従業員監視 / 実践ガイド
従業員監視: 役割、レビュー、および管理
マネージャー、IT、人事、セキュリティの責任を明確にして従業員の監視を組織し、しきい値を確認し、検証された懸念事項に適切に対応します。
期限を過ぎてしまったことが、1 つの明らかな失敗から始まることはほとんどありません。それは、散らばった気を散らすもの、不正なツール、記録されていないファイル転送、または何週間も誰もチェックしていないリモート エンドポイントから始まる可能性があります。 従業員監視は、管理者と IT チームの活動記録を提供して、問題を特定し、何が起こったのかを確認し、影響が広がる前に是正措置を講じることに役立ちます。
中小企業の目標は、有給労働時間、会社システム、顧客データ、運用基準を保護することです。適切なアプローチにより、目に見えないエンドポイントのアクティビティが、管理者が確認、フィルタリング、および議論できる記録に変わります。その価値は、単に記録をより多く収集することによってではなく、記録がサポートする決定によってもたらされます。
従業員監視とは何ですか?
労働力監視は、仕事関連の活動を体系的に観察しレビューすることです。このガイドでは、アクティビティ レポート、ライブ画面、および録画を通じて、許可された会社のコンピューターを監視することを意味します。これらの記録を明確なポリシーと人間によるレビューとともに使用すると、生産性のギャップを調査し、ポリシーのリスクを確認し、どのサポートまたはエンドポイント制御が必要かを決定するのに役立ちます。
01従業員の活動を確認する前に所有者を割り当てる
有用な労働力監視プログラムは、誰が質問できるか、誰が証拠を検証するか、誰が回答を承認するかを定義します。次の責任モデルは組織プロセスの一例であり、これらの承認ロールがソフトウェアに組み込まれているという主張ではありません。
- マネージャー: は、作業上の質問を特定し、利用可能なアクティビティを割り当ておよび出力と比較し、従業員にコンテキストを尋ねます。マネージャーは、アイドル期間から不正行為を宣言するのではなく、未解決の懸念事項を記録します。
- IT: デバイス、ユーザー、時間範囲、収集範囲を確認します。技術的な原因を調査します。そして、承認された範囲を限定したサポート アクションを適用します。 IT 部門は結果を検証し、重要な変更を記録します。
- 人事または指定されたレビュー担当者: 人事決定の前に、ポリシーの一貫性、従業員の説明、適切な管理プロセスをチェックします。
- セキュリティ: 信頼できるデータまたはアカウントのリスクを評価し、裏付けとなる情報源を特定し、関連する証拠を保存し、インシデントの封じ込めを調整します。
明確なパスに従ってください: 質問 → 適用範囲チェック → 裏付け → 承認されたアクション → 検証 → 終了。証拠が不完全なままの場合は、何が不明で誰がそれを解決するのかを文書化します。緊急封じ込めは事件手順に従います。パフォーマンスに関する日常的な懸念は、管理プロセスの後に発生します。
ポリシーガイドを使用してコレクションの境界を文書化し、実証済みの証拠の例を使用して観察、説明、調査結果を区別します。古い調査が無制限の監視にならないように、定期的にアクセスを確認してケースをオープンしてください。 購入を決定するには、ソフトウェア評価ワークシートを使用してください。
02従業員監視を使用して生産性ギャップを説明する
生産性の問題は、出力レポートに表示される前にアクティビティ パターンを残す可能性があります。営業担当者は、業務以外の業務に長時間費やす場合があります。サポート従業員は、チケットと低速な内部ツールの間で繰り返し切り替えを行う場合があります。リモート ワーカーは、コンピューターがほとんど入力を記録しない間、サインインしたままになる可能性があります。画面表示とアプリケーション レポートは、管理者がこれらが個別のイベントなのか、繰り返し発生する気を散らすものなのか、修復が必要なワークフローなのかを調査するのに役立ちます。
大まかな非難は士気を損ない、根本的な問題が解決されることはほとんどありません。フィルタリングされたアクティビティ レポートは、レビューを個人、チーム、またはワークフローに絞り込むのに役立ちますが、それ自体で原因を特定することはできません。マネージャーは、記録を仕事の割り当て、遅延、従業員のアカウントと比較し、特定の行動に対処したり、不明確なプロセスを修正したり、必要に応じてトレーニングを提供したりできます。
