Monitorowanie użycia aplikacji / Poradnik praktyczny
Oprogramowanie do monitorowania użycia aplikacji: Przewodnik po raportach
Przeczytaj raporty użycia aplikacji, aby rozróżnić otwarte procesy, aktywne użycie i czas bezczynności. Przejrzyj przyjęcie oprogramowania, korzystając z przykładów i jasnych ograniczeń interpretacji.
Z karty czasu pracy nie można dowiedzieć się, czy pracownik spędził trzy godziny w aplikacji biznesowej, stale przełączał się między mediami społecznościowymi a transmisją strumieniową lub zainstalował niezatwierdzone narzędzie zdalnego dostępu. Oprogramowanie do monitorowania użycia aplikacji zapewnia menedżerom i zespołom IT dowody operacyjne, których brakuje w raportowaniu opartym na czasie.
Dla małej lub średniej firmy dowód ten ma natychmiastową wartość. Może ujawnić powtarzające się straty w produktywności, zidentyfikować oprogramowanie stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa, wskazać miejsca, w których przepływy pracy utknęły w martwym punkcie, i wesprzeć uczciwą rozmowę, gdy kwestionowana jest wydajność. Celem nie jest gromadzenie danych dla nich samych. Celem jest wiedzieć, co dzieje się na urządzeniach firmowych i działać, zanim drobne problemy staną się utratą przychodów, incydentami związanymi z bezpieczeństwem lub sporami dotyczącymi zasad.
01Co śledzi oprogramowanie monitorujące użycie aplikacji?
Oprogramowanie do monitorowania użycia aplikacji rejestruje, jakich programów ludzie używają na komputerach firmowych, i udostępnia raporty aktywności do wglądu. W zależności od skonfigurowanych funkcji raporty te można połączyć z przeglądaniem ekranu na żywo, nagrywaniem na pulpicie i kontrolą aplikacji. Menedżerowie wykorzystują dowody do badania opóźnień w przepływie pracy i zagrożeń wynikających z zasad, natomiast dział IT wykorzystuje je do identyfikowania niezatwierdzonych narzędzi i reagowania.
Przydatne monitorowanie wykracza poza prostą listę programów otwartych w ciągu dnia. Menedżerowie muszą sprawdzić, które aplikacje były używane, jak długo były aktywne, kiedy były używane i czy aktywność miała miejsce w zaplanowanym czasie pracy. Administratorzy IT potrzebują głębszego kontekstu: działających procesów, aktywności przeglądarki i oznak, że użytkownik próbuje ominąć firmowe kontrole. Jeśli ryzyko to uzasadnia, połącz te zapisy z dowodami audytu plików i kontrolami urządzeń z systemów skonfigurowanych w Twoim środowisku.
Raporty aktywności aplikacji powinny umożliwiać filtrowanie według pracownika, komputera, zakresu dat lub nazwy aplikacji. Oceniając dział, należy wspólnie dokonać przeglądu odpowiednich użytkowników i komputerów. Bez filtrowania duża ilość surowych danych o zdarzeniach generuje więcej pracy niż oszczędza. Dzięki filtrowaniu menedżer operacyjny może sprawdzić wykorzystanie CRM przez zespół sprzedaży w danym tygodniu, a dział IT może sprawdzić, czy na którymkolwiek punkcie końcowym pojawiła się zabroniona aplikacja.
Wyświetlanie ekranu i nagrywanie z pulpitu dodają kontekst, którego nazwy aplikacji nie mogą zapewnić. Aplikacja może być otwarta przez kilka godzin, gdy pracownik jest nieaktywny, pracuje w innym oknie lub wykorzystuje ją do zadania wykraczającego poza przypisaną mu rolę. Widoczność na ekranie na żywo i zarejestrowana aktywność pulpitu pomagają ustalić, co faktycznie się wydarzyło, a nie tylko jaki proces był uruchomiony.
