Software sa Pagsubaybay sa Empleyado para sa Mas Mahusay na Kontrol

01Ano ang Dapat Gawin ng Software sa Pagsubaybay sa Empleyado

Maaaring ipakita ng simpleng time tracker kung kailan nag-sign in ang isang user. Bihira itong sapat upang ipaliwanag ang problema sa produktibidad, paglabag sa patakaran, o posibleng banta mula sa loob. Dapat ipakita ng epektibong pagsubaybay ang nangyari sa device: mga website na binisita, app at prosesong pinatakbo, tekstong na-type kapag pinapayagan ng patakaran ang pagtatala ng mga keystroke, at kung ano ang lumabas sa desktop.

Lalong kapaki-pakinabang ang live na pagtingin sa screen kapag kailangang agad beripikahin ng manager o administrator ang isang problema. Maipapakita nito kung nagtatrabaho ang empleyado sa kinakailangang business app, nahihirapan sa isang teknikal na gawain, o ginagamit ang device ng kompanya sa ipinagbabawal na aktibidad. Nagbibigay naman ang pagrekord ng screen ng tala ng nakaraan. Sa halip na umasa sa malabong reklamo o hindi kumpletong alaala, maaaring suriin ng pamunuan ang kaugnay na panahon at alamin kung ano ang nangyari.

Mahalaga ang pagkakaibang ito sa regular na pangangasiwa at sa mga insidente. Maaaring ipakita ng na-filter na ulat ang labis na paggamit ng social media, paulit-ulit na pagbisita sa limitadong site, hindi aprubadong app, o mahabang panahong walang aktibidad. Maaari rin nitong matukoy ang sagabal sa daloy ng trabaho. Posibleng gumugugol ng maraming oras ang empleyado sa lumang proseso hindi dahil kulang sa pagsisikap, kundi dahil kulang sa access, pagsasanay, o mahusay na tool.

Mas maraming ulat kaysa resulta ang nalilikha ng pagsubaybay na walang kasunod na aksiyon. Pinagsasama ng praktikal na platform ang malinaw na pagtingin at mga kontrol tulad ng pagharang sa website at app, paghihigpit sa USB at device, malayuang pamamahala ng file, kontrol sa power, at pagpapatakbo ng command. Kung nag-install ang user ng hindi awtorisadong software, dapat itong matukoy at matugunan ng IT mula sa iisang console. Kung naiwan na bukas ang device pagkatapos ng trabaho o kailangang i-restart, hindi dapat kailanganing puntahan pa ang mesa nito.

02Magsimula sa Panganib sa Negosyo, Hindi sa Listahan ng mga Feature

Nakabatay ang pinakamahusay na configuration sa kailangang kontrolin ng kompanya. Maaaring kailangan ng call center ang screen recording at ulat ng paggamit ng app upang matiyak na ginagamit ng mga agent ang kinakailangang sistema. Maaaring ituon ng isang professional services firm ang pansin sa aktibidad sa web, aktibong oras, at paggamit ng app para sa proyekto. Ang organisasyong humahawak ng sensitibong impormasyon ng customer ay maaaring higit na magpahalaga sa aktibidad ng file, hindi awtorisadong proseso, paghihigpit sa naaalis na device, at pagpapanatili ng ebidensiya.

Magsimula sa pagtukoy sa mga tanong na hindi pa masagot ng pamunuan. Nagtatrabaho ba sa sistema ng kompanya ang malayuang staff sa nakatakdang oras? Gumagamit ba ang mga empleyado ng hindi aprubadong cloud storage o messaging tool? Paulit-ulit bang nilalampasan ng isang empleyado ang kontrol sa seguridad? Aling mga computer ang may kahina-hinalang proseso, lumang software, o hindi awtorisadong download? Ang mga sagot ang magtatakda kung aling log, recording, at alert ang dapat kolektahin.

Iwasang mangolekta ng datos dahil lamang may available na feature. Mas maraming datos ang nangangailangan ng mas malaking storage, oras sa pagsusuri, at disiplina sa access. Maaaring makatwiran ang tuloy-tuloy na video at audio recording sa kapaligirang mataas ang panganib o sa imbestigasyong makitid at malinaw ang saklaw, ngunit maaaring hindi ito kailangan para sa bawat empleyado at shift. Maaaring mas mahusay na karaniwang opsiyon ang ulat ng aktibidad at recording batay sa pangyayari para sa team na mas mababa ang panganib.

03Bumuo ng Patakarang Sumusuporta sa Pagpapatupad

Hindi kapalit ng software ang malinaw na patakaran sa katanggap-tanggap na paggamit. Dapat maunawaan ng empleyado na sinusubaybayan ang mga device at network ng kompanya, kung anong aktibidad ang maaaring itala, sino ang may access, at gaano katagal itinatago ang datos. Binabawasan ng malinaw na abiso ang kalituhan at ginagawang mas pare-pareho ang pagpapatupad.

Dapat paghiwalayin ng patakaran ang pangangasiwa sa negosyo at personal na pagmamanman. Tukuyin kung mga device lamang ng kompanya ang saklaw, kung pinapayagan ang paggamit sa labas ng oras ng trabaho, at kung hindi kasama ang personal na account o komunikasyon. Dapat ding ipahayag ang kahihinatnan ng pag-iwas sa kontrol, pag-install ng hindi awtorisadong tool, paglilipat ng protektadong file, o paggamit ng kagamitan sa ipinagbabawal na aktibidad.

Nag-iiba ang legal na kahingian ayon sa estado o hurisdiksiyon, uri ng datos, kung nire-record ang audio, at lokasyon ng mga empleyado. Maaaring may dagdag na obligasyon ang team na nasa magkakaibang estado o nagtatrabaho nang malayuan. Bago paganahin ang audio capture, keystroke logging, o detalyadong pagrekord ng nilalaman, ipasuri ang patakaran at pagpapatupad sa kuwalipikadong abogado. Hindi katumbas ng teknikal na kakayahan ang pahintulot na gamitin ito sa lahat ng sitwasyon.

