksto bago gumawa ng desisyong pandisiplina.

Para sa pangangasiwa sa remote na trabaho, nakatutulong ang live na pagtingin sa screen at pana-panahong recording upang matiyak ng mga manager na ginagamit ang mga sistema ng kumpanya ayon sa inaasahan. Mabilis din nitong inilalantad ang mga problema sa pagsasanay. Kung nahihirapan ang ilang empleyado sa parehong screen ng software o paulit-ulit na humihinto sa gitna ng proseso, maaaring pagkukulang sa proseso ang problema at hindi indibidwal na pagganap.

Para sa seguridad, bantayan ang hindi awtorisadong programa, hindi pamilyar na proseso, kakaibang aktibidad ng file, mapanganib na website, at mga pagtatangkang lampasan ang mga paghihigpit. Bihirang maipakita ang banta mula sa loob sa iisang malinaw na pangyayari. Ang nahahanap na tala ng aktibidad ay nagbibigay sa mga kawani ng seguridad ng timeline upang siyasatin ang kakaibang kilos at mapanatili ang ebidensya kung lumala ang insidente.

Para sa pamamahala ng endpoint, gamitin ang platform upang magpatupad ng praktikal na kontrol. Limitahan ang naaalis na device kung may pag-aalala sa paglabas ng data. Ilipat nang malayuan ang kailangang file sa halip na hilingin sa empleyado na gumamit ng personal na email. I-restart ang problemadong device, magpatakbo ng aprubadong command, o magbahagi ng desktop session upang mas mabilis na malutas ang kahilingan sa suporta. Binabawasan ng mga tungkuling ito ang downtime habang pinananatili ang administrasyon sa kontrol ng kumpanya.

04Magtakda ng mga tuntunin bago mangolekta ng data

Pinakamabisa ang pagsubaybay kapag nauunawaan ng mga empleyado na ang mga device at account ng kumpanya ay mga ari-arian ng negosyo na maaaring pangasiwaan. Dapat tukuyin ng nakasulat na patakaran sa katanggap-tanggap na paggamit at pagsubaybay kung aling mga device ang sakop, anong aktibidad ang maaaring kolektahin, bakit ito kinokolekta, sino ang maaaring makakita ng mga tala, at gaano katagal itatago ang mga ito.

Bigyang-pansin ang mga remote at hybrid na empleyado. Linawin kung sa oras lamang ng trabaho ang pagsubaybay, kung pinapayagan ang personal na paggamit, at kung maaaring gamitin ang kagamitan ng kumpanya para sa personal na account. Maaaring bawasan ng kumpanya ang hindi kailangang paglalantad ng pribadong impormasyon sa pamamagitan ng pagtutok, kung naaangkop, sa mga endpoint na pag-aari nito, account sa negosyo, at oras ng trabaho.

Dapat limitado ang pag-access sa mga recording at ulat. Maaaring kailangan ng mga manager ang ulat ng produktibidad para sa mga direktang nasasakupang pangkat, habang maaaring mangailangan ang IT at seguridad ng mas detalyadong teknikal na log para sa pagtugon sa insidente. Hindi kailangang ma-access ng bawat supervisor ang mga keystroke, audio, o buong desktop recording. Nakatutulong ang pag-access batay sa tungkulin at dokumentadong proseso ng pagsusuri upang maiwasan ang maling paggamit ng sensitibong impormasyon.

Bago ipatupad, ipasuri sa HR at kuwalipikadong legal na tagapayo ang patakaran, mga kinakailangang abiso, at obligasyon sa pahintulot na naaangkop sa inyong mga manggagawa at lokasyon. Maaaring baguhin ng mga batas ng estado, kasunduan sa unyon, kontrata sa customer, at reguladong data kung ano ang angkop na kolektahin at panatilihin.

05Ipatupad ang pagsubaybay sa aktibidad ng empleyado nang paunti-unti

Nagbibigay ng mas malinaw na resulta ang unti-unting pagpapatupad kaysa sa biglaang programa ng pagmamatyag sa buong kumpanya. Magsimula sa pilot na grupo ng mga computer na pag-aari ng kumpanya at maikling listahan ng layunin, tulad ng pagbawas ng pag-access sa nakakaabalang website, paghahanap ng hindi awtorisadong software, o pagpapabilis ng pagtugon sa remote na suporta.

Sa pilot, tiyaking nakatutukoy ang mga ulat ng kapaki-pakinabang na padron nang hindi lumilikha ng hindi kailangang ingay. Suriin ang kalidad ng recording, kapasidad ng imbakan, epekto sa network, at pahintulot sa pag-access. Magtakda ng mga eksepsyon para sa aprubadong kasangkapan sa negosyo na maaaring magmukhang kakaiba sa ulat. Magtatag ng simpleng daloy ng pag-escalate: sino ang sumusuri ng alerto, anong ebidensya ang kailangan, at kailan ililipat ang usapin sa HR, IT, seguridad, o manager ng departamento.

Pagkatapos ay palawakin ayon sa tungkulin at antas ng panganib. Hindi pare-pareho ang pangangailangan sa pagsubaybay ng finance, customer service, engineering, at mga sales team na naglalakbay. Maaaring kailangan ng empleyadong humaharap sa customer ang screen recording para sa pagsusuri ng kalidad, habang maaaring mangailangan ang finance user ng mas mahigpit na kontrol sa website, application, file, at naaalis na device. Itugma ang configuration sa trabahong ginagawa.

Pinagsasama ng Net Monitor for Employees Professional ang live na pangangasiwa sa screen, detalyadong mga tala ng aktibidad, malalayuang kontrol, paghihigpit sa nilalaman, at nababagong imbakan ng recording sa iisang sistemang nakatuon sa administrator. Nagbibigay ang trial na may kumpletong paggana ng pagkakataon sa IT na tiyakin ang compatibility, kalidad ng ulat, at mga kinakailangang kontrol sa tunay na endpoint bago bumili ng mga lisensya.

Pinatutunayan ng kapaki-pakinabang na programa ng pagsubaybay ang halaga nito sa mga desisyong nalilikha, hindi sa pinakamaraming data na nakokolekta. Magsimula sa panganib na kumakain ng oras, pera, o seguridad ng negosyo, itakda ang ebidensyang kailangan upang tugunan ito, at bigyan ang mga manager ng malinaw na landas mula sa pag-unawa sa aktibidad tungo sa pagwawastong aksyon.