เครื่องมือติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่ได้ผลจริง

01เครื่องมือติดตามประสิทธิภาพพนักงานควรทำอะไรได้บ้าง

เครื่องมือบันทึกเวลาแบบพื้นฐานอาจแสดงว่ามีผู้ลงชื่อเข้าใช้เวลา 8.00 น. แต่ไม่สามารถแสดงว่าเขาทำงานในแอปที่อนุมัติ เข้าเว็บไซต์ที่ทำให้เสียสมาธิบ่อยครั้ง ส่งไฟล์อ่อนไหว หรือปล่อยเครื่องทำงานสำคัญไว้ว่างหรือไม่ ซอฟต์แวร์ติดตามควรให้บันทึกการปฏิบัติงานที่ครบถ้วนกว่านั้น

อย่างน้อยผู้ดูแลระบบต้องมองเห็นการใช้แอป กิจกรรมเว็บไซต์ เวลาที่ใช้งานและไม่ได้ใช้งาน กระบวนการที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์บริษัท และกิจกรรมหน้าจอของพนักงาน รายงานควรกรองได้ ตามผู้ใช้ แผนก วันที่ แอป เว็บไซต์ หรือประเภทกิจกรรม หากไม่มีตัวกรองที่มีประโยชน์ ข้อมูลติดตามจะกลายเป็นคลังขนาดใหญ่ที่ผู้จัดการไม่มีเวลาตรวจสอบ

การดูและบันทึกหน้าจอ เพิ่มบริบทที่จำเป็น รายงานอาจบอกว่าพนักงานใช้เบราว์เซอร์สามชั่วโมง แต่บันทึกหน้าจอแยกการค้นคว้าเพื่อลูกค้าที่เหมาะสมออกจากการดูวิดีโอ ซื้อของส่วนตัว หรือใช้เว็บแอปที่ไม่อนุมัติได้ การติดตามหน้าจอสด มีประโยชน์เช่นกันเมื่อผู้จัดการต้องยืนยันว่ามีการทำตามขั้นตอนใหม่ หรือหาสาเหตุที่งานล่าช้า

ระบบที่ใช้งานได้จริงยังทำได้มากกว่าการสังเกต หากพนักงานใช้เว็บไซต์ต้องห้ามหรือแอปที่ไม่ได้อนุมัติ ผู้ดูแลระบบควรบล็อกได้ หากคอมพิวเตอร์ระยะไกลมีปัญหา ไอทีควรเชื่อมต่อ ส่งไฟล์ที่จำเป็น รีสตาร์ตเครื่อง เรียกใช้คำสั่ง หรือจำกัดอุปกรณ์ได้ โดยไม่ต้องรอให้พนักงานนำเครื่องเข้ามาที่สำนักงาน

02การติดตามมีคุณค่าสูงสุดเมื่อนำไปสู่การลงมือทำ

การเก็บข้อมูลกิจกรรมโดยไม่มีแผนตอบสนองทำให้เสียเวลาบริหาร ก่อนติดตั้งซอฟต์แวร์ ให้กำหนดว่าเหตุการณ์ใดต้องพูดคุยกับผู้จัดการ ให้ไอทีจัดการ หรือจำกัดการใช้งานทันที วิธีนี้ทำให้การติดตามมุ่งที่ผลลัพธ์ธุรกิจ แทนความแตกต่างเล็กน้อยในนิสัยการทำงานของแต่ละคน

ตัวอย่างเช่น การไม่ใช้งานบ่อยครั้งอาจบ่งชี้การใช้เวลางานอย่างไม่เหมาะสม แต่ก็อาจเผยปัญหาในขั้นตอนการทำงาน เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอาจรอสิทธิ์เข้าระบบ การอนุมัติ หรือคำตอบจากแผนกอื่น การใช้เว็บไซต์แชร์ไฟล์ส่วนตัวซ้ำ ๆ อาจบ่งบอกการกระทำผิด หรือแสดงว่าพนักงานไม่มีวิธีแลกเปลี่ยนไฟล์ขนาดใหญ่ที่ได้รับอนุมัติ บันทึกมีความสำคัญ แต่เหตุผลเบื้องหลังบันทึกก็สำคัญเช่นกัน

