Software sa Pagre-record ng Screen ng Empleyado na Nagbibigay ng Resulta

01Ano Talaga ang Dapat Gawin ng Software sa Pagre-record ng Screen ng Empleyado

Ang pagre-record ng screen ay hindi lang isang feature sa pagkuha ng video. Sa negosyo, paraan ito upang panatilihin ang aktibidad sa desktop para sa pagsusuri ng produktibidad, imbestigasyon sa seguridad, pagpapatunay ng pagsasanay, at pagpapatupad ng patakaran. Ang mahalagang tanong ay hindi kung kayang mag-record ng screen ng isang sistema. Kaya iyon ng karamihan. Ang tanong ay kung sapat ang kontekstong ibinibigay ng mga recording upang suportahan ang isang desisyon.

Ang praktikal na sistema ay dapat awtomatikong mag-record ng mga desktop ng empleyado sa mga endpoint na pag-aari ng kumpanya at gawing madaling hanapin ang mga recording ayon sa user, computer, petsa, o saklaw ng oras. Kapag may iniulat na problema, dapat makalipat ang administrator mula sa na-filter na ulat ng aktibidad tungo sa kaugnay na ebidensiya sa screen nang hindi naghahanap sa maraming oras ng hindi organisadong video.

Pinakamabisa ang pagre-record ng desktop kapag kasabay nito ang kasaysayan ng web, paggamit ng application, mga log ng proseso, at mga tala ng pagpindot sa keyboard. Maaaring ipakita ng recording na may kinopyang file o binuksang hindi pangkaraniwang website. Matutukoy ng mga log ng application at proseso ang programang sangkot, habang ipinapakita ng mga ulat batay sa oras kung gaano kadalas nangyari ang asal. Sama-sama, binabawasan ng mga talang ito ang panghuhula.

Maaaring angkop din ang pagre-record ng audio para sa piling tungkulin at mga workstation na pag-aari ng kumpanya, lalo na kung sinusuportahan ito ng panloob na patakaran, mga kinakailangan sa pahintulot, at pangangailangan ng negosyo. Hindi ito dapat basta-bastang i-enable. Kailangang tumugma ang saklaw ng pagre-record sa panganib na pinamamahalaan.

02Bakit Kailangan ng mga Manager ng Ebidensiya sa Screen, Hindi Lang Activity Score

Maaaring magpahiwatig ng problema ang activity score, ngunit hindi nito maipapaliwanag iyon. Maaaring mababa ang aktibidad sa keyboard o mouse dahil nagbabasa ang user ng teknikal na dokumento, kasali sa isang aprubadong tawag, naghihintay sa sistema, o talagang hindi nakatuon sa trabaho. Ibinibigay ng mga screen recording ang nawawalang konteksto.

Binabago ng kontekstong iyon ang kalidad ng mga pag-uusap sa pamamahala. Sa halip na sabihing, “Mukhang mababa ang aktibidad mo noong nakaraang Martes,” maaaring tukuyin ng manager ang isang tiyak na pattern: paulit-ulit na personal na pagba-browse sa oras ng trabaho, mahabang oras sa isang hindi aprubadong tool, o workflow na mas matagal kaysa dapat. Nangangailangan ng pananagutan ang unang sitwasyon. Maaaring kailangan ng kontrol sa patakaran ang ikalawa. Maaaring ilantad ng ikatlo ang kakulangan sa pagsasanay o proseso.

Pinoprotektahan din ng screen recording ang mga empleyado kapag mali ang isang paratang. Maaaring ipakita ng kumpletong tala na nagtatrabaho ang isang tao sa lehitimong business application, lumulutas ng problema ng customer, o sumusunod sa aprubadong pamamaraang hindi nakikita sa simpleng ulat ng oras. Pinakamabisa ang pangangasiwa kapag nakabatay sa mga mapatutunayang katotohanan sa halip na hinala.

Lalong mahalaga ito para sa mga remote at hybrid na team. Hindi makaaasa ang mga manager sa impormal na pagmamasid sa opisina, at hindi maaaring ipalagay ng IT na sumusunod sa patakaran ang bawat device dahil lang nakakonekta ito sa mga sistema ng kumpanya. Lumilikha ang pagre-record ng masusuring kasaysayan sa iba’t ibang lokasyon.

03Isama ang Pagre-record sa mga Aktibong Kontrol

Kailangan ang mga recording para sa pagsusuri pagkatapos ng pangyayari, ngunit hindi sapat ang mga ito kapag nagaganap na ang isang kilalang panganib. Kung paulit-ulit na bumibisita ang mga empleyado sa nakagagambalang site, nagpapatakbo ng hindi awtorisadong software, nagkokonekta ng mga ipinagbabawal na device, o naglilipat ng sensitibong file sa labas ng aprubadong channel, kailangan ng negosyo ng mga pang-iwas na kontrol bukod sa ebidensiya.

