Monitorowanie pracowników / Poradnik praktyczny
Jak wybrać oprogramowanie do monitorowania pracowników dla małych i średnich firm
Porównaj oprogramowanie do monitorowania pracowników według potrzeb biznesowych, dowodów działalności, wysiłku wdrożeniowego i wyników prób. Zbuduj praktyczną listę kontrolną oceny SMB.
Wybór oprogramowania do monitorowania pracowników rozpoczyna się od pytania kierownictwa: czy musisz weryfikować aktywność zawodową, egzekwować zasady dopuszczalnego użytkowania lub redukować opóźnienia w wsparciu IT? Cele te wymagają różnych dowodów. W tym przewodniku wyjaśniono, jak wybrać zrównoważoną konfigurację monitorowania dla małej lub średniej firmy i sprawdzić jej wartość przed jej rozszerzeniem.
To nie są kwestie, które należy rozwiązywać na podstawie domysłów. Oprogramowanie do monitorowania pracowników zapewnia menedżerom i zespołom IT faktyczny zapis tego, w jaki sposób urządzenia firmowe są wykorzystywane, kiedy upływa czas i kiedy wymagana jest interwencja.
W małej lub średniej firmie widoczność nie polega na samym obserwowaniu każdego ruchu myszy. Chodzi o ochronę czasu pracy zarobkowej, danych firmowych i komputerów, których pracownicy używają do wykonywania swojej pracy. Właściwy system powinien zamieniać działania w dowody, a następnie zapewniać administratorom praktyczne możliwości rozwiązania problemu.
01Wybierz oprogramowanie do monitorowania pracowników według potrzeb biznesowych
Podstawowy moduł do śledzenia czasu może pokazywać, kiedy użytkownik się zalogował. Rzadko to wystarcza, aby wyjaśnić problemy z produktywnością, naruszenia zasad lub potencjalne zagrożenie wewnętrzne. Skuteczne monitorowanie powinno pokazać, co wydarzyło się na punkcie końcowym: które strony internetowe zostały odwiedzone, jakie aplikacje i procesy zostały uruchomione, co zostało wpisane, gdy zgodnie z polityką firmy autoryzowano rejestrowanie naciśnięć klawiszy, oraz co pojawiło się na pulpicie.
Podglądanie ekranu na żywo jest szczególnie przydatne, gdy menedżer lub administrator musi natychmiast zweryfikować problem. Może ujawnić, czy pracownik pracuje w wymaganej aplikacji biznesowej, utknął nad zadaniem technicznym lub używa urządzenia firmowego do zabronionych działań.
Nagranie ekranu dodaje zapis historyczny. Zamiast polegać na niejasnej skardze lub niepełnych wspomnieniach, kierownictwo może sprawdzić odpowiedni okres i ustalić, co się wydarzyło.
Różnica ma znaczenie zarówno podczas rutynowego nadzoru, jak i podczas incydentów. Przefiltrowany raport może wykazywać nadmierne korzystanie z mediów społecznościowych, wielokrotne wizyty w witrynach z ograniczeniami, niezatwierdzone aplikacje lub długie okresy bezczynności. Może także zidentyfikować wąskie gardło przepływu pracy. Pracownik może spędzać godziny w przestarzałym procesie nie z powodu słabego wysiłku, ale dlatego, że brakuje mu dostępu, szkolenia lub wydajnego narzędzia.
Wybierz tylko odpowiedź niezbędną dla zweryfikowanego problemu. przewodnik po kontroli punktu końcowego wyjaśnia zakres i trwałość; przewodnik po zasadach obejmuje granice gromadzenia i przeglądania. Przetestuj proponowane działanie bez przerywania zatwierdzonej pracy.
02Utwórz arkusz oceny oprogramowania
Zacznij od decyzji, którą musi podjąć firma. Dla każdego kandydata zapisz wymagane dowody, upoważnionego recenzenta i wynik testu pozytywnego/negatywnego. Poniższy fikcyjny arkusz przedstawia trzy różne wymagania; produkt nie przechodzi tylko dlatego, że jego lista funkcji zawiera właściwe słowa.
- Wyjaśnij opóźnione odpowiedzi klientów. Menedżer pomocy technicznej potrzebuje raportu o aktywności użytkownika i czasu wraz ze sygnaturami czasowymi zgłoszeń. Zaliczony, gdy recenzent może zlokalizować znane opóźnienie i odróżnić brakujące pokrycie od zarejestrowanego braku aktywności. System biletowy dostarcza wynik; raport monitorujący dostarcza kontekstu korzystania z komputera.
