बेहतर नियंत्रण के लिए कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर

01कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए

साधारण समय ट्रैकर बता सकता है कि उपयोगकर्ता ने कब साइन इन किया। लेकिन उत्पादकता की समस्या, नीति उल्लंघन या संभावित अंदरूनी खतरे को समझाने के लिए यह शायद ही पर्याप्त हो। प्रभावी निगरानी को दिखाना चाहिए कि डिवाइस पर क्या हुआ: कौन-सी वेबसाइट देखी गई, कौन-से ऐप और प्रोसेस चले, कंपनी की नीति के अनुसार कीस्ट्रोक लॉगिंग की अनुमति होने पर क्या टाइप किया गया और डेस्कटॉप पर क्या दिखाई दिया।

लाइव स्क्रीन देखना तब विशेष रूप से उपयोगी है जब प्रबंधक या प्रशासक को समस्या तुरंत सत्यापित करनी हो। इससे पता चल सकता है कि कर्मचारी आवश्यक व्यावसायिक ऐप में काम कर रहा है, तकनीकी काम में अटका है या कंपनी का डिवाइस निषिद्ध गतिविधि के लिए उपयोग कर रहा है। स्क्रीन रिकॉर्डिंग पिछली गतिविधि का रिकॉर्ड जोड़ती है। अस्पष्ट शिकायत या अधूरी याद पर निर्भर होने के बजाय प्रबंधन संबंधित समय की समीक्षा करके पता कर सकता है कि क्या हुआ था।

यह अंतर सामान्य निरीक्षण और घटना के समय, दोनों में महत्वपूर्ण है। फ़िल्टर की गई रिपोर्ट सोशल मीडिया का अत्यधिक उपयोग, प्रतिबंधित साइट पर बार-बार जाना, गैर-अनुमोदित ऐप या लंबे निष्क्रिय समय को दिखा सकती है। यह कार्यप्रवाह की बाधा भी पहचान सकती है। कर्मचारी पुरानी प्रक्रिया में घंटों इसलिए बिता सकता है कि उसके पास पहुँच, प्रशिक्षण या कारगर टूल नहीं है, न कि इसलिए कि वह मेहनत नहीं करता।

कार्रवाई के बिना निगरानी परिणामों से अधिक रिपोर्ट बनाती है। व्यावहारिक प्लेटफ़ॉर्म दृश्यता के साथ वेबसाइट रोकने, ऐप पर प्रतिबंध, USB और डिवाइस प्रतिबंध, दूरस्थ फ़ाइल प्रबंधन, पावर नियंत्रण और कमांड चलाने जैसी सुविधाएँ जोड़ता है। यदि उपयोगकर्ता अनधिकृत सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करे, तो आईटी को उसी प्रशासनिक कंसोल से उसकी पहचान और कार्रवाई करनी चाहिए। यदि डिवाइस काम के बाद चालू रह जाए या उसे रीस्टार्ट करना हो, तो इसके लिए उसकी डेस्क तक जाना आवश्यक नहीं होना चाहिए।

02फ़ीचर की सूची के बजाय व्यवसाय के जोखिम से शुरुआत करें

सबसे अच्छी सेटिंग इस पर निर्भर है कि कंपनी को क्या नियंत्रित करना है। कॉल सेंटर को स्क्रीन रिकॉर्डिंग और ऐप उपयोग रिपोर्ट चाहिए हो सकती हैं ताकि पुष्टि हो कि एजेंट आवश्यक सिस्टम का पालन कर रहे हैं। पेशेवर सेवा कंपनी वेब गतिविधि, सक्रिय समय और परियोजना से जुड़े ऐप पर ध्यान दे सकती है। संवेदनशील ग्राहक जानकारी सँभालने वाला संगठन फ़ाइल गतिविधि, अनधिकृत प्रोसेस, हटाने योग्य डिवाइस पर प्रतिबंध और प्रमाण सुरक्षित रखने को अधिक महत्व दे सकता है।

पहले उन सवालों को पहचानें जिनके उत्तर प्रबंधन अभी नहीं दे सकता। क्या दूरस्थ कर्मचारी निर्धारित समय में कंपनी के सिस्टम पर काम करते हैं? क्या वे गैर-अनुमोदित क्लाउड स्टोरेज या मैसेजिंग टूल इस्तेमाल करते हैं? क्या कोई कर्मचारी बार-बार सुरक्षा नियंत्रण को पार करता है? किन मशीनों पर संदिग्ध प्रोसेस, पुराना सॉफ़्टवेयर या अनधिकृत डाउनलोड हैं? उत्तर तय करते हैं कि कौन-से लॉग, रिकॉर्डिंग और अलर्ट जुटाना उपयोगी होगा।

