従業員のアイドル時間 / 実践ガイド
チーム全体のアイドル時間を特定する方法
アクティビティ レポート、作業コンテキスト、明確なレビュー ルールを使用してアイドル時間を特定します。どのシグナルをチェックするか、意味のあるレートを計算する方法、繰り返されるダウンタイムについて何をすべきかを学びます。
作業が停止している間、コンピュータはアクティブに見えることがあります。従業員は、個人的な長い休憩中にビジネス アプリケーションを開いたままにしたり、時々マウスを動かしたり、サインインしたままにしたりすることがあります。そのため、アイドル時間を特定する方法を学ぶには、ログイン時間を調べたり、デバイスがオンラインかどうかを確認したりするだけでは不十分です。マネージャーには、実際の作業活動の証拠、明確な期待、一貫したレビュー プロセスが必要です。
アイドル時間は自動的に不正行為にはなりません。承認の滞り、システムの遅さ、割り当ての欠落、トレーニングのギャップ、または作業負荷の不均衡が明らかになる可能性があります。目的は、正当なダウンタイムを、回避可能な生産性の損失やポリシー違反から、定期的なコストになる前に分離することです。
アイドル時間をどのように特定しますか?
予想される勤務時間中に記録されたキーボードとマウスの入力のギャップを確認します。データが完全であることを確認し、繰り返し発生する各ギャップを従業員の役割、会議、休憩、アプリケーションの使用、および完了した作業と比較します。説明されたダウンタイムを、まだ会話が必要な期間とは別に分類します。
01仕事中のアイドル時間とは何ですか?
コンピュータ アクティビティ レポートにおける アイドル時間 は、通常、キーボードまたはマウスの入力が記録されていない期間を意味します。運用上のダウンタイムはさらに広範囲に及びます。従業員は出勤するようにスケジュールされているものの、割り当てがなかったり、システムが遅かったりするため、仕事を進めることができない場合があります。仕事以外の Web サイトを繰り返し使用することは別の問題です。人は、仕事に関係のないことをしながらもコンピュータを積極的に使用する可能性があります。会社のコンピュータをレビューするときは、これらのカテゴリを分けてください。
- 入力の非アクティブ: 監視対象期間中にキーボードまたはマウスの入力が記録されません。本を読んだり、電話をかけたり、考えたりすることも生産的な仕事になります。
- 運用のダウンタイム: プロセス、ワークロード、または技術的な問題により、作業を進めることができません。
- 業務以外のアクティブな使用: 入力は存在しますが、そのアクティビティは許容可能な使用ポリシーの範囲外である可能性があります。
- カバレッジが不明または欠落しています: コンピュータがオフラインであるか、収集が無効になっているか、レコードがダウンロードされていません。レコードの欠落はアイドル時間の証拠にはなりません。
定義にはロールを反映する必要があります。 25 分間チケット、電話、またはケース活動がなかったカスタマー サービス担当者には、フォローアップが必要になる場合があります。デザイナー、アナリスト、開発者、またはマネージャーは、限られた入力アクティビティで読書、計画、または思考に長時間を費やす場合があります。インプットが少ない期間をすべて非生産的なものとして扱うと、データが悪くなり、経営上の意思決定が悪化します。
従業員をレビューする前に、役割固有の基準を設定します。予想される労働時間、承認された休憩時間、許可された個人使用、必要なアプリケーション、頻繁にキーボード操作を行わない可能性のある作業の種類を定義します。文書化された基準により、レポートがより有用になり、マネージャーが公正に行動するのに役立ちます。
02アイドル時間を特定する方法: 5 つのアクティビティ シグナルを確認する
最も強力なアプローチは、複数の信号を組み合わせます。誰かが働いていたか働いていないかを単一の指標で証明することはできません。マウスとキーボードの非アクティブ記録は、入力のギャップを示すことはできますが、デバイスが無人であったかどうかを確認したり、入力が停止した理由を説明したりすることはできません。 Web サイトの履歴から気を散らすものは明らかになる可能性がありますが、オフライン ソフトウェアで実行された作業は示されない可能性があります。