完了した作業からコンピュータのアクティビティを分離する
アイドル期間には、顧客との電話、読書、会議、承認待ちなどが含まれる場合があります。アプリケーションを開いたままにしても、持続的な注意力は確立されず、アクティビティの合計が高いからといって品質の証明にはなりません。ギャップを調査するときはアイドル時間レビュー ガイドを使用し、エンドポイント シグナルを、解決されたケース、正確な注文、完了したプロジェクトのマイルストーンなどの関連する結果と組み合わせます。
たとえば、顧客の応答が遅くなっているサポート チームを考えてみましょう。レビュー担当者は、チケットの更新の間に繰り返しギャップがあることを発見しました。申請記録の照合とチームとのディスカッションから、従業員が上司の承認を待っていることがわかります。有用な介入は、承認の所有権と納期の期待を明確にすることです。代わりに、割り当てられたサポート作業中に無関係な閲覧を繰り返していることが証拠に示されている場合は、コーチングまたは対象を絞った Web サイトの制限が適切である可能性があります。同じアクティビティ信号が異なるアクションを引き起こす可能性があります。
セキュリティは、すぐに使用できるもう 1 つの使用例です。インサイダーリスクは必ずしも意図的な窃盗のように見えるわけではありません。これには、従業員が会社の文書用に個人的な電子メールを使用したり、未承認のファイル共有サービス、リムーバブル デバイス、または過剰な権限を持つブラウザ拡張機能を使用したりすることが含まれる可能性があります。 Web サイトのログ、プロセス情報、関連するデスクトップの記録、およびデバイスの制御が調査をサポートします。アクセスした URL や開いているファイル共有ページだけでは、ファイルが転送されたことを証明するものではありません。関連するサービスまたはセキュリティ システムからの記録を使用して、疑わしい転送を裏付けます。
規制された作業環境や機密性の高いクライアント環境では、保持された記録によって内部レビューをサポートすることもできます。日付の付いた報告書、関連する記録、文書化された管理テストは、誰かがチェックしたという口頭での主張よりも多くのコンテキストを提供します。情報源を保管し、証拠を含むメモを確認してください。監視ソフトウェアだけでは、規制への準拠を確立したり、記録が特定の法的基準を満たすことを保証したりすることはできません。
03記録を収集する前に従業員監視ポリシーを設定する
従業員の監視は、書面化されたビジネス ルールに関連付けられている場合に最も効果的に機能します。従業員は、会社のデバイスとアカウントの許可された使用、どのようなアクティビティが監視される可能性があるか、いつ監視が適用されるか、誰が記録にアクセスできるか、組織が懸念や違反にどのように対処するかを理解する必要があります。明確な通知と一貫した説明が、より良い管理をサポートします。 職場監視ポリシーガイドは、これらの選択を文書化するためのフレームワークを提供します。
範囲をリスクと目的に合わせてください。財務データ、健康情報、知的財産、または顧客記録を扱う企業では、主にスケジュール管理や電子メールにコンピューターを使用するビジネスとは異なる証拠が必要になる場合があります。感度が高くても、より多くのデータを収集したり、より長く保存したりすることが自動的に正当化されるわけではありません。リモート エンドポイントには、オフィス ネットワークを超えて機能する展開およびアクセス モデルも必要です。
導入前に、該当する地域、国、契約、業界の要件を確認してください。監視ルール、従業員への通知義務、労働協約、および録音要件は、場所や活動によって異なる場合があります。適切な法律顧問またはプライバシー顧問に、提案された範囲を評価してもらいます。会社がコンピューターを所有しているからといって、従業員のプライバシーへの配慮がなくなるわけではありません。また、従業員の承認だけをあらゆる監視方法に対して包括的に許可するものとして扱うべきではありません。