Dito malinaw ang bentahe ng platform na nakatuon sa administrator. Pinagsasama ng Net Monitor for Employees Pro ang screen recording at activity logging sa mga kontrol na nagpapahintulot sa IT na mag-block ng mga website at application, maghigpit sa mga device, mamahala ng mga file nang malayuan, magpatakbo ng mga command, mag-restart o mag-shutdown ng mga computer, at magbahagi ng desktop kapag kailangan ng suporta. Nagkakaroon ng malinaw na pagtanaw ang mga manager; nananatili sa mga administrator ang kakayahang makialam.

Nakadepende sa sitwasyon ang tamang tugon. Maaaring makatwiran ang pag-block ng social media sa lahat ng device sa isang mahigpit na kontroladong kapaligiran, ngunit maaari nitong hadlangan ang lehitimong gawain sa marketing o customer service. Maaaring mas mainam ang patakarang gumagamit ng kontrol ayon sa departamento, dokumentadong eksepsiyon, at mga ulat na tumutukoy sa paulit-ulit na pang-aabuso. Dapat pinag-iisipan ang kontrol, hindi basta ipinapataw sa lahat.

Ganito rin ang prinsipyo sa mga hindi awtorisadong application. Maaaring idokumento ng recording ang pag-install o paggamit. Maaaring ipakita ng mga log ng proseso na nagpapatuloy ang aktibidad. Maaaring pigilan ng pag-block ng application ang asal bago ito magdulot ng problema sa malware, lisensiya, o pagkawala ng data. Mas mahusay ang mga kakayahang ito kapag magkakasama kaysa magkakahiwalay.

04Bumuo ng Patakaran sa Pagre-record Bago Mag-deploy

May lehitimong gamit sa negosyo ang screen recording, ngunit nangangailangan din ito ng malinaw na pamamahala. Ang kumpanyang nag-i-install ng monitoring software nang walang tiyak na tuntunin ay lumilikha ng maiiwasang panganib sa ugnayan sa mga empleyado at sa batas. Ang layunin ay protektahan ang operasyon ng kumpanya, hindi lumikha ng mga arkibo ng pagmamatyag na walang kontrol.

Magsimula sa nakasulat na patakarang nagpapaliwanag kung aling device ng kumpanya ang minomonitor, anong impormasyon ang kinokolekta, bakit ito kinokolekta, sino ang maaaring makakita nito, at gaano ito katagal itinatago. Dapat mabigyan ng abiso ang mga empleyado alinsunod sa naaangkop na pederal, pang-estado, at lokal na kinakailangan. Dapat ipasuri ng mga employer na may operasyon sa maraming estado ng US ang kanilang paraan sa legal na tagapayo, lalo na kapag may audio recording, personal na device, manggagawang may unyon, o mas mahigpit na tuntunin sa privacy ng estado.

Dapat limitahan ang access ayon sa tungkulin. Maaaring kailangan ng department manager ang mga ulat ng produktibidad at piling recording ng sarili niyang team. Maaaring kailangan ng IT ng mas malawak na access kapag may insidente. Hindi lahat ng supervisor ay nangangailangan ng walang limitasyong access sa lahat ng aktibidad ng empleyado. Nakakatulong ang paghihigpit ng access upang mapanatili ang pagiging kompidensiyal at mabawasan ang maling paggamit.

Kailangan ding pagdesisyunan nang mabuti ang retention. Ang pag-iingat ng lahat ng recording nang walang takdang katapusan ay nagpapataas ng gastos sa storage at naglalantad sa negosyo sa hindi kailangang panganib sa data. Maaaring angkop ang mas maikling retention para sa karaniwang tala ng produktibidad, habang maaaring panatilihin ang footage na may kaugnayan sa insidente sa ilalim ng dokumentadong utos na huwag munang burahin. Dapat tumugma ang retention period sa pangangailangan ng operasyon, kapasidad ng storage, panloob na patakaran, at mga obligasyon sa pagsunod.

05Ang Storage ang Nagtatakda Kung Mananatiling Kapaki-pakinabang ang mga Recording

Mahalaga lamang ang pagre-record kung makukuha pa rin ang ebidensiya kapag kailangan. Maaaring simple ang lokal lang na storage para sa maliit na opisina, ngunit nagiging marupok ito kapag nasira ang mga device, nagtatrabaho nang remote ang mga empleyado, o kailangan ng mga administrator ng sentralisadong access. Kailangan ng magkakahiwalay na team ng plano sa storage na hindi umaasa sa iisang workstation na laging online at buo.

