เครื่องมือติดตามผลิตภาพพนักงาน: ค้นหาคอขวดของงาน

01วัดคอขวดในขั้นตอนงานด้วยการติดตามผลิตภาพ

เริ่มจากผลธุรกิจ ตัวชี้วัดคุณภาพ และช่วงรอ จำนวนใบแจ้งหนี้เสร็จ อัตราแก้ไข และเวลาอนุมัติมาจากระบบงานที่เกี่ยวข้อง กิจกรรมคอมพิวเตอร์ช่วยชี้คำถามที่ควรตรวจ ไม่ได้คำนวณผลงานหรืออธิบายทุกความล่าช้าได้เอง

อย่างน้อยผู้ดูแลระบบต้องมองเห็นการใช้แอป กิจกรรมเว็บไซต์ เวลาที่ใช้งานและไม่ได้ใช้งาน กระบวนการที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์บริษัท และกิจกรรมหน้าจอของพนักงาน รายงานควรกรองได้ ตามผู้ใช้ แผนก วันที่ แอป เว็บไซต์ หรือประเภทกิจกรรม หากไม่มีตัวกรองที่มีประโยชน์ ข้อมูลติดตามจะกลายเป็นคลังขนาดใหญ่ที่ผู้จัดการไม่มีเวลาตรวจสอบ

การดูและบันทึกหน้าจอ เพิ่มบริบทที่จำเป็น รายงานอาจบอกว่าพนักงานใช้เบราว์เซอร์สามชั่วโมง แต่บันทึกหน้าจอแยกการค้นคว้าเพื่อลูกค้าที่เหมาะสมออกจากการดูวิดีโอ ซื้อของส่วนตัว หรือใช้เว็บแอปที่ไม่อนุมัติได้ การติดตามหน้าจอสด มีประโยชน์เช่นกันเมื่อผู้จัดการต้องยืนยันว่ามีการทำตามขั้นตอนใหม่ หรือหาสาเหตุที่งานล่าช้า

ระบบที่ใช้งานได้จริงยังทำได้มากกว่าการสังเกต หากพนักงานใช้เว็บไซต์ต้องห้ามหรือแอปที่ไม่ได้อนุมัติ ผู้ดูแลระบบควรบล็อกได้ หากคอมพิวเตอร์ระยะไกลมีปัญหา ไอทีควรเชื่อมต่อ ส่งไฟล์ที่จำเป็น รีสตาร์ตเครื่อง เรียกใช้คำสั่ง หรือจำกัดอุปกรณ์ได้ โดยไม่ต้องรอให้พนักงานนำเครื่องเข้ามาที่สำนักงาน

02เลือกการปรับกระบวนการที่แก้สาเหตุ

การเก็บข้อมูลกิจกรรมโดยไม่มีแผนตอบสนองทำให้เสียเวลาบริหาร ก่อนติดตั้งซอฟต์แวร์ ให้กำหนดว่าเหตุการณ์ใดต้องพูดคุยกับผู้จัดการ ให้ไอทีจัดการ หรือจำกัดการใช้งานทันที วิธีนี้ทำให้การติดตามมุ่งที่ผลลัพธ์ธุรกิจ แทนความแตกต่างเล็กน้อยในนิสัยการทำงานของแต่ละคน

ตัวอย่างเช่น การไม่ใช้งานบ่อยครั้งอาจบ่งชี้การใช้เวลางานอย่างไม่เหมาะสม แต่ก็อาจเผยปัญหาในขั้นตอนการทำงาน เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอาจรอสิทธิ์เข้าระบบ การอนุมัติ หรือคำตอบจากแผนกอื่น การใช้เว็บไซต์แชร์ไฟล์ส่วนตัวซ้ำ ๆ อาจบ่งบอกการกระทำผิด หรือแสดงว่าพนักงานไม่มีวิธีแลกเปลี่ยนไฟล์ขนาดใหญ่ที่ได้รับอนุมัติ บันทึกมีความสำคัญ แต่เหตุผลเบื้องหลังบันทึกก็สำคัญเช่นกัน