法域固有の参考資料の 1 つとして、英国情報コミッショナー局は、guidance on monitoring workersにおける法的根拠、透明性、必要性、比例性の重要性について説明しています。 ICO は現在、法改正を受けてこのガイダンスを検討中としてマークしています。単一の国のガイダンスを普遍的なルールとして扱うのではなく、自国の労働力に対する現在の要件を確認してください。
詳細なアクティビティ データを収集する前に、責任を割り当ててください。レポートまたはサポートされているアラートを誰がレビューするか、どの調査結果が調査を正当化するか、誰が制限を承認できるか、いつレコードが削除されるかを決定します。日常的なマネージャーのレビューを、機密性の高い人事やセキュリティの調査から分離します。所有者と明確な保存ルールが設定された小規模な証拠セットは、多くの場合、誰も検索できない管理されていないアーカイブよりも役立ちます。
04監視の証拠を文書化した対応に変える
実際の従業員監視ワークフローは、観察、検証、行動、文書化です。管理者またはマネージャーは、異常なパターンを特定し、関連する記録とビジネス コンテキストを確認し、適切な措置を講じ、結果を記録します。アクションには、コーチング、テクニカル サポート、プロセスの変更、エンドポイントの制限などがあります。生産性に関するシグナルを不正行為として扱う前に、説明を確認してください。
従業員が未承認のファイル共有サービスを繰り返し使用しているとします。説明としては、不注意、不明確なルール、利用できない承認済みツール、またはセキュリティを回避する試みなどが考えられます。利用可能な Web サイトとアプリケーションの記録を確認し、関連する証拠を保存し、ビジネス ニーズを確認します。その後、IT 部門はサイトをブロックし、実行中のプロセスを検査し、ログが存在する関連ファイルのアクティビティを評価し、適切なデバイス制限を適用できます。データ損失が疑われる場合は、閲覧履歴から裏付けのない結論を出すのではなく、セキュリティ所有者に直ちに関与して、インシデントのプロセスに従ってください。
同じアプローチが生産性にも当てはまります。割り当てられた業務中にゲーム、ストリーミング サイト、またはソーシャル プラットフォームが繰り返し使用されたことがレポートに示されている場合は、その使用が許可されているか、仕事に関連しているか、孤立しているか、または継続的に使用されているかを判断します。管理者は、同じ原因不明のパターンを繰り返し確認する代わりに、原因に対処し、適切な Web サイトまたはアプリケーションの制限を適用できます。制限が変更された後、承認されたツールと文書化された例外を再テストします。
コントロールを適用する前に、コントロールの変更内容を確認してください
サポートされている Web サイト ルールには インターネット コントロール を使用し、アプリケーションとプロセスのアクションには アプリケーションとプロセス を使用します。範囲を慎重に確認してください。ツールと制限ヘルプは、選択したコンピュータに対する即時アクションと、グローバルに適用される永続的な制限を区別します。狭い範囲の調査では、無関係なチームが誤って中断されるべきではありません。
リモート管理により、作業に必要な時間が短縮されます。関連する機能には、リモート ファイル管理、電源制御、コマンド実行、デバイス制限、デスクトップ共有などがあります。 IT 部門は、デバイスがオフィスに戻るのを待たずに、分散した従業員の問題を解決できる場合があります。実際のオペレーティング システムと接続でサポートされているアクションをテストし、サービス チケットに重要な変更を記録し、その後デバイスの状態を確認します。セキュリティインシデントが発生した場合、破壊的な変更が発生する前に必要な証拠を保存します。
簡潔なレビュー記録では、問題、わかっている場合はコンピューターとユーザー、時間範囲、証拠ソース、レビュー担当者、関連する場合は従業員の説明、アクション、およびフォローアップの日付を特定する必要があります。これを承認済みのケースまたはサービス管理プロセスに含めてください。監視ツールがすべての管理上の決定を自動的に記録するとは考えないでください。
05記録とレポートを使用可能、保護し、期限付きに保つ