まず、時間帯、割り当てられた作業、部門の期待、成果などの状況に応じてアクティビティを確認することから始めます。 1 つの孤立した静かな期間ではなく、数日または数週間にわたって繰り返されるパターンを探します。
1. キーボードとマウスが非アクティブであることを確認します
非アクティブ ログは直接の最初のシグナルを提供します。スケジュールされた作業時間中にワークステーションで長時間キーボードやマウスの操作が見られない場合は、その期間と頻度を確認してください。たった 10 分の隙間は、トイレ休憩であったり、上司との会話であったりします。毎日午後に数回発生する 30 分のギャップには注意が必要です。
ポリシーと各役割を反映したレビューしきい値を使用します。たとえば、マネージャーは 10 分または 15 分を超えるギャップをレビューし、それより長い期間については例外レビューで要約することを選択する場合があります。これはレビュー ルールの例であり、普遍的なベンチマークや、ソフトウェアが非アクティブなアラートを送信するという主張ではありません。生の非活動合計をそのまま給与計算や懲戒決定として使用することは避けてください。これは調査のためのフラグであり、完全な記録ではありません。
2. アプリケーションと Web サイトのアクティビティを比較する
アプリケーションと Web レポートは、使用されるツールとサイトに関するコンテキストを追加します。記録されたビジネス システムの使用状況を、ソーシャル メディア、ストリーミング プラットフォーム、オンライン ショッピング、ゲーム、個人のメール、その他の仕事以外の目的地と比較します。各レポートの測定内容を確認してください。アプリケーションが開いたままになったり、Web サイトが履歴に表示されたりしても、継続的な注目が確立されません。
懸念されるのは、時折の個人訪問ではありません。懸念されるのは、勤務時間中に繰り返し長時間使用され、割り当てられたタスクが置き換えられることです。例示的なケースとして、2 時間のビジネス ソフトウェアの使用と 3 時間のエンターテイメント ブラウジングの場合、レポートのタイミング、重複、および作業のコンテキストがチェックされたら、マネージャーは調査すべき特定の問題を得ることができます。
アプリケーション データ からも、隠れた運用上の問題が明らかになる可能性があります。複数の従業員がツール間の切り替え、レガシー システムでの待機、または不正なソフトウェアを使用して日常業務を完了するのに過度に時間を費やしている場合、問題は従業員の労力ではなくプロセス設計にある可能性があります。
3. アクティビティを完了した作業に結び付ける
コンピュータのアクティビティは、作業結果に結びつく場合にのみ価値を持ちます。非アクティブまたは低アクティビティの期間を、クローズされたチケット、完了した注文、処理された通話、処理されたケース、作成されたドキュメント、プロジェクトのマイルストーン、応答時間などの測定可能な成果と比較します。
生産性の高い従業員は、電話の対応中、承認された会議への出席中、または複雑な文書の確認中にキーボードの操作が少ない場合があります。逆に、従業員はほとんど進歩しない一方で、継続的にインプットを生成することもできます。有益な質問は、「彼らはキーボードに触れていましたか?」ではありません。それは、「記録された彼らの活動は、彼らに割り当てられた仕事と一致していましたか?」ということです。
4. 関連する場合は画面の証拠を確認する
レポートで再発する懸念が特定された場合、画面モニタリングと記録されたデスクトップ アクティビティにより、それを解釈するための追加の証拠が得られます。マネージャーには、表示されている会議、ロックされた画面、ビジネス アプリケーション、または個人の閲覧が表示される場合があります。画面上の証拠だけでは、従業員が電話をかけているのか、紙の記録を読んでいるのか、あるいはワークステーションから離れているのかを特定することはできません。スケジュール、作業記録、従業員の説明でそれを裏付けます。
このレベルのレビューは選択的に使用してください。ライブ画面の表示と録画は、繰り返される例外、時間盗難の疑い、ポリシー違反、または高リスクの役割を調査する場合に最も効果的です。すべての従業員の 1 日を毎分確認すると管理時間が無駄になり、アクションが必要なイベントが埋もれてしまう可能性があります。