ผู้จัดการควรใช้ผลการติดตามเพื่อระบุรูปแบบ การเข้าเว็บไซต์ที่ไม่ใช่งานครั้งเดียวมักไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน แต่รูปแบบการท่องเว็บส่วนตัวนาน ๆ ซ้ำกันในเวลาที่ได้รับค่าจ้างเป็นอีกเรื่องหนึ่ง เช่นเดียวกัน แอปที่ไม่ได้รับอนุญาตเพียงแอปเดียวอาจเป็นประเด็นการฝึกอบรม แต่ซอฟต์แวร์ที่ไม่อนุมัติตัวเดียวกันบนหลายอุปกรณ์อาจบ่งชี้ช่องว่างของนโยบายหรือความเสี่ยงด้านความปลอดภัยร้ายแรง

แนวทางนี้ยังปกป้องพนักงานที่ทำงานได้ดี หลักฐานชัดเจนช่วยป้องกันการตัดสินจากข่าวลือ การปรากฏตัวในสำนักงาน หรือคนที่พูดมากที่สุดในที่ประชุม ผลงานและกิจกรรมที่บันทึกไว้เป็นฐานที่มีเหตุผลรองรับมากกว่าสำหรับการให้คำแนะนำ การยกย่อง และการแก้ไข

03ความสามารถสำคัญที่ควรประเมินก่อนซื้อ

ความต้องการติดตามพนักงานแตกต่างกันตามขนาดทีม สถานที่ทำงาน และระดับความเสี่ยง แต่ความสามารถบางอย่างสร้างความแตกต่างระหว่างเครื่องมือออกรายงานกับระบบควบคุมการปฏิบัติงาน

หน้าจอสด การบันทึก และการเล่นย้อนหลัง

ภาพย่อสดและการดูแบบเต็มหน้าจอช่วยให้หัวหน้างานตรวจสอบกิจกรรมเมื่อปัญหาต้องได้รับความสนใจทันที การบันทึกสร้างหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนหลังได้สำหรับการสืบสวน การประเมินการฝึกอบรม การบังคับใช้นโยบาย และข้อโต้แย้งเกี่ยวกับวิธีทำงาน มองหาตารางบันทึกและการตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปรับได้ เพื่อเก็บหลักฐานที่ต้องการโดยไม่สร้างไฟล์เกินจำเป็น

ทีมที่กระจายอยู่หลายแห่งควรใส่ใจการเก็บบันทึกเป็นพิเศษ ธุรกิจอาจต้องเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ภายในหรือส่งไปยัง SMB shares, FTP, SFTP, WebDAV, พื้นที่เก็บข้อมูลที่รองรับ Amazon S3, Google Cloud Storage หรือ Azure Blob Storage ทางเลือกที่ดีที่สุดขึ้นกับโครงสร้างพื้นฐานเดิม ข้อกำหนดระยะเวลาเก็บ แบนด์วิดท์ที่มี และผู้ที่ต้องเข้าถึงบันทึก

การติดตามเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน และกระบวนการ

บันทึกเว็บไซต์เผยว่าเวลาในเบราว์เซอร์ถูกใช้กับอะไร การติดตามแอปแสดงว่าพนักงานใช้เครื่องมือที่จำเป็นต่อหน้าที่หรือไม่ การติดตามกระบวนการช่วยให้ไอทีระบุซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต ไฟล์ปฏิบัติการน่าสงสัย และแอปที่ใช้ทรัพยากรระบบมาก