- Rozwiąż problem z blokadą stacji roboczej. Dział IT potrzebuje czytelnego podglądu na żywo i autoryzowanej pomocy technicznej. Pass, gdy technik łączy się z reprezentatywnym urządzeniem, odtwarza objaw i sprawdza, czy pracownik może później wykonać zadanie.
- Przejrzyj zgłoszony incydent związany z naruszeniem zasad. Upoważniony badacz potrzebuje odpowiedniego odstępu czasu, jego źródła oraz nagrania, które można wyeksportować lub odzyskać. Przekaż, gdy recenzent może znaleźć zapis, zachowaj oryginał i udokumentuj, co robi – a czego nie – ustala.
Przypisz właściciela i zapisz minuty konfiguracji, czas wyszukiwania, brakujące zapisy i dalsze prace dla każdego testu. Powtórz tę czynność w przypadku rzeczywistych systemów operacyjnych i sieci, z których zamierzasz korzystać. Nieudany test jest kwestią do rozwiązania z dostawcą, a nie powodem do włączenia każdej metody zbierania danych.
Porównaj koszty licencji i połączeń z kosztami przechowywania, szkoleniami i przeglądami. Skorzystaj z przewodnika po kosztach oprogramowania do monitorowania pracowników, aby zapoznać się z przykładami aktualnych licencji i przepracowanym budżetem na 25 komputerów. Skorzystaj z przewodnika po osi czasu działań do interpretacji rekordów i przewodnika po kontroli punktu końcowego w celu określenia zakresu i trwałości. Skoncentruj ocenę na decyzji, którą możesz zweryfikować.
03Stwórz zasady wspierające egzekwowanie prawa
Oprogramowanie nie zastępuje jasnych zasad dopuszczalnego użytkowania. Pracownicy powinni wiedzieć, że urządzenia i sieci należące do firmy są monitorowane, jakie rodzaje działań mogą być rejestrowane, kto może uzyskać dostęp do rejestrów i jak długo dane są przechowywane. Jasne powiadomienie zmniejsza zamieszanie i sprawia, że egzekwowanie prawa jest bardziej spójne.
Polityka powinna odróżniać nadzór biznesowy od nadzoru osobistego. Określ, czy monitorowanie ma dotyczyć tylko punktów końcowych należących do firmy, czy dozwolone jest korzystanie z nich poza godzinami pracy i czy konta osobiste lub komunikacja są wyłączone. Powinien także wskazywać konsekwencje obejścia kontroli, zainstalowania nieautoryzowanych narzędzi, przesłania chronionych plików czy wykorzystania sprzętu firmowego do zabronionej działalności.
Wymogi prawne różnią się w zależności od stanu, rodzaju gromadzonych danych, tego, czy nagrywany jest dźwięk i lokalizacji pracowników. Zespoły wielostanowe i zdalne mogą tworzyć dodatkowe obowiązki. Przed włączeniem funkcji, takich jak przechwytywanie dźwięku, rejestrowanie naciśnięć klawiszy lub głębokie nagrywanie treści, poproś wykwalifikowanego radcę prawnego o zapoznanie się z zasadami i wdrożeniem. Możliwości techniczne to nie to samo, co pozwolenie na ich wykorzystanie w każdej sytuacji.
Dostęp do zapisów monitorowania również wymaga kontroli. Menedżerowie mogą potrzebować raportów dotyczących produktywności dla swoich zespołów, natomiast tylko personel IT lub personel zajmujący się bezpieczeństwem powinien mieć możliwość pobierania nagrań, zmiany ograniczeń lub przeglądania poufnych dzienników. Dostęp oparty na rolach, zachowane ścieżki audytu i zdefiniowany proces eskalacji pomagają zapobiegać sytuacji, w której dane monitorowania stają się kolejnym ryzykiem wewnętrznym.
04Użyj raportów, aby zarządzać wyjątkami
Niewłaściwym podejściem jest ocenianie pracowników na podstawie jednego miernika, takiego jak przepracowane godziny lub aktywność na klawiaturze. Praca oparta na wiedzy obejmuje czytanie, planowanie, rozmowy telefoniczne, szkolenia i rozwiązywanie problemów. Krótki raport z kontekstem jest bardziej przydatny niż agresywny system punktacji, który zachęca pracowników do wyglądania na zapracowanego, zamiast przynosić rezultaty.