デスクトップの記録、スクリーンショット、レポート、ログは大量のストレージを消費する可能性があります。音声録音は感度をさらに高めるため、デフォルトの生産性設定ではなく、別途正当な選択となる必要があります。保持計画は、承認された苦情、インシデント、または管理レビューが発生したときに、関連する証拠が利用可能かどうかを決定します。また、企業が保持する不要な履歴データの量も決まります。
承認された目的、適用される要件、リスク、保管コスト、および調査のニーズに基づいて保存期間を選択します。関連する記録を不正アクセス、変更、削除から保護し、定義された管理、人事、セキュリティ、または IT の役割を持つ担当者のみにアクセスを制限します。定期的なクリーンアップによってインシデントの証拠が削除される前に、承認されたプロセスを通じてインシデントの証拠を保存します。 1 つのケースではより長期間の保存が必要になる可能性があるため、従業員全体の詳細な履歴を無期限に保存することは避けてください。
録画アクセスを承認し、保持をレビューする所有者を割り当てます。実際のストレージのアクセス許可とリカバリの取り決めを確認します。責任はプロバイダー名から来るものではありません。
プラットフォームの対応範囲については、外部録画ストレージ ガイドで確認してください。 ChromeOS の録画では、サポートされている S3、Google Cloud Storage、Azure Blob Storage、または WebDAV プロファイルを使用します。ローカルの Chromebook 録画ストレージや SMB、FTP、SFTP プロファイルは使用しません。アーカイブに頼る前に、代表的なデバイス、アップロード、再生、回復パスをテストしてください。
記録の保持とレポートの保持を別々に扱う
スクリーンレコーダーのヘルプでは、録画を停止したり、最も古いファイルを削除したりできる録画クォータについて説明しています。 レポートのヘルプでは、個別のアクティビティ ログの保持とレポート フィルタについて説明しています。ストレージ クォータは、保証された保持日数ではありません。すべてのデータ タイプが 1 つのルールに従っていると仮定するのではなく、予想される量でどのレコードが利用可能なままになるかを確認し、削除動作を検証してください。
録画の暗号化も保存先とは別のものです。 録音暗号化ガイダンスに従い、必要な秘密キーのバックアップを保護してください。暗号化されたファイルは、再生に必要なすべてのキーが失われている場合、有効な証拠になりません。録画の暗号化は、レビュー プロセスでエクスポートされたすべてのレポートやその他のファイルの自動保護として説明されるべきではありません。
ストレージをゴミ捨て場として扱わないでください。管理者が関連するアクティビティをすぐに見つけられるように、意味のあるコンピューター名とサポートされているユーザー、日付範囲、およびアプリケーション フィルターを使用します。査読者のメモと症例参照を管理されたシステムに保管します。事件が進行している間は、見つけるのに何日もかかる証拠はあまり役に立ちません。
06集中的な従業員監視パイロットの価値を測定する
1 つのチームと 1 つの運用上の質問から始めます。サポート チームの場合、割り当てから最初の対応までにケースが待たされるのはそのためかもしれません。 IT にとっては、繰り返し発生するアプリケーションの不正使用を特定して解決するのにかかる時間かもしれません。収集を有効にする前に成功を定義し、チームの通常の作業負荷を念頭に置いて代表的な作業期間を確認します。
- 作業結果: 応答時間、完了したタスク、精度、またはその他の関連する結果を、その測定値を所有するシステムを使用して比較します。
- 解決時間: フラグが立てられた問題の確認、割り当て、解決にかかる時間を追跡します。
- レビュー作業: マネージャーまたは技術者が有用な証拠を見つけるのに要した時間を記録します。
- 中断: ルールによってブロックされた正当な作業、例外リクエスト、サポート問題の繰り返しをカウントします。
- 証拠の範囲: 必要なレポートまたは記録が利用可能か、範囲が正しく設定されているか、必要なときに取得できるかどうかを確認します。
