Công cụ giám sát năng suất nhân viên thực sự hiệu quả

01Công cụ giám sát năng suất nhân viên cần làm được gì

Một công cụ chấm công cơ bản có thể cho biết ai đó đăng nhập lúc 8 giờ sáng. Nó không thể cho biết người đó có làm việc trong ứng dụng được phê duyệt, liên tục vào trang web gây xao nhãng, chuyển tệp nhạy cảm hay để một máy trạm quan trọng không hoạt động hay không. Phần mềm giám sát cần cung cấp hồ sơ vận hành đầy đủ hơn.

Tối thiểu, quản trị viên cần nắm được việc sử dụng ứng dụng, hoạt động trang web, thời gian hoạt động và không hoạt động, các tiến trình chạy trên máy tính công ty và hoạt động màn hình của nhân viên. Báo cáo cần có khả năng lọc theo người dùng, phòng ban, ngày, ứng dụng, trang web hoặc loại hoạt động. Nếu không có bộ lọc hữu ích, dữ liệu giám sát sẽ thành kho lưu trữ lớn mà quản lý không có thời gian xem xét.

Xem và ghi lại màn hình bổ sung bối cảnh cần thiết. Báo cáo có thể cho biết nhân viên dùng trình duyệt ba giờ, nhưng bản ghi màn hình có thể phân biệt việc nghiên cứu chính đáng cho khách hàng với xem video trực tuyến, mua sắm cá nhân hoặc dùng ứng dụng web chưa được phê duyệt. Giám sát màn hình trực tiếp cũng hữu ích khi quản lý cần xác nhận một quy trình mới đang được tuân thủ hoặc xác định vì sao nhiệm vụ bị chậm.

Những hệ thống thiết thực nhất còn làm được nhiều hơn việc quan sát. Nếu nhân viên dùng trang web bị cấm hoặc ứng dụng chưa được phê duyệt, quản trị viên phải có thể chặn chúng. Nếu máy tính từ xa gặp vấn đề, bộ phận CNTT phải có thể kết nối, chuyển tệp cần thiết, khởi động lại máy, chạy lệnh hoặc hạn chế thiết bị mà không chờ nhân viên mang máy đến văn phòng.

02Giám sát có giá trị nhất khi dẫn đến hành động

Thu thập dữ liệu hoạt động mà không có kế hoạch xử lý sẽ lãng phí thời gian quản trị. Trước khi triển khai phần mềm, hãy xác định sự kiện nào cần trao đổi với quản lý, cần CNTT xử lý hoặc cần hạn chế ngay. Nhờ đó, giám sát tập trung vào kết quả kinh doanh thay vì khác biệt nhỏ trong thói quen làm việc cá nhân.

Ví dụ, thời gian không hoạt động thường xuyên có thể chỉ ra việc gian lận thời gian làm việc, nhưng cũng có thể bộc lộ quy trình bị trục trặc. Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể đang chờ quyền truy cập hệ thống, phê duyệt hoặc phản hồi từ phòng ban khác. Việc liên tục dùng trang chia sẻ tệp cá nhân có thể báo hiệu hành vi sai phạm, hoặc cho thấy nhân viên thiếu cách được phê duyệt để trao đổi tệp lớn. Hồ sơ quan trọng, nhưng nguyên nhân đằng sau hồ sơ cũng quan trọng.

Quản lý nên dùng kết quả giám sát để nhận ra các mẫu lặp lại. Một lần vào trang web ngoài công việc hiếm khi là ưu tiên. Việc liên tục duyệt web cá nhân trong thời gian dài vào giờ được trả lương lại khác. Tương tự, một ứng dụng trái phép có thể là vấn đề đào tạo. Cùng một phần mềm chưa được phê duyệt xuất hiện trên nhiều thiết bị có thể cho thấy lỗ hổng chính sách hoặc nguy cơ bảo mật nghiêm trọng.

Cách tiếp cận này cũng bảo vệ nhân viên làm việc hiệu quả. Bằng chứng rõ ràng ngăn quản lý quyết định dựa trên tin đồn, sự hiện diện dễ thấy ở văn phòng hoặc người nói nhiều nhất trong cuộc họp. Kết quả công việc và hoạt động được ghi nhận tạo cơ sở vững chắc hơn cho việc hướng dẫn, ghi nhận thành tích và thực hiện biện pháp khắc phục.