5. 比較可能な作業期間にわたるパターンを探す
信頼できるアイドル時間レビューにより、持続する動作が特定されます。開始時間が遅い、ログオフが早い、長い休憩が繰り返される、課題が発行された後のアイドル期間が頻繁に発生する、または仕事以外のブラウジングが予想される範囲で発生していないか注意してください。同様の役割とシフトのパターンを比較して、問題が個人の問題なのか、部門全体の問題なのか、システム全体の問題なのかを特定します。
チーム全体が同時に非アクティブになった場合は、ワークフローを調査してください。彼らは顧客数、在庫データ、監督者の承認、または必要なシステムへのアクセスを待っている可能性があります。ピアが同等の作業を完了しているときに、1 つのデバイスが定期的に非アクティブ状態を示している場合は、まず、レコードが正しいユーザー、セッション、および作業時間をカバーしていることを確認します。直接会話することで、レポートでは分からないことを明確にすることができます。
03Net Monitor for Employees Pro
従業員アクティビティレポートガイドには、アクティブ期間とアイドル期間、およびログオン/ログオフタイムラインを含むUser activity reportが文書化されています。そのレポートを開始点として使用し、さらにコンテキストが必要なときにアプリケーションまたは Web レポートを開きます。
- 収集と対象範囲を確認します。Reportingで、必要なレポートが有効になっていることを確認します。コンソールは接続されているコンピュータからログをダウンロードするため、合計を比較する前に、不足しているデバイスや期間がないか確認してください。
- レビュー期間を選択します。Time rangeを関連する日、週、またはカスタム間隔に設定します。レコードをスケジュールに一致させるときは、シフトとタイムゾーンに留意してください。
- 正しいコンピュータとユーザーを選択してください。 レポート フィルタを使用して、関連するレコードを分離します。共有ワークステーションとリモート セッションでは、あるユーザーのアクティビティが別のユーザーのアクティビティに帰されないよう、特に注意が必要です。
- レコードをロードします。Refreshを使用して、アクティブ/アイドルのタイムラインとセッションの境界を検査します。ログオフやレコードの欠落が、黙って説明のつかない作業ギャップになってはいけません。
- コンテキストを追加し、レビューを保持します。必要に応じて、Application usage reportまたはWeb browsing reportを参照してください。 Export... を使用して現在のレポートを保存し、解釈と合意されたアクションをアクセス制御されたレビュー記録に保存します。
質問に答えるための最も詳細な情報から始めます。コンピューター入力のギャップを特定するには、誰かが入力した内容をキャプチャする必要はありません。関連する通知とアクセス制限を設けて、定義された適切な目的にのみ追加収集を有効にします。
04アイドル時間率を読み間違えずに計算する
パーセンテージは、分母が明確な場合にのみ役立ちます。コンピューター入力を確認するには、両方の図に同じユーザー、デバイス、またはセッションの範囲、および時間間隔を使用します。測定された間隔から欠落しているカバレッジを除外し、個別にレポートします。シフトの一部のみが記録されている場合は、スケジュールされたシフト全体で割らないでください。
作業例 - 説明図
記録された入力アイドル率 = 記録されたアイドル時間 ÷ 監視された時間 × 100。
レポートが 360 分をカバーし、入力なしで 90 分を記録した場合、入力アイドル率は 25% になります。これは、従業員の生産性ではなく、観察されたコンピューターのアクティビティを表します。
- アイドル時間のうち 30 分が承認された会議と一致します。
- 15 は承認された休憩と一致します。
- 20 は、確認されたシステム インシデントと一致します。
- 25 件は未分類のままであり、フォローアップが必要です。