Czas stosowania, czas bezczynności i ukończona praca to różne miary
Uruchomiony proces to nie to samo, co aplikacja działająca na pierwszym planie, a czas działania na pierwszym planie nie jest dowodem produktywnej pracy. Czytaj wykorzystanie aplikacji wraz z aktywnością użytkownika, przydzielonym zadaniem i wynikami pracownika. Można się spodziewać długiej sesji projektowej; krótka wizyta w niezatwierdzonym narzędziu zdalnego dostępu może wymagać bliższej analizy. To rozróżnienie sprawia, że śledzenie aplikacji pracowników jest przydatne, nie zamieniając każdej minuty w wynik wydajności.
Przepracowany cotygodniowy przegląd aplikacji
Te wymyślone liczby ilustrują interpretację, a nie benchmarki produktów. Przed wyciągnięciem wniosków porównaj równoważnych użytkowników, daty, definicje raportów i zakres kolekcji.
- CRM: 12 zgłoszonych godzin w tym tygodniu w porównaniu z 8 w zeszłym tygodniu. Więcej czasu może wynikać z adopcji, szkolenia lub powolnego przepływu pracy. Sprawdź zakończone aktualizacje klientów i wyjaśnienia pracownika.
- Pomocnik synchronizacji w tle: widoczny na liście procesów przez całą zmianę. Obecność procesu to nie osiem godzin aktywnego korzystania z aplikacji; zidentyfikuj wydawcę i aplikację nadrzędną przed jej zgrupowaniem.
- Aplikacja projektowa : 6 zgłoszonych godzin pod dwiema nazwami plików wykonywalnych po aktualizacji. Przed połączeniem sprawdź, czy obie nazwy należą do tego samego zatwierdzonego produktu; unikaj podwójnego liczenia nakładających się rekordów.
Zapisz źródło, filtr, definicję czasu, znane luki, wynik zadania i następne pytanie. Sprawdź ponownie przyjęcie po uzgodnionym szkoleniu lub zmianie przepływu pracy; nie konwertuj czasu pracy w aplikacji na wynik produktywności.
02Zamień raporty o użyciu aplikacji w kontrolę punktu końcowego
Gdy raport wykryje niechciane narzędzie, postępuj zgodnie z przewodnikiem instalacji i uruchamiania aplikacji. Trzymaj oddzielnie rejestry użytkowania, spisy zainstalowanego oprogramowania i zdarzenia zablokowanego uruchomienia: każde z nich odpowiada na inne pytanie.
Wyobraźmy sobie pracownika, który instaluje niezatwierdzoną aplikację zdalnego pulpitu. Raport użytkowania może ujawnić, że aplikacja została uruchomiona, chociaż samo to nie dowodzi, kiedy i jak została zainstalowana. Bardziej kompletny system umożliwia działowi IT sprawdzanie dostępnych ekranów i przetwarzanie zapisów, blokowanie aplikacji, przenoszenie wymaganych plików w razie potrzeby i dokumentowanie odpowiedzi. Jeśli konieczne jest usunięcie, użyj zatwierdzonej procedury zdalnej administracji. To zupełnie inny wynik niż wysłanie e-maila z nadzieją, że oprogramowanie zostanie usunięte.
03Praktyczny przepływ pracy związany z monitorowaniem aplikacji dla menedżerów i IT
Najlepsze oprogramowanie do monitorowania użycia aplikacji wpasowuje się w powtarzalną rutynę, a nie wymaga ciągłego nadzoru. Menedżerowie nie muszą oglądać każdego ekranu przez cały dzień. Potrzebują wyjątków, dowodów i sposobu sprawdzenia wydajności, gdy miernik lub termin budzą wątpliwości.
Kierownik działu może zacząć od cotygodniowego raportu dotyczącego najczęściej używanych aplikacji, okresów nieaktywności i stron internetowych niekomercyjnych. Jeśli wyniki jednego pracownika znacznie odbiegają od wzorca zespołu, menedżer może bardziej szczegółowo sprawdzić odpowiedni okres. Może to ujawnić uzasadnione wyjaśnienie, takie jak szkolenie, badania, problem z obsługą klienta lub aplikacja biznesowa, która nie została poprawnie sklasyfikowana. Może również ujawnić możliwe do uniknięcia czynniki rozpraszające lub brak zaangażowania wymagający interwencji.