ผู้จัดการควรใช้ผลการติดตามเพื่อระบุรูปแบบ การเข้าเว็บไซต์ที่ไม่ใช่งานครั้งเดียวมักไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน แต่รูปแบบการท่องเว็บส่วนตัวนาน ๆ ซ้ำกันในเวลาที่ได้รับค่าจ้างเป็นอีกเรื่องหนึ่ง เช่นเดียวกัน แอปที่ไม่ได้รับอนุญาตเพียงแอปเดียวอาจเป็นประเด็นการฝึกอบรม แต่ซอฟต์แวร์ที่ไม่อนุมัติตัวเดียวกันบนหลายอุปกรณ์อาจบ่งชี้ช่องว่างของนโยบายหรือความเสี่ยงด้านความปลอดภัยร้ายแรง

แนวทางนี้ยังปกป้องพนักงานที่ทำงานได้ดี หลักฐานชัดเจนช่วยป้องกันการตัดสินจากข่าวลือ การปรากฏตัวในสำนักงาน หรือคนที่พูดมากที่สุดในที่ประชุม ผลงานและกิจกรรมที่บันทึกไว้เป็นฐานที่มีเหตุผลรองรับมากกว่าสำหรับการให้คำแนะนำ การยกย่อง และการแก้ไข

03ตัวอย่าง: ลดคอขวดการอนุมัติใบแจ้งหนี้

ตัวเลขต่อไปนี้เป็นข้อมูลสมมติเพื่ออธิบายวิธี ไม่ใช่ผลของลูกค้าหรือคำรับประกัน ทีมบัญชีจัดการใบแจ้งหนี้ที่เทียบเคียงกันในสองช่วง ช่วงละห้าวัน รายงานกิจกรรมชี้ช่วงที่ควรตรวจ ระบบการเงินให้จำนวนงานเสร็จและการแก้ไข

1. ค่าตั้งต้น: เสร็จ 100 ใบ ต้องแก้ 8 ใบ เวลารออนุมัติมัธยฐาน 40 นาที การกลับมาหน้าเดิมบ่อยยังไม่อธิบายเหตุล่าช้า
2. ตรวจสาเหตุ: เทียบตัวอย่างเวลากับคิวอนุมัติและคุยกับทีม ตัวอย่างนี้ผู้อนุมัติไม่พร้อม เก็บข้อยกเว้น เช่น ใบแจ้งหนี้ซับซ้อน ไว้พิจารณา
3. เปลี่ยนหนึ่งขั้น: กำหนดผู้อนุมัติสำรองและบันทึกการส่งต่อ รักษาจำนวนคน ประเภทงาน และนิยามการวัดให้เทียบกันได้ การบล็อกเว็บไซต์ไม่แก้คิวอนุมัติ
4. ช่วงถัดไป: เสร็จ 120 ใบ แก้ 6 ใบ เวลารอมัธยฐาน 20 นาที ปริมาณงานเพิ่ม 20% อัตราแก้ไขลดจาก 8% เป็น 5% หรือลด 3 จุดเปอร์เซ็นต์

ตรวจความซับซ้อน ล่วงเวลา การเปลี่ยนคน และผลต่อลูกค้าก่อนยกความแตกต่างทั้งหมดให้มาตรการเดียว ตัวเลขไม่ได้แยกทุกสาเหตุ การพิมพ์น้อยลงอาจดีหากเลิกกรอกข้อมูลซ้ำได้

บันทึกผลธุรกิจ สัญญาณกิจกรรม แหล่งอิสระ คำอธิบาย เจ้าของงาน การเปลี่ยนแปลง และวันทบทวน ฝ่ายสนับสนุนดูกรณีที่แก้เสร็จและเปิดใหม่ ฝ่ายขายดูการติดตามที่มีคุณภาพและความถูกต้อง เลือกตัวชี้วัดตามบทบาท

ใช้ คู่มือรายงานแอป และ คู่มือช่วงไม่เคลื่อนไหว เพื่อแปลผล ปัญหาอุปกรณ์จริงควรส่งต่อให้ การวินิจฉัยเครื่องปลายทาง

04กำหนดกติกาก่อนเปิดการติดตาม

การเริ่มติดตามควรเริ่มด้วยนโยบายลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่ทำให้พนักงานประหลาดใจ พนักงานควรเข้าใจว่าอุปกรณ์และบัญชีของบริษัทมีไว้เพื่อธุรกิจ กิจกรรมใดอาจถูกติดตาม ใครเข้าถึงบันทึกได้ และจะเก็บไว้นานเพียงใด ข้อกำหนดต่างกันตามสถานที่และสถานการณ์ จึงควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญกฎหมายเกี่ยวกับหน้าที่ด้านการแจ้ง ความยินยอม การบันทึก และความเป็นส่วนตัวที่ใช้กับพนักงานของคุณ

