ซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานเพื่อการควบคุมที่ดีขึ้น

01ซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานควรทำอะไรได้บ้าง

เครื่องมือติดตามเวลาพื้นฐานบอกได้ว่าผู้ใช้เข้าสู่ระบบเมื่อใด แต่ข้อมูลนั้นมักไม่เพียงพอที่จะอธิบายปัญหาประสิทธิภาพ การละเมิดนโยบาย หรือภัยคุกคามจากภายในที่อาจเกิดขึ้น การติดตามที่มีประสิทธิภาพควรแสดงสิ่งที่เกิดขึ้นบนอุปกรณ์ ได้แก่ เว็บไซต์ที่เข้าชม แอปและกระบวนการที่ทำงาน ข้อความที่พิมพ์เมื่อนโยบายบริษัทอนุญาตให้ บันทึกการกดแป้นพิมพ์ และสิ่งที่ปรากฏบนเดสก์ท็อป

การดูหน้าจอแบบสด มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบปัญหาทันที โดยอาจแสดงว่าพนักงานกำลังใช้แอปธุรกิจที่กำหนด ติดขัดกับงานด้านเทคนิค หรือใช้อุปกรณ์บริษัททำกิจกรรมต้องห้าม การบันทึกหน้าจอ เพิ่มหลักฐานย้อนหลัง แทนที่จะอาศัยคำร้องเรียนที่คลุมเครือหรือความทรงจำที่ไม่ครบถ้วน ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องและยืนยันสิ่งที่เกิดขึ้นได้

ความแตกต่างนี้สำคัญทั้งในการดูแลประจำวันและระหว่างเกิดเหตุ รายงานที่กรองข้อมูลแล้ว อาจแสดงการใช้โซเชียลมีเดียมากเกินไป การเข้าชมเว็บไซต์ที่จำกัดซ้ำ ๆ แอปที่ไม่ได้รับอนุมัติ หรือช่วงที่ไม่มีการใช้งานนาน นอกจากนี้ยังอาจระบุคอขวดในขั้นตอนการทำงาน พนักงานอาจเสียเวลาหลายชั่วโมงกับกระบวนการเก่า ไม่ใช่เพราะไม่พยายาม แต่เพราะขาดสิทธิ์เข้าถึง การฝึกอบรม หรือเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

การติดตามโดยไม่ดำเนินการสร้างรายงานมากกว่าผลลัพธ์ แพลตฟอร์มที่ใช้งานได้จริงผสานการมองเห็นกับการควบคุม เช่น การบล็อก เว็บไซต์ และ แอป การ จำกัด USB และอุปกรณ์ การจัดการไฟล์ระยะไกล การควบคุมพลังงาน และการสั่งคำสั่ง หากผู้ใช้ติดตั้งซอฟต์แวร์โดยไม่ได้รับอนุญาต ทีมไอทีควรระบุและจัดการจากคอนโซลเดียวกันได้ หากอุปกรณ์ถูกเปิดทิ้งหลังเลิกงานหรือต้องรีสตาร์ต งานนั้นไม่ควรต้องเดินไปที่โต๊ะผู้ใช้

02เริ่มจากความเสี่ยงทางธุรกิจ ไม่ใช่รายการคุณสมบัติ

การตั้งค่าที่ดีที่สุดขึ้นกับสิ่งที่บริษัทต้องควบคุม ศูนย์บริการทางโทรศัพท์อาจต้องใช้การบันทึกหน้าจอและรายงานการใช้แอปเพื่อยืนยันว่าเจ้าหน้าที่ใช้ระบบที่กำหนด บริษัทบริการวิชาชีพอาจเน้นกิจกรรมเว็บ เวลาที่ใช้งาน และแอปที่เกี่ยวกับโครงการ องค์กรที่ดูแลข้อมูลลูกค้าอ่อนไหวอาจให้ความสำคัญกับกิจกรรมไฟล์ กระบวนการที่ไม่ได้รับอนุญาต การจำกัดอุปกรณ์ถอดได้ และการเก็บรักษาหลักฐานมากกว่า

เริ่มจากคำถามที่ฝ่ายบริหารยังตอบไม่ได้ พนักงานระยะไกลทำงานบนระบบบริษัทในเวลาที่กำหนดหรือไม่ มีการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลคลาวด์หรือเครื่องมือส่งข้อความที่ไม่ได้รับอนุมัติหรือไม่ มีพนักงานหลบเลี่ยงมาตรการความปลอดภัยซ้ำ ๆ หรือไม่ เครื่องใดมีกระบวนการน่าสงสัย ซอฟต์แวร์ล้าสมัย หรือการดาวน์โหลดที่ไม่ได้รับอนุญาต คำตอบจะกำหนดว่าควรเก็บบันทึก การบันทึกภาพ และการแจ้งเตือนใด