Zespoły IT korzystają z tych samych danych w różny sposób. Mogą dokonać przeglądu nowo wykrytych procesów, oprogramowania spoza listy zatwierdzonych aplikacji lub podejrzanej aktywności przeglądarki, a następnie powiązać te ustalenia z dowodami przesyłania plików z innych źródeł kontroli, jeśli są dostępne. Połączenie zapisów aplikacji i procesów z nagraniami ekranu tworzy dokument dowodowy, który jest bardziej przydatny niż niejasne ostrzeżenie. Pomaga administratorom określić, czy zdarzenie było wypadkiem, naruszeniem zasad, czy potencjalnym incydentem stwarzającym ryzyko wewnętrzne.
W przypadku zespołów hybrydowych i zdalnych liczy się widoczność poza siecią. Laptop nie przestaje być wartością firmy po opuszczeniu biura. Skonfigurowane połączenie z chmurą umożliwia administratorom monitorowanie zdalnych punktów końcowych przez Internet, gdy są one połączone, także wtedy, gdy użytkownicy pracują w domu, podróżują lub odwiedzają witryny klientów. Zaplanuj oddzielnie przechowywanie raportów z aktywności i przechowywanie nagrań, aby zapisy potrzebne Twojemu zespołowi pozostały dostępne do wglądu.
W Net Monitor for Employees Pro monitorowanie przez Internet wymaga konta Cloud i odpowiedniej licencji Cloud opartej na subskrypcji. Skorzystaj z instrukcji konfiguracji zdalnego monitorowania, aby skonfigurować dostęp, a następnie przetestuj raporty i ustawienia przechowywania, na których planuje polegać Twój zespół.
04Funkcje monitorowania użycia aplikacji do oceny
Oceń jakość raportu, sprawdzając filtry użytkownika i komputera, granice zakresu czasu, nazewnictwo aplikacji, czytelność eksportu i brakujące pokrycie. Odtwórz jedną nieszkodliwą sesję aplikacji i porównaj raport ze swoimi notatkami. Stosuj procedury postępowania z dowodami, gdy przegląd staje się dochodzeniem; długa lista niepowiązanych pilotów nie zapewnia dokładności raportowania.
05Ustal jasne zasady monitorowania aplikacji pracowników
Monitorowanie pracowników działa najlepiej, gdy jest poparte pisemnymi zasadami, konsekwentnym egzekwowaniem przepisów i uzasadnionym celem biznesowym. Urządzenia należące do firmy powinny mieć jasne zasady dopuszczalnego użytkowania, które wyjaśniają, jakie działania mogą być monitorowane, jakie oprogramowanie jest zabronione, w jaki sposób należy obchodzić się z danymi biznesowymi i co się dzieje, gdy pracownicy naruszają zasady.
Wymagania różnią się w zależności od stanu, branży, porozumienia związkowego i rodzaju monitorowanej komunikacji. Przed wdrożeniem uzyskaj odpowiednie wskazówki prawne, szczególnie w przypadku monitorowania pracowników zdalnych, nagrywania dźwięku lub działania w wielu stanach. Przejrzystość i właściwe powiadomienie mogą ograniczyć spory, pomagając jednocześnie firmie chronić jej systemy, dane i płatny czas pracy w sposób zgodny z obowiązującymi obowiązkami i prawami pracowników.
W przypadku miejsc pracy w Wielkiej Brytanii wytyczne ICO dotyczące monitorowania pracowników obejmują cel, przejrzystość, proporcjonalność i przechowywanie. Zamiast zakładać, że jedna polityka pasuje do każdej jurysdykcji, sprawdź wymagania dotyczące lokalizacji, w których pracują Twoi pracownicy.