การควบคุมเหล่านี้มีประโยชน์มากสำหรับพนักงานระยะไกลและแบบไฮบริด ผู้จัดการไม่สามารถพึ่งการมองว่าใครนั่งอยู่ที่โต๊ะ และพนักงานที่ทำงานนอกเครือข่ายก็ยังอาจเข้าถึงไฟล์และบริการบริษัทได้ การติดตามที่ติดตั้งบนอุปกรณ์ของบริษัทช่วยให้มองเห็นกิจกรรมไม่ว่าจะใช้เครื่องที่ใด

การบันทึกการกดแป้นพิมพ์และหลักฐานกิจกรรม

การบันทึกการกดแป้นพิมพ์ อาจให้หลักฐานเมื่อเหตุการณ์ความปลอดภัย ข้อร้องเรียนการคุกคาม การละเมิดการจัดการข้อมูล หรือข้อสงสัยเรื่องภัยคุกคามจากภายใน ต้องได้รับการตรวจสอบลึกขึ้น ควรใช้เป็นมาตรการความรับผิดชอบที่มีเป้าหมาย ไม่ใช่แทนการบริหารที่ดี จำกัดการเข้าถึงให้ผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาต กำหนดระยะเวลาเก็บ และระบุเป็นเอกสารว่าจะตรวจสอบบันทึกละเอียดเมื่อใด

หลักการเดียวกันใช้กับการบันทึกเสียง ซึ่งอาจเหมาะกับความต้องการดำเนินงานหรือการสืบสวนบางอย่าง แต่องค์กรควรประเมินกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การแจ้งพนักงาน และนโยบายภายในก่อนเปิดใช้ ข้อมูลมากขึ้นไม่ได้หมายถึงข้อมูลดีขึ้นโดยอัตโนมัติ เก็บสิ่งที่รองรับวัตถุประสงค์ธุรกิจชัดเจนและปกป้องอย่างเหมาะสม

การดูแลระบบระยะไกลและข้อจำกัด

การติดตามได้ผลมากขึ้นเมื่อผู้ดูแลแก้ปัญหาได้ทันที การบล็อกเว็บไซต์ และแอปพลิเคชัน ลดสิ่งรบกวนที่เกิดซ้ำและป้องกันบริการเสี่ยง ข้อจำกัดอุปกรณ์อาจจำกัดสื่อถอดได้หรือช่องทางอื่นในการย้ายข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต การจัดการไฟล์ระยะไกล การควบคุมพลังงาน การแชร์เดสก์ท็อป และการเรียกใช้คำสั่งช่วยให้ไอทีดูแลอุปกรณ์ปลายทางโดยไม่ต้องเดินทางไปให้บริการที่โต๊ะซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง

สำหรับธุรกิจที่เติบโต การรวมฟังก์ชันเหล่านี้ในคอนโซลเดียวลดภาระการสลับระหว่างผลิตภัณฑ์ติดตาม สนับสนุนระยะไกล และควบคุมอุปกรณ์ปลายทาง ที่แยกกัน อีกทั้งทำให้คนที่ตรวจสอบเหตุการณ์น่าสงสัยลงมือได้ในขณะที่หลักฐานยังเป็นปัจจุบัน

04กำหนดกติกาก่อนเปิดการติดตาม

การเริ่มติดตามควรเริ่มด้วยนโยบายลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่ทำให้พนักงานประหลาดใจ พนักงานควรเข้าใจว่าอุปกรณ์และบัญชีของบริษัทมีไว้เพื่อธุรกิจ กิจกรรมใดอาจถูกติดตาม ใครเข้าถึงบันทึกได้ และจะเก็บไว้นานเพียงใด ข้อกำหนดต่างกันตามสถานที่และสถานการณ์ จึงควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญกฎหมายเกี่ยวกับหน้าที่ด้านการแจ้ง ความยินยอม การบันทึก และความเป็นส่วนตัวที่ใช้กับพนักงานของคุณ

