ซอฟต์แวร์ติดตามการใช้แอปพลิเคชันเพื่อการควบคุม

01ซอฟต์แวร์ติดตามการใช้แอปพลิเคชันบันทึกอะไร

ซอฟต์แวร์ติดตามการใช้แอปพลิเคชัน บันทึกโปรแกรมที่คนใช้บนคอมพิวเตอร์บริษัทและให้รายงานกิจกรรมเพื่อทบทวน ตามคุณสมบัติที่ตั้งค่าไว้ รายงานอาจใช้ร่วมกับภาพหน้าจอสด การบันทึกเดสก์ท็อป และการควบคุมแอป ผู้จัดการใช้หลักฐานตรวจความล่าช้าและความเสี่ยงด้านนโยบาย ส่วน IT ระบุเครื่องมือที่ไม่อนุมัติและตอบสนอง

การติดตามที่มีประโยชน์เกินกว่ารายชื่อโปรแกรมที่เปิดในวันนั้น ผู้จัดการต้องรู้แอปที่ใช้ ระยะเวลาที่ทำงาน เวลาใช้ และตรงกับตารางงานหรือไม่ IT ต้องการบริบทเพิ่ม เช่น กระบวนการที่ทำงาน กิจกรรมเบราว์เซอร์ และสัญญาณพยายามเลี่ยงการควบคุม หากความเสี่ยงสมควร ให้รวมกับหลักฐานตรวจสอบไฟล์และการควบคุมอุปกรณ์จากระบบที่ตั้งค่าไว้

รายงานกิจกรรมแอป ควรกรองตามพนักงาน คอมพิวเตอร์ ช่วงวันที่ หรือชื่อแอปได้ เมื่อประเมินแผนก ให้ดูผู้ใช้และเครื่องที่เกี่ยวข้องร่วมกัน หากไม่กรอง ข้อมูลเหตุการณ์ดิบจำนวนมากเพิ่มงานมากกว่าประหยัด เมื่อกรองได้ ผู้จัดการปฏิบัติการตรวจการใช้ CRM ของฝ่ายขายในหนึ่งสัปดาห์ ขณะที่ IT ตรวจว่าแอปต้องห้ามปรากฏบนเครื่องใดหรือไม่

การดูหน้าจอ และ บันทึกเดสก์ท็อป เพิ่มบริบทที่ชื่อแอปบอกไม่ได้ โปรแกรมอาจเปิดหลายชั่วโมงขณะพนักงานไม่ได้ใช้งาน ทำงานอีกหน้าต่าง หรือทำสิ่งนอกบทบาท ภาพสดและบันทึกช่วยยืนยันสิ่งที่เกิดจริง ไม่เพียงบอกว่ามีกระบวนการใดทำงาน

เวลาในแอป เวลาว่าง และงานที่เสร็จเป็นคนละตัวชี้วัด

กระบวนการที่กำลังทำงานไม่เหมือนแอปที่อยู่เบื้องหน้า และเวลาเบื้องหน้าไม่ใช่หลักฐานว่าทำงานได้ผล อ่านการใช้แอปร่วมกับกิจกรรมผู้ใช้ งานที่มอบหมาย และผลลัพธ์ การออกแบบนานอาจเป็นเรื่องปกติ แต่เปิดเครื่องมือรีโมตที่ไม่ได้อนุญาตเพียงสั้น ๆ อาจต้องตรวจเพิ่ม การแยกแยะนี้ทำให้การติดตามมีประโยชน์โดยไม่ให้คะแนนผลงานทุกนาที

02เปลี่ยนรายงานการใช้แอปเป็นการควบคุมอุปกรณ์

รายงานระบุปัญหาแต่ไม่แก้ให้ หากพนักงานเข้าเว็บบันเทิงซ้ำ ติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่อนุมัติ หรือใช้บริการแชร์ไฟล์เสี่ยง ผู้จัดการและผู้ดูแลต้องตอบสนองจากระบบบริหารเดียวกันได้

นี่คือจุดที่การติดตามเป็นการควบคุม แพลตฟอร์มที่ใช้ได้จริงควรให้ผู้ดูแล บล็อกเว็บไซต์ และ แอป จำกัดอุปกรณ์ หยุดหรือป้องกันกระบวนการที่ไม่ได้อนุญาต และใช้นโยบายสม่ำเสมอทุกเครื่องที่ดูแล การควบคุมเหล่านี้ลดช่องว่างระหว่างพบความเสี่ยงกับหยุดมัน

