Software de monitorizare a utilizării aplicației: Ghid de raportare

01Ce urmărește software-ul de monitorizare a utilizării aplicațiilor?

Software-ul de monitorizare a utilizării aplicațiilor înregistrează ce programe folosesc oamenii pe computerele companiei și oferă rapoarte de activitate pentru examinare. În funcție de caracteristicile configurate, aceste rapoarte pot fi combinate cu vizualizarea pe ecran live, înregistrarea pe desktop și controalele aplicațiilor. Managerii folosesc dovezile pentru a investiga întârzierile fluxului de lucru și riscurile legate de politici, în timp ce IT le folosește pentru a identifica instrumentele neaprobate și pentru a răspunde.

Monitorizarea utilă depășește o simplă listă de programe deschise în timpul zilei. Managerii trebuie să vadă ce aplicații au fost utilizate, cât timp au fost active, când au fost utilizate și dacă activitatea a avut loc în timpul programului de lucru. Administratorii IT au nevoie de un context mai profund: procese care rulează, activitatea browserului și semne că un utilizator încearcă să ocolească controalele companiei. Acolo unde riscul o justifică, combinați aceste înregistrări cu dovezile de audit ale fișierelor și controalele dispozitivelor din sistemele configurate în mediul dumneavoastră.

Rapoartele privind activitatea aplicației ar trebui să poată fi filtrate după angajat, computer, interval de date sau numele aplicației. Examinați împreună utilizatorii și computerele relevanți atunci când evaluați un departament. Fără filtrare, un volum mare de date brute despre evenimente creează mai multă muncă decât salvează. Prin filtrare, un manager de operațiuni poate examina utilizarea CRM de către o echipă de vânzări pentru o anumită săptămână, în timp ce IT poate investiga dacă o aplicație interzisă a apărut pe orice punct final.

Vizualizarea pe ecran și înregistrarea pe desktop adaugă contextul pe care numele aplicațiilor nu îl pot oferi. O aplicație poate fi deschisă timp de câteva ore în timp ce angajatul este inactiv, lucrează într-o altă fereastră sau o folosește pentru o sarcină în afara rolului atribuit. Vizibilitatea pe ecran în timp real și activitatea înregistrată pe desktop ajută la stabilirea a ceea ce s-a întâmplat de fapt, nu doar ce proces rula.

Timpul de aplicare, timpul inactiv și munca finalizată sunt măsuri diferite

Un proces care rulează nu este același lucru cu o aplicație în prim-plan, iar timpul în prim-plan nu este o dovadă a muncii productive. Citiți utilizarea aplicației împreună cu activitatea utilizatorului, sarcina atribuită și rezultatele angajatului. Se poate aștepta o sesiune lungă de proiectare; o scurtă vizită la un instrument de acces la distanță neaprobat poate merita o analiză mai atentă. Această distincție face ca urmărirea aplicațiilor angajaților să fie utilă, fără a transforma fiecare minut într-un scor de performanță.

02Transformați rapoartele de utilizare a aplicațiilor în controlul punctelor finale

Atunci când un raport identifică un instrument nedorit, urmați ghidul de instalare și execuție a aplicației. Păstrați separat înregistrările de utilizare, inventarele de software instalat și evenimentele de lansare blocată: fiecare răspunde la o întrebare diferită.

Luați în considerare un angajat care instalează o aplicație desktop la distanță neaprobată. Un raport de utilizare poate dezvălui că aplicația a rulat, deși numai asta nu dovedește când sau cum a fost instalată. Un sistem mai complet permite IT să investigheze ecranul disponibil și să proceseze înregistrările, să blocheze aplicația, să transfere fișierele necesare dacă este necesar și să documenteze răspunsul. Dacă este necesară eliminarea, utilizați procedura de administrare la distanță aprobată. Acesta este un rezultat material diferit de trimiterea unui e-mail și speranța că software-ul este eliminat.

03Un flux de lucru practic de monitorizare a aplicațiilor pentru manageri și IT

Cel mai bun software de monitorizare a utilizării aplicațiilor se încadrează într-o rutină repetabilă, mai degrabă decât să solicite supraveghere constantă. Managerii nu trebuie să urmărească fiecare ecran toată ziua. Au nevoie de excepții, dovezi și o modalitate de a verifica performanța atunci când o măsurătoare sau un termen limită ridică întrebări.