Użyj raportów, aby znaleźć wyjątki. Poszukaj nagłego wzrostu liczby przeglądań niezwiązanych z pracą, aplikacji, której nie należy instalować, nietypowej aktywności po godzinach pracy, powtarzających się nieudanych prób uzyskania dostępu do ograniczonych zasobów lub znacznego spadku normalnego trybu pracy pracownika.
Następnie sprawdź kontekst. Pracownik marketingu może legalnie korzystać z platform społecznościowych. Deweloper może potrzebować nieznanych witryn badawczych. Wyjątek jest powodem do zbadania sprawy, a nie automatycznym werdyktem.
Takie podejście chroni również dobrych pracowników. Jeśli członek zespołu zostanie oskarżony o marnowanie czasu, zapisy mogą wykazać, czy roszczenie jest uzasadnione. Jeśli awaria systemu lub powolna aplikacja powodują opóźnienia, dane z monitorowania mogą wykazać, że problem ma charakter operacyjny, a nie indywidualny. Fakty poprawiają decyzje zarządcze w obu kierunkach.
05Zachowaj zdalne punkty końcowe pod kontrolą administracyjną
Praca zdalna poszerza zakres. Laptop może działać z sieci domowej, hotelu, siedziby klienta lub osobistego połączenia internetowego. Jeśli administratorzy mogą zarządzać urządzeniami dopiero po powrocie do biura, luki w zabezpieczeniach i wsparciu pozostają otwarte zbyt długo.
Wybierz system obsługujący monitorowanie i administrowanie urządzeniami poza siecią poprzez bezpieczne zarządzanie w chmurze. Dział IT powinien móc przeglądać aktywność, stosować ograniczenia, przesyłać lub pobierać pliki po autoryzacji, ponownie uruchamiać systemy, wykonywać polecenia i udostępniać pulpit pomocy technicznej bez czekania, aż pracownik przyniesie maszynę.
Przechowywanie nagrań wymaga takiego samego planowania, jak monitorowanie. Wideo, audio, zrzuty ekranu i dzienniki aktywności mogą szybko rosnąć w dziesiątkach punktów końcowych. Określ okresy przechowywania według potrzeb biznesowych, dostępnej pojemności i wymagań politycznych. Obsługa pamięci masowej w sieci lokalnej i kontrolowanych miejsc docelowych w chmurze zapewnia działowi IT elastyczność, ale uprawnienia dostępu i szyfrowanie należy zweryfikować, zanim rekordy będą zawierać wrażliwe dane biznesowe.
Network LookOut Net Monitor for Employees Pro został zaprojektowany z myślą o tych połączonych wymaganiach: bezpośrednia widoczność i nagrywanie na żywo, szczegółowe raportowanie aktywności, ograniczenia punktów końcowych i zdalne administrowanie z jednego systemu.
Dla firm oceniających narzędzia do nadzoru pracowników w pełni funkcjonalna wersja próbna to praktyczny sposób na potwierdzenie, że raporty są przydatne, zdalne punkty końcowe łączą się niezawodnie, a kontrole są zgodne z istniejącymi zasadami przed zakupem licencji.
06Zmierz wyniki po wdrożeniu
Wdrożenie monitorowania powinno spowodować wymierne zmiany operacyjne. Przed rozpoczęciem egzekwowania ustaw poziom bazowy: typowe miejsca, w których nie ma miejsca pracy, niezatwierdzone aplikacje, średni czas reakcji pomocy technicznej, urządzenia pozostawione włączone po godzinach pracy lub liczba nierozwiązanych incydentów związanych z naruszeniem zasad. Przejrzyj te same środki, gdy system będzie używany wystarczająco długo, aby ustalić normalne zachowanie.
Spodziewaj się pewnej korekty. Blokada strony internetowej może przerwać działanie legalnego portalu dostawcy. Nowy raport może ujawnić, że zespół korzysta z niezatwierdzonej aplikacji, ponieważ zatwierdzone narzędzie jest nieodpowiednie. Popraw konfigurację, udokumentuj wyjątek, jeśli jest uzasadniony, i dostosuj politykę do rzeczywistej pracy.
Cel jest prosty: komputery firmowe powinny być wykorzystywane do pracy firmowej, ryzyko powinno być widoczne, zanim stanie się stratą, a menedżerowie powinni mieć dowody, gdy należy podjąć decyzję. Kiedy monitorowanie jest skonfigurowane wokół tych wyników, staje się ono codziennym systemem kontroli, a nie stosem niewykorzystanych danych z nadzoru.