สมมติพนักงานติดตั้งแอปเดสก์ท็อประยะไกลที่ไม่อนุมัติ รายงานอาจแสดงว่าแอปเคยทำงาน แต่ไม่พิสูจน์ว่าติดตั้งเมื่อใดหรืออย่างไร ระบบที่ครบกว่าช่วย IT ตรวจบันทึกหน้าจอและกระบวนการที่มี บล็อกแอป ส่งไฟล์ที่จำเป็น และบันทึกการตอบสนอง หากต้องลบ ให้ใช้ขั้นตอนบริหารระยะไกลที่อนุมัติ ผลต่างจากเพียงส่งอีเมลแล้วหวังว่าจะมีคนลบซอฟต์แวร์อย่างชัดเจน

หลักเดียวกันใช้กับผลิตภาพ หากรายงานพบว่าแผนกเสียเวลามากกับกลุ่มเว็บไซต์ ผู้จัดการพูดถึงพฤติกรรมโดยตรงได้ หากแพร่หลายและผิดนโยบายชัดเจน IT จำกัดเว็บไซต์ด้วยรายการ URL หรือคำสำคัญที่อนุมัติได้ คำตอบที่เหมาะขึ้นกับบทบาท ความต้องการธุรกิจ และกฎลายลักษณ์อักษร การติดตามควรช่วยดุลยพินิจผู้จัดการ ไม่ใช่แทนที่

03ขั้นตอนติดตามที่ใช้ได้จริงสำหรับผู้จัดการและ IT

ซอฟต์แวร์ติดตามแอปที่ดีเข้ากับกิจวัตรทำซ้ำได้ แทนการต้องเฝ้าตลอด ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องดูทุกหน้าจอทั้งวัน แต่ต้องมีข้อยกเว้น หลักฐาน และวิธีตรวจผลงานเมื่อค่าชี้วัดหรือกำหนดส่งทำให้สงสัย

ผู้จัดการแผนกอาจเริ่มด้วย รายงานรายสัปดาห์ ของแอปที่ใช้มาก ช่วงไม่ใช้งาน และเว็บนอกธุรกิจ หากผลของพนักงานหนึ่งคนต่างจากทีมมาก ก็ตรวจช่วงนั้นละเอียดขึ้น อาจพบเหตุผลถูกต้อง เช่น ฝึกอบรม ค้นคว้า ปัญหาช่วยลูกค้า หรือแอปธุรกิจจัดหมวดผิด หรืออาจพบสิ่งรบกวนที่เลี่ยงได้และความไม่ใส่ใจที่ต้องจัดการ

IT ใช้ข้อมูลเดียวกันต่างออกไป อาจตรวจพบกระบวนการใหม่ ซอฟต์แวร์นอกบัญชีอนุมัติ หรือเบราว์เซอร์น่าสงสัย แล้วเทียบกับหลักฐานโอนไฟล์จากแหล่งตรวจสอบอื่นเมื่อมี รวมบันทึกแอปและกระบวนการกับภาพหน้าจอให้หลักฐานดีกว่าแจ้งเตือนคลุมเครือ ช่วยแยกว่าเป็นอุบัติเหตุ การละเมิด หรืออาจเป็น เหตุความเสี่ยงภายใน

ทีมไฮบริดและระยะไกลต้องเห็นกิจกรรมนอกเครือข่ายด้วย แล็ปท็อปยังเป็นทรัพย์สินบริษัทเมื่อออกจากสำนักงาน การเชื่อมต่อ Cloud ที่ตั้งค่าแล้วให้ผู้ดูแลตรวจ อุปกรณ์ระยะไกล ผ่านอินเทอร์เน็ตเมื่อเชื่อมต่อ ทั้งที่บ้าน ระหว่างเดินทาง หรือที่ลูกค้า วางแผนเก็บรายงานกิจกรรมแยกจากที่เก็บวิดีโอ เพื่อให้เรียกดูข้อมูลจำเป็นได้

ใน Net Monitor for Employees Pro การติดตามผ่านอินเทอร์เน็ตต้องมีบัญชี Cloud และสิทธิ์ Cloud แบบสมัครสมาชิกที่เหมาะสม ตั้งค่าด้วย คำแนะนำการติดตามระยะไกล แล้วทดสอบรายงานและการเก็บรักษาที่ทีมจะใช้เป็นหลัก

04คุณสมบัติติดตามแอปที่ควรประเมิน

เครื่องมือควรตรงระดับการควบคุมที่องค์กรต้องการจริง สำนักงานเล็กที่สนใจเวลาสูญเปล่าอาจเน้นรายงานแอปและล็อกเว็บ ธุรกิจที่ถือข้อมูลลูกค้า การเงิน แบบเฉพาะ หรือข้อมูลตามกฎ มักต้องมีบันทึกภาพ การเห็นกระบวนการ ข้อจำกัด และที่เก็บปลอดภัยด้วย

ประเมินความสามารถเหล่านี้เป็นระบบทำงานร่วมกัน ไม่ใช่ช่องให้ติ๊กแยกกัน:

• บันทึกแอป เว็บไซต์ และกระบวนการ เพื่อระบุโปรแกรมที่ใช้ สิ่งรบกวน เครื่องมือไม่ได้รับอนุญาต และกระบวนการน่าสงสัย
• ภาพหน้าจอสดและการบันทึกเดสก์ท็อป เพื่อยืนยันบริบท สืบสวนเหตุการณ์ และเก็บหลักฐานกิจกรรมชัดเจน
• บล็อกเว็บไซต์และแอป เพื่อใช้นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ แทนการตอบสนองต่อการละเมิดเดิมซ้ำ ๆ
• เครื่องมือบริหารระยะไกล สำหรับไฟล์ การเปิดปิดเครื่อง คำสั่ง ข้อจำกัดอุปกรณ์ และการช่วยเหลือโดยไม่ต้องเข้าถึงเครื่องจริง
• พื้นที่เก็บวิดีโอที่ยืดหยุ่น รองรับระบบภายในและคลาวด์ที่อนุมัติ เช่น SMB, FTP, SFTP, WebDAV, พื้นที่เก็บที่เข้ากันได้กับ Amazon S3, Google Cloud Storage และ Azure Blob Storage

ต้องใส่ใจพื้นที่เก็บ วิดีโอเดสก์ท็อปใช้ความจุมาก โดยเฉพาะเมื่อเก็บหลายสัปดาห์หรือเดือน กำหนด ระยะเวลาเก็บ ตามวัตถุประสงค์ จำนวนเครื่อง ต้นทุน และภาระผูกพันทางสัญญาหรือกฎระเบียบ การเก็บทุกอย่างไม่มีกำหนดมักไม่จำเป็นหรือคุ้มค่า แต่เก็บน้อยเกินไปอาจทำให้ไม่มีหลักฐานเมื่อต้องใช้ที่สุด

ตรวจ ตัวเลือกเก็บวิดีโอ ที่แต่ละแพลตฟอร์มรองรับ เมื่อโอนข้อมูลอ่อนไหว ให้เลือกการเชื่อมต่อเข้ารหัส เช่น SFTP หรือ WebDAV ผ่าน HTTPS เพราะ FTP มาตรฐานไม่เข้ารหัสการโอน ตั้ง การเข้ารหัสวิดีโอ ตามความเหมาะสม และยืนยันว่าผู้มีสิทธิ์เรียกข้อมูลที่ต้องการได้

05ตั้งกฎชัดเจนในการติดตามแอปของพนักงาน

การติดตามพนักงานได้ผลดีเมื่อมีนโยบายเขียนชัด ใช้สม่ำเสมอ และมีวัตถุประสงค์ธุรกิจที่ชอบธรรม เครื่องบริษัทควรมีกฎการใช้ที่อธิบายกิจกรรมที่อาจติดตาม ซอฟต์แวร์ต้องห้าม การจัดการข้อมูล และผลเมื่อฝ่าฝืน

ข้อกำหนดต่างกันตามรัฐ อุตสาหกรรม ข้อตกลงสหภาพ และชนิดการสื่อสาร ขอคำแนะนำกฎหมายที่เหมาะก่อนใช้ โดยเฉพาะงานระยะไกล เสียง หรือหลายรัฐ ความโปร่งใสและแจ้งอย่างถูกต้องอาจลดข้อพิพาทและช่วยบริษัทปกป้องระบบ ข้อมูล และเวลางานที่จ่ายเงิน โดยเคารพหน้าที่และสิทธิ์คนทำงาน

สำหรับที่ทำงานในสหราชอาณาจักร คำแนะนำของ ICO เรื่องการติดตามคนทำงาน ครอบคลุมวัตถุประสงค์ ความโปร่งใส ความได้สัดส่วน และการเก็บรักษา ตรวจข้อกำหนดของพื้นที่ที่พนักงานทำงาน แทนการสมมติว่านโยบายเดียวเหมาะกับทุกเขตอำนาจ

นโยบายต้องกำหนดสิทธิ์ดูบันทึกด้วย ไม่ใช่ผู้จัดการทุกคนต้องดูทุกวิดีโอหรือ บันทึกการกดแป้นพิมพ์ จำกัดสิทธิ์ผู้ดูแลแก่ผู้มีความจำเป็นด้านงานหรือความปลอดภัย และบันทึกว่าใครดู ส่งออก แก้ไข หรือลบข้อมูลได้ การกำกับดูแลที่เข้มแข็งปกป้องพนักงานจากการใช้ผิดและธุรกิจจากการควบคุมภายในล้มเหลว

06วิธีเริ่มติดตามการใช้แอปพลิเคชัน

อย่าเริ่มด้วยแผนคลุมเครือว่าอยากเห็นมากขึ้น เริ่มจากสถานการณ์ที่เสียเวลาหรือเสี่ยง เช่น ซอฟต์แวร์ไม่อนุมัติ พลาดกำหนดซ้ำ ไม่ทำงานโดยไม่มีคำอธิบาย การท่องเว็บเสี่ยง หรือพยายามเลี่ยงนโยบายเครื่องซ้ำ ๆ