Un manager de departament poate începe cu un raport săptămânal al celor mai utilizate aplicații, perioade inactive și site-uri web care nu sunt comerciale. Dacă rezultatele unui angajat diferă mult de modelul echipei, managerul poate revizui perioada de timp relevantă mai detaliat. Acest lucru poate dezvălui o explicație legitimă, cum ar fi instruire, cercetare, o problemă de asistență pentru clienți sau o aplicație de afaceri care nu a fost clasificată corect. De asemenea, poate dezvălui distragerile evitabile sau o lipsă de implicare care necesită intervenție.

Echipele IT folosesc aceleași date în mod diferit. Aceștia pot examina procesele nou detectate, software-ul care nu se încadrează în lista de aplicații aprobate sau activitățile suspecte ale browserului, apoi pot corela acele constatări cu dovezile transferului de fișiere din alte surse de audit, acolo unde sunt disponibile. Combinarea înregistrărilor aplicațiilor și proceselor cu înregistrările ecranului produce o înregistrare probatorie care este mai utilă decât o alertă vagă. Ajută administratorii să stabilească dacă evenimentul a fost un accident, o încălcare a politicii sau un potențial incident cu risc din interior.

Pentru echipele hibride și la distanță, vizibilitatea în afara rețelei contează. Un laptop nu încetează să fie un activ al companiei atunci când părăsește biroul. O conexiune Cloud configurată permite administratorilor să monitorizeze punctele finale la distanță prin Internet atunci când sunt conectate, inclusiv în timp ce utilizatorii lucrează de acasă, călătoresc sau vizitează site-urile clienților. Planificați separat păstrarea raportului de activitate și stocarea înregistrărilor, astfel încât înregistrările de care are nevoie echipa dvs. să rămână disponibile pentru examinare.

În Net Monitor for Employees Pro, monitorizarea prin Internet necesită un cont Cloud și licența Cloud relevantă bazată pe abonament. Utilizați instrucțiunile de configurare a monitorizării la distanță pentru a configura accesul, apoi testați rapoartele și setările de păstrare pe care intenționează să se bazeze echipa dvs.

04Funcțiile de monitorizare a utilizării aplicației de evaluat

Evaluați calitatea raportului verificând filtrele utilizatorului și ale computerului, limitele intervalului de timp, denumirea aplicației, lizibilitatea exportului și acoperirea lipsă. Reproduceți o sesiune de aplicație inofensivă și comparați raportul cu notele dvs. Folosiți proceduri de manipulare a dovezilor atunci când o revizuire devine o investigație; o listă lungă de telecomenzi fără legătură nu stabilește acuratețea raportării.

05Setați reguli clare pentru monitorizarea aplicațiilor angajaților

Monitorizarea angajaților funcționează cel mai bine atunci când este susținută de o politică scrisă, o aplicare consecventă și un scop comercial legitim. Dispozitivele deținute de companie ar trebui să aibă reguli clare de utilizare acceptabilă care să explice ce activitate poate fi monitorizată, ce software este interzis, cum trebuie gestionate datele comerciale și ce se întâmplă atunci când angajații încalcă politica.

Cerințele variază în funcție de stat, industrie, acordul sindical și tipul de comunicații monitorizate. Obțineți îndrumări juridice adecvate înainte de implementare, în special atunci când monitorizați lucrătorii de la distanță, înregistrați audio sau operați în mai multe state. Transparența și notificarea adecvată pot reduce disputele, ajutând în același timp compania să își protejeze sistemele, datele și timpul de lucru plătit într-un mod care respectă obligațiile aplicabile și drepturile lucrătorilor.

Pentru locurile de muncă din Regatul Unit, ghidul ICO pentru monitorizarea lucrătorilor acoperă scopul, transparența, proporționalitatea și păstrarea. Verificați cerințele pentru locațiile în care lucrează angajații dvs., în loc să presupuneți că o singură politică se potrivește fiecărei jurisdicții.

Politica ar trebui să definească și accesul la înregistrările de monitorizare. Nu orice manager are nevoie de acces la fiecare înregistrare sau jurnal de apăsări de taste. Limitați privilegiile administrative la persoanele cu o nevoie operațională sau de securitate definită și documentați cărora le este permis să vadă, să exporte, să modifice sau să șteargă datele colectate. Supravegherea puternică îi protejează pe angajați de utilizarea abuzivă și protejează afacerea de eșecurile controlului intern.