これらの間隔は重複しません: 30 + 15 + 20 + 25 = 90 分。元のレポートと一緒に説明を記録します。残りの 25 分は解決すべき問題であり、時間の盗難が証明されたわけではありません。
間隔が重なった場合、各分を 1 回だけカウントします。承認された休憩、キーボードから離れた生産的な作業、IT の問題によるダウンタイムを明確に区別してください。それぞれに異なる対応が必要です。同様の役割、シフト、およびデータ範囲間でのみ料金を比較し、それらと並行して完了した作業をレビューします。
05一貫したアイドル時間レビュー プロセスを構築する
簡単なプロセスにより、管理者がスクリーンショットや 1 つのレポートに対して感情的に反応することを防ぎます。まず、会社のデバイスで何が監視されるのか、監視が行われる理由、およびどのような動作が禁止されるのかを説明する許容される使用と監視のポリシーを確立します。従業員にポリシーを認識させ、一貫して適用してもらいます。
次に、マネージャーが行う必要がある決定に基づいてレポートを整理します。毎日確認することで、記録された長期間の非アクティブ期間や異常なアプリケーションの使用を特定できます。毎週の比較は、従業員または比較可能なグループごとの繰り返しの傾向を特定するのに適しています。承認された休憩、既知の会議、承認された作業をレビューメモに記録し、マネージャーが通常の作業を繰り返し調査しないようにします。これらの例外がアクティビティ レポートから自動的に除外されると想定しないでください。
次に、例外を確認します。従業員のスケジュール、割り当てられた作業負荷、出力、アプリケーション履歴、および関連する画面証拠を確認します。結論を出す前に事実を文書化してください。これにより、繰り返される行動に対処する必要がある場合にビジネスが保護され、管理者が正当な作業パターンに不利益を与えるのを防ぐことができます。
最後に、適切なレベルで応答します。ワークロードの問題により、より適切なタスクの割り当てが必要になる場合があります。トレーニングの問題にはコーチングが必要な場合があります。個人的な使用や意図的な時間の盗難を繰り返す場合は、文書による警告、より厳格な Web 管理、または会社のポリシーに基づく懲戒処分が必要となる場合があります。
定期的に発生する各問題に所有者とフォローアップ日を与えます。合意された変更によって待ち時間が短縮されるか、サービス レベルが向上するか、技術的な問題が解決されるかを追跡します。アイドル状態の合計が減少することは、仕事の成果も向上する場合にのみ役に立ちます。
06回避可能なダウンタイムとポリシー違反を削減する
特定だけでは無駄の繰り返しを止めることはできません。同じエンターテイメント サイト、ソーシャル プラットフォーム、または未承認のアプリが労働時間を消費していることが報告書に示されている場合は、会社所有のエンドポイントに制御を適用します。シフト中に明らかに作業場ではない場所へのアクセスをブロックすると、誘惑が減り、従業員に明確な業務境界が与えられます。
アイドル状態の合計だけではなく、説明から次のアクションを選択してください。不足している割り当てはマネージャーに属します。遅いアプリケーションは IT に属します。検証されたポリシーに関する懸念は、文書化されたレビュープロセスに従います。 アクティビティ タイムラインを使用してユーザーとデバイスを調整し、生産性ワークシートを使用して、合意された変更によって完了した作業が改善されたかどうかを確認します。
コントロールを比例的に使用します。ビジネス以外のすべてのサイトをブロックすることは、厳しく規制された環境や高セキュリティの環境では意味があるかもしれませんが、クリエイティブなチームや柔軟なチームにとっては過剰になる可能性があります。適切なポリシーは、有給労働時間を保護しながら、従業員が必要とする合理的な休憩と役割固有のツールを許可します。
原因に応じた対処を行ってください。承認が滞っている場合はより明確な引き継ぎが必要であり、アプリケーションが遅い場合は IT サポートが必要で、割り当てが不足している場合はワークロード計画が必要です。仕事以外の閲覧を繰り返す場合は、別途許容可能な使用のレビューが必要です。分散チームの場合、ハイブリッド作業監視ガイドで、拠点間でスケジュール、可用性、フォローアップを調整する方法が説明されています。