これらの対策はパイロット レビューに属します。これらは、ソフトウェアがビジネス上の成果や因果関係のある生産性の向上を自動的に計算するという主張ではありません。同様の期間を比較し、作業負荷、人員配置、プロセスの変化に注目してください。合計のキーボード操作が同じであっても、問題がより迅速に解決されたり、中断の繰り返しが少なくなったりする可能性があり、有益な結果が得られます。
使用できる以上の収集を避ける
最初の一般的な失敗は、目的のない過剰監視です。すべてを無期限に記録すると、プライバシーの問題、ストレージ費用、レビューの負担が生じます。合意されたポリシーを施行し、関連する問題を調査し、会社のリソースを管理するために何が必要かを監視します。収集の詳細と保持を実際のリスクに合わせて調整し、定義された決定をサポートしない収集を削除します。
有用な発見にはすべて所有者を与える
2 番目の障害は、フォロースルーなしの監視です。政策上の問題が繰り返し観察されているにもかかわらず対処されない場合、管理プロセスは信頼性を失います。コーチング、調査結果の文書化、制限の適用、深刻なケースのエスカレーションに対する一貫したアプローチを確立します。一貫性とは、同じレビュー基準を適用し、コンテキストを考慮することを意味します。すべてのイベントに対して同じ応答を行う必要はありません。
Net Monitor for Employees Pro は、ライブ画面の表示、録画、アクティビティ レポート、Web サイトとアプリケーションの制限、リモート エンドポイント制御を備えたこの運用モデルをサポートします。無料トライアルを利用すると、IT 部門は、ライセンスを選択する前に、承認された企業のコンピュータ上で関連する可視性、ストレージ、およびワークフローの制御を評価できます。トライアル中にチームが必要とする機能とプラットフォームの範囲を確認します。
定義されたビジネス上の問題から始めます: 繰り返し起こる注意散漫、リモートの可視性の弱さ、不正なソフトウェア、データ処理の問題、または IT の応答の遅さ。その問題に関して従業員の監視を設定し、レビューと対応のプロセスを明確にし、結果を定期的に確認します。アクティビティの証拠が検証された説明と有用なアクションにつながると、生産性とセキュリティの両方をサポートできます。
07労働力監視: よくある質問
従業員の監視は時間の追跡とどう違うのですか?
基本的な時間追跡は、出席時間または報告された時間を記録します。従業員監視では、アプリケーション、Web サイト、ライブ画面、録画などのエンドポイント コンテキストを追加できます。このコンテキストは作業パターンを調査するのに役立ちますが、出席やコンピューターの使用だけでは、完了した作業の質や量を証明することはできません。
従業員の監視は従業員の生産性を向上させることができますか?
ボトルネック、度重なる注意散漫、管理者が対処できる技術的な問題を特定するのに役立ちます。改善は、実行されたアクションと測定された作業結果によって決まります。焦点を絞ったパイロットを使用して、関連するビジネス結果を比較します。監視ソフトウェアをインストールすれば増加が保証されるとは考えないでください。
継続的な画面録画またはキーストロークのログが必要ですか?
いいえ。承認されたビジネス上の質問に答える、最も詳細な証拠から始めます。定期的なレビューには、アプリケーションと Web サイトのレポートで十分な場合があります。より詳細な記録やキーストロークの収集には、独自の正当な範囲、アクセス制御、および該当する要件の評価が必要です。
従業員監視記録はどのくらいの期間保存する必要がありますか?
すべての組織またはレコード タイプに適した単一の保存期間はありません。目的と該当する要件に基づいて文書化された期間を設定し、日常的な記録とインシデントの証拠を区別し、レポートと記録の個別のクリーンアップ設定を確認します。
中小企業は監視ソフトウェアを購入する前に何をテストする必要がありますか?
1 つの完全なワークフローをテストします。関連するアクティビティ レコードを見つけて、作業コンテキストで検証し、必要に応じてサポートされているアクションを適用し、後で証拠を取得します。展開を拡大する前に、リモート接続、プラットフォームのサポート、ストレージの動作、レビューアーのアクセス、正当な作業への影響を確認してください。