ตั้งรายงานตามข้อกังวลนั้นก่อน กำหนดฐานปกติแต่ละบทบาทแล้วตรวจความต่างที่มีนัย แทนการถือว่าทุกความต่างเป็นความผิด นักออกแบบ เจ้าหน้าที่ช่วยเหลือ นักบัญชี และผู้ประสานงานภาคสนามใช้แอปและมี รูปแบบงาน ต่างกัน บริบทช่วยไม่ให้เสียเวลาผู้จัดการและทำให้มาตรการมีเหตุผลรองรับ

ทดสอบรายงานและการควบคุมกับกลุ่มเล็ก

ยืนยันขั้นตอนบนอุปกรณ์บริษัทที่ได้รับอนุญาตกลุ่มเล็กก่อนขยายไปทั้งแผนก ความช่วยเหลือ Reporting อธิบายปุ่มควบคุมรายงานและการเก็บรักษา

• เปิดรายงานที่เกี่ยวข้อง ใน Reporting ตั้งค่า Application usage report และรายงานกิจกรรมผู้ใช้ ใช้ Enable และ Save configuration สำหรับข้อมูลที่จะเก็บ
• เลือกช่วงตรวจสอบที่มีประโยชน์ ตั้ง Time range และกรองตามคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้ และแอปเมื่อมีตัวเลือก เปรียบเทียบบทบาทและช่วงทำงานที่เทียบเคียงกัน
• ยืนยันบริบท ตรวจหลักฐานหน้าจอที่อนุญาตและคุยถึงรูปแบบผิดคาดก่อนตัดสินว่าเป็นการละเมิดหรือเสียผลิตภาพ
• ทดสอบการตอบสนองที่กำหนด ตรวจ กฎอนุญาตหรือบล็อกแอป บนอุปกรณ์ทดลอง ยืนยันว่างานที่ถูกต้องยังทำได้ และบันทึกข้อยกเว้นกับสิทธิ์ผู้ตรวจสอบ

Net Monitor for Employees Pro รวมการติดตามกิจกรรมกับการควบคุมระยะไกลที่ต้องใช้ตอบสนองรวดเร็ว ทดลองใช้ฟรี แบบครบฟังก์ชันช่วยทดสอบรายงาน การบันทึก การบล็อก และการควบคุมบนระบบของคุณก่อนซื้อสิทธิ์

คำถามที่มีประโยชน์ไม่ใช่ว่าพนักงานเคยใช้แอปนอกธุรกิจหรือไม่ แต่คือกิจกรรมนั้นลดผลิตภาพที่วัดได้ ฝ่าฝืนกฎ เปิดเผยข้อมูล หรือขัดขวางหน้าที่องค์กรหรือไม่ เมื่อตอบด้วยบันทึกชัดเจนและแก้ไขจากคอนโซลเดียวได้ การกำกับดูแลก็เป็นส่วนที่ใช้ได้จริงของการบริหารธุรกิจ

07คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการติดตามแอป

การติดตามแอปวัดผลิตภาพพนักงานได้หรือไม่

ให้หลักฐานเรื่องการใช้งาน เวลา และรูปแบบงาน แต่ไม่ยืนยันคุณภาพหรือปริมาณงานที่เสร็จด้วยตัวมันเอง เปรียบเทียบรายงานกับความคาดหวังของบทบาท ผลงาน และบริบทของกิจกรรมผิดปกติก่อนตัดสินเรื่องประสิทธิภาพ

ติดตามการใช้แอปบนเครื่องพนักงานระยะไกลได้หรือไม่

ได้ เมื่อเป็นอุปกรณ์ที่รองรับและตั้งค่าการเชื่อมต่อแล้ว Net Monitor for Employees Pro ใช้บัญชี Cloud กับสิทธิ์ Cloud แบบสมัครสมาชิกสำหรับอินเทอร์เน็ต ทดสอบการเชื่อมต่อ การเก็บรายงาน สิทธิ์ และระยะเวลาเก็บบนเครื่องของคุณก่อนขยายการใช้

การติดตามช่วยบล็อกซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้อนุญาตได้หรือไม่

รายงานช่วยระบุเครื่องมือที่ต้องสืบสวน Net Monitor for Employees Pro ยังมีการควบคุมแอปและกระบวนการ เช่น ปิดงานที่เลือกและกำหนดรายการอนุญาตหรือบล็อก ยืนยันประโยชน์ทางธุรกิจก่อนจำกัด และใช้ขั้นตอนบริหารที่อนุมัติหากต้องถอนการติดตั้ง