केवल फ़ीचर मौजूद होने के कारण डेटा न जुटाएँ। अधिक डेटा के लिए अधिक स्टोरेज, समीक्षा का समय और पहुँच संबंधी अनुशासन चाहिए। उच्च जोखिम वाले वातावरण या स्पष्ट और सीमित जाँच में लगातार वीडियो और ऑडियो रिकॉर्डिंग उचित हो सकती है, लेकिन हर कर्मचारी और हर शिफ़्ट के लिए आवश्यक नहीं। कम जोखिम वाली टीम के लिए गतिविधि रिपोर्ट और घटना-आधारित रिकॉर्डिंग अधिक कुशल सामान्य विकल्प हो सकते हैं।

03नियम लागू करने में सहायक नीति बनाएँ

सॉफ़्टवेयर स्पष्ट स्वीकार्य-उपयोग नीति की जगह नहीं लेता। कर्मचारियों को समझना चाहिए कि कंपनी के डिवाइस और नेटवर्क की निगरानी होती है, कौन-सी गतिविधि रिकॉर्ड हो सकती है, रिकॉर्ड किसे दिखेगा और डेटा कितने समय रखा जाएगा। स्पष्ट सूचना भ्रम कम करती है और नियमों का अधिक समान रूप से पालन कराती है।

नीति में व्यावसायिक निरीक्षण और व्यक्तिगत निगरानी का अंतर होना चाहिए। तय करें कि क्या निगरानी केवल कंपनी के डिवाइस पर लागू है, क्या काम के समय से बाहर उपयोग की अनुमति है और क्या निजी खाते या बातचीत इसके दायरे से बाहर हैं। नियंत्रण से बचने, अनधिकृत टूल इंस्टॉल करने, सुरक्षित फ़ाइल स्थानांतरित करने या कंपनी के उपकरण से निषिद्ध काम करने के परिणाम भी स्पष्ट हों।

कानूनी आवश्यकताएँ राज्य या क्षेत्राधिकार, एकत्र डेटा के प्रकार, ऑडियो रिकॉर्ड करने और कर्मचारी के स्थान के अनुसार बदलती हैं। कई राज्यों में फैली और दूरस्थ टीमों से अतिरिक्त दायित्व बन सकते हैं। ऑडियो कैप्चर, कीस्ट्रोक लॉगिंग या विस्तृत सामग्री रिकॉर्डिंग चालू करने से पहले योग्य कानूनी सलाहकार से नीति और क्रियान्वयन की समीक्षा कराएँ। तकनीकी क्षमता का मतलब हर स्थिति में उसका उपयोग करने की अनुमति नहीं है।

निगरानी रिकॉर्ड तक पहुँच भी नियंत्रित होनी चाहिए। प्रबंधकों को अपनी टीम की उत्पादकता रिपोर्ट चाहिए हो सकती है, जबकि रिकॉर्डिंग प्राप्त करना, प्रतिबंध बदलना या संवेदनशील लॉग देखना केवल आईटी या सुरक्षा कर्मचारियों तक सीमित होना चाहिए। भूमिका-आधारित पहुँच, सुरक्षित ऑडिट ट्रेल और तय एस्केलेशन प्रक्रिया निगरानी डेटा को एक और अंदरूनी जोखिम बनने से रोकते हैं।

04अपवादों को सँभालने के लिए रिपोर्ट का उपयोग करें

कर्मचारियों को केवल एक माप, जैसे दर्ज घंटे या कीबोर्ड गतिविधि, से आँकना गलत तरीका है। ज्ञान-आधारित काम में पढ़ना, योजना बनाना, कॉल, प्रशिक्षण और समस्या सुलझाना शामिल है। संदर्भ वाली छोटी रिपोर्ट उस आक्रामक स्कोर प्रणाली से उपयोगी है जो परिणाम देने के बजाय व्यस्त दिखने के लिए प्रेरित करती है।

अपवाद ढूँढ़ने के लिए रिपोर्ट इस्तेमाल करें। काम से असंबंधित ब्राउज़िंग में अचानक वृद्धि, ऐसा ऐप जो इंस्टॉल नहीं होना चाहिए, समय से बाहर असामान्य गतिविधि, सीमित संसाधनों तक पहुँच की बार-बार विफल कोशिशें या कर्मचारी के सामान्य पैटर्न से बड़ी गिरावट देखें। फिर संदर्भ सत्यापित करें। मार्केटिंग कर्मचारी वैध रूप से सोशल प्लेटफ़ॉर्म उपयोग कर सकता है। डेवलपर को अपरिचित शोध साइट चाहिए हो सकती है। अपवाद जाँच का कारण है, स्वचालित फैसला नहीं।