อย่าเก็บข้อมูลเพียงเพราะมีคุณสมบัติให้ใช้ ข้อมูลมากขึ้นต้องใช้พื้นที่เก็บ เวลาในการตรวจสอบ และวินัยในการเข้าถึงมากขึ้น การบันทึกวิดีโอและเสียงอย่างต่อเนื่องอาจสมเหตุผลในสภาพแวดล้อมความเสี่ยงสูงหรือการสอบสวนที่กำหนดขอบเขตแคบและชัดเจน แต่ไม่จำเป็นสำหรับพนักงานทุกคนและทุกกะ รายงานกิจกรรมและการบันทึกตามเหตุการณ์อาจเป็นค่าเริ่มต้นที่มีประสิทธิภาพกว่าสำหรับทีมความเสี่ยงต่ำ

03กำหนดนโยบายที่สนับสนุนการบังคับใช้

ซอฟต์แวร์ไม่สามารถแทนนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ซึ่งกำหนดไว้อย่างชัดเจน พนักงานควรเข้าใจว่าอุปกรณ์และเครือข่ายของบริษัทถูกติดตาม กิจกรรมประเภทใดอาจถูกบันทึก ใครเข้าถึงบันทึกได้ และเก็บข้อมูลไว้นานเท่าใด การแจ้งให้ทราบอย่างชัดเจนลดความสับสนและช่วยให้บังคับใช้นโยบายอย่างสม่ำเสมอ

นโยบายควรแยกการกำกับงานออกจากการสอดส่องเรื่องส่วนตัว กำหนดว่าติดตามเฉพาะอุปกรณ์บริษัทหรือไม่ อนุญาตให้ใช้นอกเวลาหรือไม่ และบัญชีหรือการสื่อสารส่วนตัวอยู่ภายนอกขอบเขตหรือไม่ รวมทั้งระบุผลของการหลบเลี่ยงการควบคุม ติดตั้งเครื่องมือโดยไม่ได้รับอนุญาต โอนไฟล์ที่ได้รับการป้องกัน หรือใช้อุปกรณ์บริษัททำกิจกรรมต้องห้าม

ข้อกำหนดทางกฎหมายต่างกันตามรัฐหรือเขตอำนาจ ประเภทข้อมูลที่เก็บ การบันทึกเสียง และสถานที่ทำงานของพนักงาน ทีมที่อยู่หลายรัฐและทีมระยะไกลอาจมีหน้าที่เพิ่มเติม ก่อนเปิดใช้การเก็บเสียง การบันทึกแป้นพิมพ์ หรือการบันทึกเนื้อหาอย่างละเอียด ให้ที่ปรึกษากฎหมายที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตรวจสอบนโยบายและการนำไปใช้ ความสามารถทางเทคนิคไม่ได้หมายถึงสิทธิ์ใช้งานในทุกสถานการณ์

การเข้าถึงบันทึกการติดตามก็ต้องควบคุม ผู้จัดการอาจต้องใช้รายงานประสิทธิภาพของทีมตน แต่การเรียกดูการบันทึก เปลี่ยนข้อจำกัด หรือดูบันทึกอ่อนไหวควรสงวนให้ฝ่ายไอทีหรือความปลอดภัย การเข้าถึงตามบทบาท การเก็บร่องรอยตรวจสอบ และกระบวนการส่งต่อเรื่องที่ชัดเจนช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลการติดตามกลายเป็นความเสี่ยงภายในอีกอย่าง

04ใช้รายงานจัดการกรณีผิดปกติ

การตัดสินพนักงานด้วยตัวชี้วัดเดียว เช่น ชั่วโมงที่บันทึกหรือกิจกรรมแป้นพิมพ์ เป็นแนวทางที่ผิด งานที่ใช้ความรู้รวมถึงการอ่าน การวางแผน การโทร การฝึกอบรม และการแก้ปัญหา รายงานสั้นที่มีบริบทมีประโยชน์กว่าระบบให้คะแนนที่เข้มงวดจนกระตุ้นให้พนักงานดูยุ่งแทนที่จะสร้างผลงาน

ใช้รายงานค้นหากรณีผิดปกติ มองหาการท่องเว็บที่ไม่เกี่ยวกับงานเพิ่มขึ้นฉับพลัน แอปที่ไม่ควรถูกติดตั้ง กิจกรรมนอกเวลาที่ไม่ปกติ ความพยายามเข้าถึงทรัพยากรจำกัดที่ล้มเหลวซ้ำ ๆ หรือกิจกรรมที่ลดลงมากจากรูปแบบปกติของพนักงาน จากนั้นตรวจสอบบริบท พนักงานการตลาดอาจใช้แพลตฟอร์มสังคมได้อย่างถูกต้อง นักพัฒนาอาจต้องใช้เว็บไซต์ค้นคว้าที่ไม่คุ้นเคย กรณีผิดปกติคือเหตุผลให้ตรวจสอบ ไม่ใช่คำตัดสินอัตโนมัติ