03Những khả năng chính cần đánh giá trước khi mua

Nhu cầu giám sát nhân viên thay đổi theo quy mô nhóm, nơi làm việc và mức rủi ro. Tuy vậy, một số khả năng tạo ra khác biệt giữa công cụ báo cáo và hệ thống kiểm soát vận hành.

Màn hình trực tiếp, ghi hình và phát lại

Hình thu nhỏ trực tiếp và chế độ toàn màn hình giúp người giám sát xác minh hoạt động khi vấn đề cần được chú ý ngay. Việc ghi hình tạo hồ sơ có thể kiểm tra cho điều tra, đánh giá đào tạo, thực thi chính sách và tranh chấp về cách công việc đã được thực hiện. Hãy tìm lịch ghi hình và cài đặt lưu trữ có thể cấu hình để thu được bằng chứng cần thiết mà không tạo tệp thừa.

Lưu trữ bản ghi cần được chú ý kỹ đối với đội ngũ phân tán. Doanh nghiệp có thể cần giữ dữ liệu trên máy chủ cục bộ hoặc gửi đến thư mục chia sẻ SMB, FTP, SFTP, WebDAV, bộ lưu trữ tương thích Amazon S3, Google Cloud Storage hoặc Azure Blob Storage. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào hạ tầng hiện có, yêu cầu lưu giữ, băng thông sẵn có và người cần truy cập bản ghi.

Theo dõi trang web, ứng dụng và tiến trình

Nhật ký trang web cho thấy thời gian trên trình duyệt được dùng vào đâu. Theo dõi ứng dụng cho biết nhân viên có dùng công cụ cần cho vai trò của mình hay không. Giám sát tiến trình giúp CNTT xác định phần mềm trái phép, tệp thực thi đáng ngờ và ứng dụng tiêu tốn tài nguyên hệ thống.

Các biện pháp này đặc biệt hữu ích với nhân viên làm việc từ xa và kết hợp. Quản lý không thể chỉ dựa vào việc nhìn thấy ai đang ngồi ở bàn, và nhân viên làm việc ngoài mạng vẫn có thể truy cập tệp cùng dịch vụ công ty. Giám sát cài trên thiết bị đầu cuối thuộc công ty duy trì khả năng quan sát ở bất cứ đâu thiết bị được sử dụng.

Ghi lại thao tác bàn phím và bằng chứng hoạt động

Ghi lại thao tác bàn phím có thể cung cấp bằng chứng khi sự cố bảo mật, khiếu nại quấy rối, vi phạm xử lý dữ liệu hoặc nghi ngờ mối đe dọa nội bộ cần được xem xét sâu hơn. Cần coi đây là biện pháp xác định trách nhiệm có mục tiêu, không phải thay thế cho quản lý tốt. Hạn chế quyền truy cập cho quản trị viên được ủy quyền, xác định thời hạn lưu giữ và ghi rõ khi nào nhật ký chi tiết sẽ được xem xét.

Nguyên tắc tương tự áp dụng cho ghi âm. Tính năng này có thể phù hợp với nhu cầu vận hành hoặc điều tra cụ thể, nhưng tổ chức cần đánh giá luật hiện hành, thông báo cho nhân viên và chính sách nội bộ trước khi bật. Nhiều dữ liệu hơn không tự động có nghĩa là dữ liệu tốt hơn. Chỉ lưu những gì phục vụ mục đích kinh doanh rõ ràng và bảo vệ tương xứng.

Quản trị từ xa và hạn chế sử dụng

Giám sát hiệu quả hơn khi quản trị viên có thể khắc phục vấn đề ngay. Chặn trang web và ứng dụng giảm sự xao nhãng lặp lại và ngăn dùng dịch vụ rủi ro. Hạn chế thiết bị có thể giới hạn phương tiện lưu trữ rời hoặc các đường khác để chuyển dữ liệu trái phép. Quản lý tệp từ xa, điều khiển nguồn, chia sẻ màn hình và thực thi lệnh giúp CNTT hỗ trợ thiết bị đầu cuối mà không cần những chuyến hỗ trợ tại bàn tốn kém.