07アイドルタイムのレポートが誤解を招くような間違いを避ける
最も一般的な間違いは、非活動性を怠惰と同一視することです。従業員は会議中、電話中、紙の記録で作業している、同僚を支援している、またはシステムの応答を待っている場合があります。マネージャーは行動する前に常にコンテキストを調査する必要があります。
もう 1 つの間違いは、結果を測定せずに時間を測定することです。チームがサービス レベルを満たし、高品質の作業を完了している場合、インプットが少ない期間は正常である可能性があります。アイドル時間が増加する一方で出力が低下する場合は、それが労力によるものであると考える前に、その関係と考えられるプロセスまたは技術的原因を調査してください。
監視の実践を隠蔽しないでください。会社所有のデバイス、リモート アクセス、および従業員の監視には、連邦、州、地方自治体、契約上の要件、およびプライバシー要件が関係する場合があります。明確な通知を発行し、正当な事業目的を使用し、許可された担当者へのアクセスを制限し、拠点と従業員構造に関する法的指針を取得します。
英国の職場については、ICO の労働者監視ガイダンスは透明性、必要性、比例性を取り上げています。収集、アクセス、保持、従業員の相談の範囲など、従業員に適用される要件を確認します。モニタリング報告書自体は、経営上の決定が合法であるか正当であるかを証明するものではありません。
目標は、あらゆる一時停止が違反として扱われる職場を作ることではありません。それは、通常の仕事のリズムと、繰り返し発生する原因不明の時間の損失との違いを見つけることです。管理者が意味のある証拠を確認し、期待を明確にし、一貫して行動する場合、アイドルタイムのデータは、生産性を保護し、コストを管理し、リモート操作に責任を持たせるための実用的なツールになります。
08従業員のアイドル時間の特定に関する質問
アイドル時間は従業員が働いていないことを意味しますか?
いいえ。誰かが本を読んだり、電話に出たり、会議に参加したり、同僚を手伝ったりしている間、コンピューターはほとんど入力を記録しないことがあります。アイドル時間の記録には、役割、スケジュール、出力とともに解釈すべき信号が表示されます。努力やモチベーションを測るものではありません。
妥当なアイドル時間しきい値はどれくらいですか?
すべての役割に適した単一のしきい値はありません。作業パターンと公開されたポリシーに基づいてレビュー間隔を選択し、正当な通話、読書、会議、休憩に対してテストします。 10 分または 15 分の例はレビューの選択肢であり、普遍的な標準や問題の自動的な証明ではありません。
オフラインのコンピューターはアイドル状態としてカウントされますか?
オフライン ステータスだけでは、従業員の非アクティブ性は確立されません。デバイスが再接続され、ログがダウンロードされるまで、記録は利用できない場合があります。不完全なカバレッジを不明としてマークし、アイドル時間率を計算する前にレポート間隔を確認します。
Net Monitor for Employees Pro でアクティブ時間とアイドル時間を確認するにはどうすればよいですか?
Reportingを開き、User activity reportを使用します。 Time rangeを選択し、関連するコンピュータとユーザーをフィルタリングし、Refreshを使用して利用可能なレコードをロードします。アクティブ/アイドルおよびログオン/ログオフのタイムラインを確認し、関連するレポートと作業記録を通じてコンテキストを調査します。
入力されたコンテンツを記録せずにアイドル時間を特定できますか?
はい。アクティブ/アイドル期間の確認は、キーストロークのコンテンツの収集とは異なります。まずはユーザーの活動記録と仕事の成果から始めます。追加のスクリーンショット、記録、またはその他の詳細データには、個別の適切な目的とアクセス制御が必要です。
管理者は繰り返し発生するアイドル時間をどのように削減すべきですか?
まず原因を特定します。遅いシステムを修正し、タスクの割り当てを改善し、ギャップの原因となっている承認の遅れを解消します。一貫したレビュープロセスを通じて、繰り返し検証されたポリシー違反に対処します。継続的なキーボード入力を目標として扱うのではなく、変更後の結果を確認してください。