Pumili ng software na sumusuporta sa mga paraan ng storage na kayang pamahalaan ng iyong organisasyon. Ang sentralisadong repository ng recording ay nagbibigay sa IT ng iisang lugar para kumuha ng ebidensiya at magpatupad ng tuntunin sa retention. Maaaring suportahan ng cloud-compatible na storage ang mga remote endpoint at bawasan ang pagdepende sa imprastraktura ng opisina, basta tama ang pagkaka-configure ng mga pahintulot, encryption, at kontrol sa access.

Sinusuportahan ng Net Monitor for Employees Pro ang pag-iimbak ng recording gamit ang SMB, FTP, SFTP, WebDAV, Amazon S3-compatible na storage, Google Cloud Storage, at Azure Blob Storage. Mahalaga ang kakayahang ito dahil maaaring magkaiba nang malaki ang imprastraktura, badyet, at kakayahan sa administrasyon ng opisina na may limang tao at hybrid na negosyong may 200 tao.

Huwag ituring na awtomatikong ligtas ang cloud storage. Gumamit ng nakalaang credentials, pinakamababang kinakailangang pahintulot, protektadong administrator account, at proseso sa pagsusuri kung sino ang maaaring kumuha o magtanggal ng mga recording. Subukan din ang restoration at playback. Ang arkibong hindi mahahanap, maa-access, o mapapanooran sa panahon ng imbestigasyon ay isa lamang magastos na koleksiyon ng mga file.

06Paano Ipatupad ang Software sa Pagre-record ng Screen ng Empleyado

Mas mahusay ang resulta ng kontroladong rollout kaysa pag-install ng mga agent kung saan-saan at pagsusuri ng random na footage. Magsimula sa problemang pangnegosyong nais mong lutasin. Maaaring ito ay pagnanakaw ng oras sa remote na departamento, paulit-ulit na paggamit ng ipinagbabawal na application, pangangailangang makita ang sensitibong workflow, o suporta sa imbestigasyon ng panganib mula sa loob.

Mag-deploy muna sa isang tiyak na grupo ng mga device na pag-aari ng kumpanya. Magtakda ng iskedyul ng pagre-record, piliin ang mahahalagang kategorya ng data, at itakda ang storage at retention. Pagkatapos, tiyaking sinasagot ng mga ulat at recording ang mga tanong na talagang itinatanong ng mga manager. Kung hindi makahanap ang manager sa loob ng ilang minuto ng ebidensiya ng pagba-browse na walang kaugnayan sa trabaho, sobrang idle time, o hindi awtorisadong application, kailangang baguhin ang configuration.

Gamitin ang unang mga linggo upang magtakda ng batayan. May mga team na ang pattern ng trabaho ay tila kakaiba ngunit ganap na lehitimo. Maaaring gumugol ng mahabang panahon sa pagbabasa, pagsubok, o paghihintay sa sistema ang mga designer, analyst, support staff, at developer. Suriin ang inaasahan sa bawat tungkulin bago sabihing hindi produktibo ang asal.

Panghuli, gumawa ng malinaw na paraan ng pag-escalate. Tukuyin kung sino ang sumusuri sa mga alerto, sino ang nag-aapruba ng access sa recording, kailan isinasangkot ang HR, at kailan dapat magpatupad ang IT ng mga teknikal na kontrol. Iniiwasan nito ang hindi pare-parehong pagpapatupad at tinitiyak na responsableng hinahawakan ang ebidensiya.

07Gawing Aksiyon ang Pangangasiwa

Hindi dapat gawing full-time na tagasuri ng video ang mga manager dahil sa pagre-record ng screen ng empleyado. Ang layunin ay hanapin ang mga hindi pangkaraniwang kaso, patunayan ang mga katotohanan, at ayusin agad ang mga problema. Gamitin ang ulat upang paliitin ang saklaw ng oras at user, at saka gamitin ang recording upang kumpirmahin ang nangyari. Kapag napatunayan ang isang pattern, tumugon sa angkop na paraan: coaching, pagsasanay, paalala ng patakaran, paghihigpit ng access, pag-block ng application, o pormal na imbestigasyon.

Ang pinakamatibay na monitoring program ay malinaw sa lahat, dokumentado, at kaugnay ng operasyon ng negosyo. Dapat maunawaan ng mga empleyado na pinamamahalaan ang mga device ng kumpanya, maaaring suriin ang aktibidad sa trabaho, at maaaring ipatupad ang mga tuntunin sa seguridad. Pinipigilan ng kalinawang iyon ang maling paggamit habang nagbibigay ng pare-parehong pamantayan sa mga responsableng empleyado.

I-download ang libreng trial at subukan ang software sa pagre-record ng screen ng empleyado sa isang tunay na tanong sa operasyon ng iyong kapaligiran. Ang kapaki-pakinabang na resulta ay hindi mas maraming footage. Ito ay mas mabilis na sagot, mga kontrol na naipapatupad, at mas malinaw na tala kapag kailangang kumilos ang iyong negosyo.