Với doanh nghiệp đang phát triển, kết hợp các chức năng này trong một bảng điều khiển giảm gánh nặng chuyển đổi giữa các sản phẩm riêng lẻ về giám sát, hỗ trợ từ xa và kiểm soát thiết bị đầu cuối. Điều đó cũng giúp người đang xem xét sự kiện đáng ngờ hành động khi bằng chứng còn mới.

04Đặt ra quy tắc trước khi bật giám sát

Triển khai giám sát nên bắt đầu bằng chính sách bằng văn bản, không phải điều bất ngờ. Nhân viên cần hiểu rằng thiết bị và tài khoản công ty được dùng cho công việc, hoạt động nào có thể bị giám sát, ai được truy cập hồ sơ và hồ sơ được giữ trong bao lâu. Yêu cầu khác nhau theo địa điểm và hoàn cảnh, vì vậy hãy hỏi tư vấn pháp lý đủ chuyên môn về nghĩa vụ thông báo, đồng ý, ghi lại và quyền riêng tư áp dụng cho lực lượng lao động của bạn.

Về vận hành, hãy xác định vai trò trong nền tảng. Trưởng phòng có thể cần báo cáo năng suất và quyền xem màn hình trực tiếp của nhóm. Quản trị viên CNTT có thể cần dữ liệu tiến trình, kiểm soát thiết bị đầu cuối và quyền quản trị từ xa. Nhân sự an ninh có thể cần truy cập hồ sơ điều tra. Không phải người giám sát nào cũng cần xem thao tác bàn phím, bản ghi hoặc màn hình của mọi nhân viên.

Bắt đầu bằng một giai đoạn lấy mốc tham chiếu. Xem lại cách dùng bình thường của ứng dụng được phê duyệt, các trang thường truy cập, mẫu thời gian không hoạt động và giờ làm việc điển hình trước khi đặt cảnh báo hoặc hạn chế. Nhóm thiết kế, nhóm bán hàng và nhóm kế toán sẽ không có cùng hồ sơ hoạt động. Mốc tham chiếu ngăn hệ thống gắn cờ công việc hợp lệ chỉ vì nó khác công việc của phòng ban khác.

05Triển khai thực tế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Bắt đầu với một nhóm máy tính công ty giới hạn, tốt nhất là phòng ban có quy trình rõ ràng và quản lý sẵn sàng xem xét kết quả. Thử báo cáo, cài đặt ghi hình, đích lưu trữ và quyền điều khiển từ xa. Xác nhận dữ liệu truy cập được khi cần và hệ thống không tạo ra lượng cảnh báo hoặc bản ghi vượt quá khả năng quản lý.

Sau đó, thiết lập lịch xem xét. Quản lý có thể xem báo cáo năng suất hằng tuần, còn CNTT kiểm tra ứng dụng trái phép và sự kiện bảo mật hằng ngày hoặc khi có cảnh báo. Vi phạm chính sách nghiêm trọng cần có người chịu trách nhiệm và quy trình phản hồi được lập thành văn bản. Nếu không ai phụ trách xử lý, hệ thống giám sát sẽ trở thành một bảng thông tin nữa mà nhân viên học cách bỏ qua.

Net Monitor for Employees Pro được thiết kế cho mô hình xử lý trực tiếp này, kết hợp khả năng xem màn hình, ghi hình, nhật ký hoạt động chi tiết, hạn chế nội dung và quản trị từ xa trong một hệ thống hướng tới quản trị viên. Bản dùng thử đầy đủ chức năng, không cần đăng ký giúp đội ngũ CNTT trực tiếp kiểm tra xem các biện pháp kiểm soát và báo cáo có phù hợp với môi trường của mình trước khi mua giấy phép hay không.

Câu hỏi hữu ích không phải là doanh nghiệp có nên thu thập thêm dữ liệu nhân viên hay không. Mà là quản lý có thể biến hoạt động đã xác minh thành quyết định nhanh hơn, thiết bị đầu cuối an toàn hơn và sử dụng tốt hơn thời gian được trả lương hay không. Hãy đặt quy tắc rõ ràng, giám sát những hệ thống bạn sở hữu và hành động nhất quán khi bằng chứng cho thấy vấn đề.