यह तरीका अच्छे कर्मचारियों की भी रक्षा करता है। यदि टीम के किसी सदस्य पर समय बर्बाद करने का आरोप हो, तो रिकॉर्ड बता सकता है कि दावा सही है या नहीं। यदि सिस्टम बंद होने या धीमे ऐप से देरी हो रही है, तो निगरानी डेटा दिखा सकता है कि समस्या संचालन की है, व्यक्ति के प्रदर्शन की नहीं। तथ्य दोनों दिशाओं में प्रबंधन के निर्णय बेहतर करते हैं।

05दूरस्थ डिवाइस पर प्रशासनिक नियंत्रण बनाए रखें

दूरस्थ काम दायरा बढ़ाता है। लैपटॉप घर के नेटवर्क, होटल, ग्राहक के स्थल या निजी इंटरनेट से चल सकता है। यदि प्रशासक डिवाइस को केवल ऑफ़िस लौटने पर प्रबंधित कर सकें, तो सुरक्षा और सहायता की कमियाँ बहुत लंबे समय तक बनी रहती हैं।

ऐसा सिस्टम चुनें जो सुरक्षित क्लाउड-आधारित प्रबंधन से नेटवर्क के बाहर के डिवाइस की निगरानी और प्रशासन करे। आईटी को गतिविधि देखने, प्रतिबंध लगाने, अनुमति से फ़ाइल भेजने या प्राप्त करने, सिस्टम रीस्टार्ट करने, कमांड चलाने और सहायता के लिए डेस्कटॉप साझा करने में सक्षम होना चाहिए, बिना कर्मचारी के मशीन लाने की प्रतीक्षा किए।

रिकॉर्डिंग स्टोरेज की योजना भी निगरानी जितनी आवश्यक है। दर्जनों डिवाइस पर वीडियो, ऑडियो, स्क्रीनशॉट और गतिविधि लॉग तेज़ी से बढ़ सकते हैं। व्यवसाय की जरूरत, उपलब्ध क्षमता और नीति के अनुसार डेटा रखने की अवधि तय करें। स्थानीय नेटवर्क स्टोरेज और नियंत्रित क्लाउड गंतव्य आईटी को लचीलापन देते हैं, लेकिन संवेदनशील व्यावसायिक डेटा आने से पहले पहुँच अनुमतियाँ और एन्क्रिप्शन सत्यापित करने चाहिए।

Network LookOut का Net Monitor for Employees Professional इसी संयुक्त जरूरत के लिए बनाया गया है: एक सिस्टम में सीधी लाइव दृश्यता और रिकॉर्डिंग, विस्तृत गतिविधि रिपोर्ट, डिवाइस प्रतिबंध और दूरस्थ प्रशासन। कर्मचारी निरीक्षण टूल का मूल्यांकन करने वाले व्यवसायों के लिए पूरी सुविधाओं वाला ट्रायल लाइसेंस खरीदने से पहले यह जाँचने का व्यावहारिक तरीका है कि रिपोर्ट उपयोगी है, दूरस्थ डिवाइस भरोसेमंद ढंग से जुड़ते हैं और नियंत्रण मौजूदा नीतियों में फिट होते हैं।

06लागू करने के बाद परिणाम मापें

निगरानी लागू करने से मापने योग्य संचालन सुधार होने चाहिए। नियम लागू करने से पहले आधार तय करें: आम गैर-कार्य साइट, गैर-अनुमोदित ऐप, सहायता का औसत प्रतिक्रिया समय, काम के बाद चालू छोड़े गए डिवाइस या अनसुलझी नीति घटनाओं की संख्या। सामान्य व्यवहार समझने लायक समय तक सिस्टम उपयोग होने के बाद उन्हीं मापों की फिर समीक्षा करें।

कुछ बदलावों की अपेक्षा रखें। वेबसाइट ब्लॉक करने से वैध विक्रेता पोर्टल रुक सकता है। नई रिपोर्ट दिखा सकती है कि टीम गैर-अनुमोदित ऐप पर इसलिए निर्भर है क्योंकि स्वीकृत टूल अपर्याप्त है। सेटिंग सुधारें, उचित अपवाद दर्ज करें और नीति को वास्तविक काम के अनुरूप रखें।

उद्देश्य सीधा है: कंपनी के कंप्यूटर कंपनी के काम में लगें, जोखिम नुकसान बनने से पहले दिखें और निर्णय के समय प्रबंधकों के पास प्रमाण हों। इन परिणामों के अनुरूप निगरानी स्थापित होने पर वह अप्रयुक्त निगरानी डेटा का ढेर बनने के बजाय रोज़मर्रा के नियंत्रण का सिस्टम बनती है।