ในทางปฏิบัติ ให้กำหนดบทบาทภายในแพลตฟอร์ม ผู้จัดการแผนกอาจต้องมีรายงานประสิทธิภาพและสิทธิ์ดูหน้าจอสดของทีม ผู้ดูแลไอทีอาจต้องใช้ข้อมูลกระบวนการ การควบคุมอุปกรณ์ และอำนาจจัดการระยะไกล เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยอาจต้องเข้าถึงบันทึกการสืบสวน หัวหน้างานทุกคนไม่จำเป็นต้องเข้าถึงการกดแป้นพิมพ์ บันทึก หรือหน้าจอของพนักงานทุกคน

เริ่มด้วยช่วงเก็บข้อมูลพื้นฐาน ตรวจสอบการใช้แอปที่อนุมัติตามปกติ เว็บไซต์ทั่วไป รูปแบบเวลาว่าง และเวลาทำงานปกติก่อนตั้งการแจ้งเตือนหรือข้อจำกัด ทีมออกแบบ ฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีจะไม่มีรูปแบบกิจกรรมเหมือนกัน ข้อมูลพื้นฐานป้องกันระบบระบุงานที่ถูกต้องว่าเป็นปัญหาเพียงเพราะดูต่างจากงานอีกแผนก

05แนวทางเริ่มใช้งานจริงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลาง

เริ่มจากคอมพิวเตอร์บริษัทจำนวนจำกัด โดยควรเป็นแผนกที่มีขั้นตอนงานชัดเจนและผู้จัดการพร้อมทบทวนผล ทดสอบรายงาน การตั้งค่าบันทึก ปลายทางจัดเก็บ และสิทธิ์ควบคุมระยะไกล ยืนยันว่าข้อมูลเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น และระบบไม่สร้างการแจ้งเตือนหรือบันทึกมากจนจัดการไม่ได้

จากนั้นกำหนดรอบการทบทวน ผู้จัดการอาจดูรายงานประสิทธิภาพทุกสัปดาห์ ขณะที่ไอทีตรวจแอปที่ไม่อนุญาตและเหตุการณ์ความปลอดภัยทุกวันหรือเมื่อมีการแจ้งเตือน การละเมิดนโยบายร้ายแรงควรมีผู้รับผิดชอบและขั้นตอนตอบสนองเป็นเอกสาร หากไม่มีใครรับผิดชอบการตอบสนอง ระบบติดตามจะกลายเป็นเพียงแดชบอร์ดอีกแห่งที่พนักงานเรียนรู้จะเพิกเฉย

Net Monitor for Employees Pro ออกแบบมาสำหรับการดูแลเชิงปฏิบัตินี้ โดยรวมการดูหน้าจอ การบันทึก บันทึกกิจกรรมละเอียด ข้อจำกัดเนื้อหา และการดูแลระยะไกลในระบบเดียวที่มุ่งเน้นผู้ดูแล รุ่นทดลองที่ใช้ได้ครบทุกฟังก์ชันโดยไม่ต้องลงทะเบียน ช่วยให้ทีมไอทีทดสอบโดยตรงว่าการควบคุมและรายงานเหมาะกับสภาพแวดล้อมของตนหรือไม่ก่อนซื้อสิทธิ์ใช้งาน

คำถามที่เป็นประโยชน์ไม่ใช่ว่าธุรกิจควรเก็บข้อมูลพนักงานเพิ่มหรือไม่ แต่คือผู้บริหารสามารถเปลี่ยนกิจกรรมที่ตรวจสอบแล้วให้เป็นการตัดสินใจเร็วขึ้น อุปกรณ์ปลอดภัยขึ้น และการใช้เวลาที่จ่ายค่าจ้างได้ดีขึ้นหรือไม่ กำหนดกติกาชัดเจน ติดตามระบบที่คุณเป็นเจ้าของ และดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเมื่อหลักฐานแสดงว่ามีปัญหา