ในทางปฏิบัติ ให้กำหนดบทบาทภายในแพลตฟอร์ม ผู้จัดการแผนกอาจต้องมีรายงานประสิทธิภาพและสิทธิ์ดูหน้าจอสดของทีม ผู้ดูแลไอทีอาจต้องใช้ข้อมูลกระบวนการ การควบคุมอุปกรณ์ และอำนาจจัดการระยะไกล เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยอาจต้องเข้าถึงบันทึกการสืบสวน หัวหน้างานทุกคนไม่จำเป็นต้องเข้าถึงการกดแป้นพิมพ์ บันทึก หรือหน้าจอของพนักงานทุกคน

เริ่มด้วยช่วงเก็บข้อมูลพื้นฐาน ตรวจสอบการใช้แอปที่อนุมัติตามปกติ เว็บไซต์ทั่วไป รูปแบบเวลาว่าง และเวลาทำงานปกติก่อนตั้งการแจ้งเตือนหรือข้อจำกัด ทีมออกแบบ ฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีจะไม่มีรูปแบบกิจกรรมเหมือนกัน ข้อมูลพื้นฐานป้องกันระบบระบุงานที่ถูกต้องว่าเป็นปัญหาเพียงเพราะดูต่างจากงานอีกแผนก

05แนวทางเริ่มใช้งานจริงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลาง

เริ่มจากคอมพิวเตอร์บริษัทจำนวนจำกัด โดยควรเป็นแผนกที่มีขั้นตอนงานชัดเจนและผู้จัดการพร้อมทบทวนผล ทดสอบรายงาน การตั้งค่าบันทึก ปลายทางจัดเก็บ และสิทธิ์ควบคุมระยะไกล ยืนยันว่าข้อมูลเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น และระบบไม่สร้างการแจ้งเตือนหรือบันทึกมากจนจัดการไม่ได้

จากนั้นกำหนดรอบการทบทวน ผู้จัดการอาจดูรายงานประสิทธิภาพทุกสัปดาห์ ขณะที่ไอทีตรวจแอปที่ไม่อนุญาตและเหตุการณ์ความปลอดภัยทุกวันหรือเมื่อมีการแจ้งเตือน การละเมิดนโยบายร้ายแรงควรมีผู้รับผิดชอบและขั้นตอนตอบสนองเป็นเอกสาร หากไม่มีใครรับผิดชอบการตอบสนอง ระบบติดตามจะกลายเป็นเพียงแดชบอร์ดอีกแห่งที่พนักงานเรียนรู้จะเพิกเฉย

Net Monitor for Employees Pro ออกแบบมาสำหรับการดูแลเชิงปฏิบัตินี้ โดยรวมการดูหน้าจอ การบันทึก บันทึกกิจกรรมละเอียด ข้อจำกัดเนื้อหา และการดูแลระยะไกลในระบบเดียวที่มุ่งเน้นผู้ดูแล รุ่นทดลองที่ใช้ได้ครบทุกฟังก์ชันโดยไม่ต้องลงทะเบียน ช่วยให้ทีมไอทีทดสอบโดยตรงว่าการควบคุมและรายงานเหมาะกับสภาพแวดล้อมของตนหรือไม่ก่อนซื้อสิทธิ์ใช้งาน

คำถามที่เป็นประโยชน์ไม่ใช่ว่าธุรกิจควรเก็บข้อมูลพนักงานเพิ่มหรือไม่ แต่คือผู้บริหารสามารถเปลี่ยนกิจกรรมที่ตรวจสอบแล้วให้เป็นการตัดสินใจเร็วขึ้น อุปกรณ์ปลอดภัยขึ้น และการใช้เวลาที่จ่ายค่าจ้างได้ดีขึ้นหรือไม่ กำหนดกติกาชัดเจน ติดตามระบบที่คุณเป็นเจ้าของ และดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเมื่อหลักฐานแสดงว่ามีปัญหา