แนวทางนี้ยังปกป้องพนักงานที่ดี หากสมาชิกทีมถูกกล่าวหาว่าเสียเวลา บันทึกสามารถแสดงได้ว่าข้อกล่าวหาถูกต้องหรือไม่ หากระบบล่มหรือแอปช้าทำให้งานล่าช้า ข้อมูลติดตามอาจยืนยันว่าปัญหาอยู่ที่การดำเนินงาน ไม่ใช่ผลงานส่วนบุคคล ข้อเท็จจริงช่วยให้การตัดสินใจของฝ่ายบริหารดีขึ้นทั้งสองทาง

05รักษาการควบคุมดูแลอุปกรณ์ระยะไกล

การทำงานระยะไกลขยายขอบเขต แล็ปท็อปอาจใช้งานจากเครือข่ายบ้าน โรงแรม สถานที่ของลูกค้า หรืออินเทอร์เน็ตส่วนตัว หากผู้ดูแลจัดการอุปกรณ์ได้เฉพาะเมื่อกลับสำนักงาน ช่องว่างด้านความปลอดภัยและการสนับสนุนจะคงอยู่นานเกินไป

เลือกระบบที่รองรับการติดตามและดูแลอุปกรณ์นอกเครือข่ายผ่าน การจัดการคลาวด์ที่ปลอดภัย ทีมไอทีควรดูกิจกรรม กำหนดข้อจำกัด โอนหรือเรียกไฟล์เมื่อได้รับอนุญาต รีสตาร์ตระบบ สั่งคำสั่ง และ แชร์เดสก์ท็อปเพื่อช่วยเหลือ ได้โดยไม่ต้องรอให้พนักงานนำเครื่องกลับมา

พื้นที่เก็บการบันทึกต้องวางแผนพอ ๆ กับการติดตาม วิดีโอ เสียง ภาพหน้าจอ และบันทึกกิจกรรมอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วบนอุปกรณ์หลายสิบเครื่อง กำหนดระยะเวลาเก็บตามความต้องการธุรกิจ ความจุที่มี และนโยบาย การรองรับพื้นที่เครือข่ายภายในและ ปลายทางคลาวด์ที่ควบคุมได้ ทำให้ไอทียืดหยุ่น แต่ควรตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึงและ การเข้ารหัส ก่อนบันทึกข้อมูลธุรกิจอ่อนไหว

Net Monitor for Employees Professional ของ Network LookOut ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ร่วมกันนี้ ได้แก่ การดูสดและบันทึก รายงานกิจกรรมละเอียด ข้อจำกัดอุปกรณ์ และการดูแลระยะไกลในระบบเดียว สำหรับธุรกิจที่ประเมินเครื่องมือติดตามพนักงาน รุ่นทดลองที่ใช้ได้ครบทุกฟังก์ชัน เป็นวิธีปฏิบัติในการยืนยันว่ารายงานมีประโยชน์ อุปกรณ์ระยะไกลเชื่อมต่อได้เชื่อถือได้ และการควบคุมเหมาะกับนโยบายเดิมก่อนซื้อสิทธิ์ใช้งาน

06วัดผลหลังนำระบบมาใช้

การนำระบบติดตามมาใช้ควรสร้างการเปลี่ยนแปลงที่วัดผลได้ กำหนดข้อมูลตั้งต้นก่อนบังคับใช้ เช่น เว็บไซต์นอกงานที่ใช้บ่อย แอปที่ไม่ได้รับอนุมัติ เวลาตอบสนองเฉลี่ยของฝ่ายสนับสนุน อุปกรณ์ที่เปิดทิ้งหลังเลิกงาน หรือจำนวนเหตุละเมิดนโยบายที่ยังไม่แก้ไข ทบทวนตัวชี้วัดเดิมหลังระบบถูกใช้นานพอที่จะเห็นพฤติกรรมปกติ

เตรียมปรับเปลี่ยนบางอย่าง การบล็อกเว็บไซต์อาจขัดขวางพอร์ทัลผู้ขายที่ถูกต้อง รายงานใหม่อาจเปิดเผยว่าทีมพึ่งพาแอปที่ไม่ได้รับอนุมัติเพราะเครื่องมือที่อนุมัติไม่เพียงพอ แก้การตั้งค่า บันทึกข้อยกเว้นเมื่อมีเหตุผล และให้นโยบายสอดคล้องกับงานจริง

เป้าหมายชัดเจน คือคอมพิวเตอร์บริษัทควรใช้ทำงานบริษัท มองเห็นความเสี่ยงก่อนเกิดความเสียหาย และผู้จัดการมีหลักฐานเมื่อต้องตัดสินใจ เมื่อกำหนดการติดตามตามผลลัพธ์เหล่านี้ ระบบจะเป็นเครื่องมือควบคุมประจำวัน แทนที่จะเป็นกองข้อมูลเฝ้าระวังที่ไม่ได้ใช้