Kailangan ding kontrolin ang access sa mga tala. Maaaring kailangan ng mga manager ang productivity report para sa sariling team, habang IT o security personnel lamang ang dapat makakuha ng recording, magbago ng restriction, o makakita ng sensitibong log. Nakakatulong ang access batay sa tungkulin, napanatiling audit trail, at malinaw na proseso ng escalation upang hindi maging panibagong panloob na panganib ang datos ng pagsubaybay.

04Gamitin ang mga Ulat upang Pamahalaan ang mga Eksepsiyon

Maling paraan ang paghusga sa empleyado gamit ang iisang sukatan, tulad ng oras na nakatala o aktibidad ng keyboard. Kabilang sa gawaing pangkaalaman ang pagbabasa, pagpaplano, mga tawag, pagsasanay, at paglutas ng problema. Mas kapaki-pakinabang ang maikling ulat na may konteksto kaysa mahigpit na pagmamarka na nagtutulak sa mga empleyadong magmukhang abala sa halip na maghatid ng resulta.

Gamitin ang mga ulat upang makita ang mga eksepsiyon. Hanapin ang biglang pagtaas ng pag-browse na hindi para sa trabaho, app na hindi dapat naka-install, hindi karaniwang aktibidad sa labas ng oras, paulit-ulit na bigong pag-access sa limitadong resource, o malaking pagbaba kumpara sa normal na takbo ng trabaho ng empleyado. Pagkatapos ay beripikahin ang konteksto. Maaaring lehitimong gumamit ng social platform ang marketing employee. Maaaring kailangan ng developer ang hindi pamilyar na research site. Dahilan para magsiyasat ang eksepsiyon, hindi awtomatikong hatol.

Pinoprotektahan din nito ang mahuhusay na empleyado. Kung inaakusahan ang isang miyembro ng team na nagsasayang ng oras, maipapakita ng mga tala kung totoo ang paratang. Kung system outage o mabagal na app ang sanhi ng pagkaantala, maipapakita ng datos na usaping operasyonal ang problema at hindi indibidwal na pagganap. Pinapahusay ng mga katotohanan ang desisyon ng pamunuan sa parehong direksiyon.

05Panatilihin ang Kontrol sa mga Malayuang Device

Pinalalawak ng malayuang trabaho ang saklaw. Maaaring ginagamit ang laptop sa home network, hotel, lugar ng kliyente, o personal na internet connection. Kung mapapamahalaan lamang ng administrator ang device kapag bumalik ito sa opisina, nananatiling bukas nang napakatagal ang mga kakulangan sa seguridad at suporta.

Pumili ng sistemang sumusuporta sa pagsubaybay at pangangasiwa ng device sa labas ng network sa pamamagitan ng ligtas na pamamahalang cloud. Dapat makita ng IT ang aktibidad, magpatupad ng restriction, maglipat o kumuha ng file kapag awtorisado, mag-restart, magpatakbo ng command, at magbahagi ng desktop para sa suporta nang hindi hinihintay na dalhin ng empleyado ang computer.

Kailangan ng storage ng recording ang parehong pagpaplanong ibinibigay sa pagsubaybay. Maaaring mabilis lumaki ang video, audio, screenshot, at activity log sa dose-dosenang device. Itakda ang panahon ng pagtatago batay sa pangangailangan ng negosyo, available na kapasidad, at patakaran. Nagbibigay ng kakayahang umangkop ang local network storage at kontroladong cloud destination, ngunit dapat suriin ang pahintulot sa access at encryption bago magkaroon ng sensitibong datos ang mga tala.

Dinisenyo ang Net Monitor for Employees Professional ng Network LookOut para sa pinagsamang pangangailangang ito: direktang live na pagtingin at recording, detalyadong activity report, restriction sa device, at malayuang pangangasiwa sa iisang sistema. Para sa negosyong sumusuri ng mga tool sa pangangasiwa ng empleyado, praktikal ang pagsubok na may kumpletong function upang matiyak na kapaki-pakinabang ang ulat, maaasahan ang malayuang koneksiyon, at tugma ang kontrol sa patakaran bago bumili ng lisensiya.

06Sukatin ang Resulta Pagkatapos ng Pagpapatupad

Dapat magbunga ng nasusukat na pagbabago sa operasyon ang pagpapatupad ng pagsubaybay. Magtakda muna ng panimulang batayan: karaniwang site na hindi pangtrabaho, hindi aprubadong app, karaniwang oras ng pagtugon ng support, mga device na naiiwang bukas pagkatapos ng oras, o bilang ng hindi nalutas na insidente ng paglabag. Suriin muli ang parehong sukatan kapag sapat na ang paggamit ng sistema upang makita ang normal na asal.

Asahan ang ilang pagsasaayos. Maaaring maharang ng website block ang lehitimong portal ng supplier. Maaaring ipakita ng bagong ulat na umaasa ang team sa hindi aprubadong app dahil kulang ang opisyal na tool. Itama ang configuration, idokumento ang eksepsiyon kung makatuwiran, at panatilihing nakaayon ang patakaran sa aktuwal na trabaho.

Malinaw ang layunin: dapat gamitin ang mga computer ng kompanya para sa trabaho nito, makita ang panganib bago humantong sa pagkalugi, at may ebidensiya ang mga manager kapag nagpapasya. Kapag nakaayon sa mga resultang ito ang pagsubaybay, nagiging pang-araw-araw na sistema ito ng kontrol sa halip na tambak na datos ng pagmamanman na hindi nagagamit.