06Cum să începeți monitorizarea utilizării aplicației

Nu implementați monitorizarea aplicației cu un plan vag pentru „îmbunătățirea vizibilității”. Începeți cu situațiile specifice care costă timpul afacerii sau care creează expunere. Acesta ar putea fi software neaprobat, termene limită nerecuperate, inactivitate inexplicabilă în rândul personalului de la distanță, comportament riscant în browser sau încercări repetate de a ocoli politica dispozitivului.

Configurați mai întâi rapoartele referitoare la aceste preocupări. Stabiliți o linie de bază normală pentru fiecare rol, apoi investigați abaterile semnificative, mai degrabă decât să tratați fiecare variație ca pe o conduită greșită. Un designer grafic, un agent de asistență, un contabil și un coordonator de teren vor folosi aplicații diferite și vor urma diferite modele de lucru. Contextul previne pierderea timpului de gestionare și face aplicarea mai susținabilă.

Testați rapoartele și controalele aplicației pe un grup mic

Utilizați un grup limitat de dispozitive autorizate ale companiei pentru a confirma fluxul de lucru înainte de a-l implementa într-un departament. Ajutor pentru raportare explică controalele raportului și setările de păstrare.

• Activați rapoartele relevante. În Reporting, configurați Application usage report și raportul de activitate a utilizatorului. Utilizați Enable și Save configuration pentru datele pe care intenționați să le colectați.
• Alegeți o perioadă de examinare utilă. Setați Time range și filtrați după computer, utilizator și aplicație, acolo unde este disponibil. Comparați roluri echivalente și perioade de lucru.
• Verificați contextul. Examinați dovezile permise pe ecran și discutați despre modele neașteptate înainte de a decide că activitatea reprezintă o încălcare a politicii sau pierderea productivității.
• Testați un răspuns definit. Pe un dispozitiv de testare, validați regulile de permis sau de blocare a aplicației, verificați funcțiile de lucru legitime și documentați excepțiile și accesul recenzenților.

Net Monitor for Employees Pro combină monitorizarea activității cu telecomenzile de care administratorii trebuie să răspundă rapid. O probă gratuită complet funcțională vă permite să testați raportarea, înregistrarea, blocarea și controalele punctelor finale pe propriile sisteme înainte de a vă angaja la licențe.

Întrebarea utilă nu este dacă angajații folosesc vreodată o aplicație non-business. Este dacă activitatea lor creează o pierdere de productivitate măsurabilă, încalcă politica, expune datele companiei sau împiedică organizația să își îndeplinească obligațiile. Când puteți răspunde la această întrebare cu înregistrări clare și puteți lua măsuri corective din aceeași consolă, supravegherea devine o parte practică a conducerii afacerii.

07Monitorizarea utilizării aplicației: întrebări frecvente

Monitorizarea utilizării aplicației măsoară productivitatea angajaților?

Oferă dovezi despre utilizarea aplicației, sincronizarea și modelele de lucru. Nu stabilește calitatea producției sau munca finalizată de la sine. Comparați rapoartele cu așteptările rolului, livrabilele și contextul din spatele activității neobișnuite înainte de a lua o decizie de performanță.

Puteți monitoriza utilizarea aplicațiilor pe computerele angajaților de la distanță?

Da, cu un punct final acceptat și o conexiune la distanță configurată. În Net Monitor for Employees Pro, monitorizarea Internetului utilizează un cont Cloud și o licență Cloud bazată pe abonament. Testați conectivitatea, colectarea rapoartelor, permisiunile de acces și păstrarea pe propriile dispozitive înainte de a extinde implementarea.

Monitorizarea aplicațiilor poate ajuta la blocarea software-ului neautorizat?

Rapoartele ajută la identificarea instrumentelor care necesită investigare. Net Monitor for Employees Pro oferă, de asemenea, controale pentru aplicații și procese, inclusiv închiderea sarcinilor selectate și configurarea listelor de permis sau de blocare a aplicațiilor. Confirmați scopul comercial al unei aplicații înainte de a o restricționa și utilizați o procedură de administrare aprobată dacă trebuie dezinstalată.