Polityka powinna również definiować dostęp do zapisów monitorowania. Nie każdy menedżer potrzebuje dostępu do każdego nagrania lub dziennika naciśnięć klawiszy. Ogranicz uprawnienia administracyjne do osób o określonych potrzebach operacyjnych lub związanych z bezpieczeństwem oraz dokumentuj, kto może przeglądać, eksportować, zmieniać lub usuwać zebrane dane. Silny nadzór chroni pracowników przed nadużyciami i chroni firmę przed błędami kontroli wewnętrznej.
06Jak rozpocząć monitorowanie użycia aplikacji
Nie wdrażaj monitorowania aplikacji z niejasnym planem „poprawy widoczności”. Zacznij od konkretnych sytuacji, które kosztują czas biznesowy lub powodują ekspozycję. Może to być niezatwierdzone oprogramowanie, powtarzające się niedotrzymywane terminy, niewyjaśniona brak aktywności wśród pracowników zdalnych, ryzykowne zachowanie przeglądarki lub wielokrotne próby ominięcia zasad dotyczących urządzeń.
Najpierw skonfiguruj raporty dotyczące tych problemów. Ustal normalny punkt odniesienia dla każdej roli, a następnie zbadaj znaczące odchylenia, zamiast traktować każdą zmianę jako niewłaściwe postępowanie. Projektant graficzny, agent wsparcia, księgowy i koordynator terenowy będą korzystać z różnych aplikacji i kierować się różnymi schematami pracy. Kontekst zapobiega marnowaniu czasu na zarządzanie i sprawia, że egzekwowanie prawa jest łatwiejsze do obrony.
Testuj raporty i kontrole aplikacji na małej grupie
Użyj ograniczonej grupy autoryzowanych urządzeń firmowych, aby potwierdzić przepływ pracy przed wdrożeniem go w całym dziale. Pomoc dotycząca raportowania wyjaśnia kontrolę raportów i ustawienia przechowywania.
- Włącz odpowiednie raporty. W Reporting skonfiguruj Application usage report i raport aktywności użytkownika. Użyj Enable i Save configuration dla danych, które zamierzasz zebrać.
- Wybierz przydatny okres sprawdzania. Ustaw Time range i filtruj według komputera, użytkownika i aplikacji, jeśli to możliwe. Porównaj równoważne role i okresy pracy.
- Sprawdź kontekst. Przejrzyj dozwolone dowody ekranowe i omów nieoczekiwane wzorce, zanim zdecydujesz, że działanie stanowi naruszenie zasad lub utratę produktywności.
- Przetestuj zdefiniowaną odpowiedź. Na urządzeniu testowym sprawdź reguły zezwalania lub blokowania aplikacji, sprawdź legalne funkcje nadal działające oraz dokumentuj wyjątki i dostęp recenzenta.
Net Monitor for Employees Pro łączy monitorowanie aktywności z pilotami zdalnego sterowania, których administratorzy potrzebują szybko reagować. W pełni funkcjonalna bezpłatna wersja próbna umożliwia testowanie raportowania, nagrywania, blokowania i kontroli punktów końcowych we własnych systemach przed zakupem licencji.
Przydatnym pytaniem nie jest to, czy pracownicy kiedykolwiek korzystają z aplikacji innych niż biznesowe. Chodzi o to, czy ich działalność powoduje wymierną utratę produktywności, narusza politykę, naraża dane firmy lub uniemożliwia organizacji wywiązanie się ze swoich obowiązków. Kiedy możesz odpowiedzieć na to pytanie za pomocą przejrzystych zapisów i podjąć działania naprawcze z tej samej konsoli, nadzór staje się praktyczną częścią prowadzenia firmy.
07Monitorowanie użycia aplikacji: częste pytania
Czy monitorowanie użycia aplikacji mierzy produktywność pracowników?
Dostarcza dowodów na temat użycia aplikacji, czasu i wzorców pracy. Samo w sobie nie określa jakości wydruku ani ukończonej pracy. Przed podjęciem decyzji dotyczącej wyników porównaj raporty z oczekiwaniami dotyczącymi roli, wynikami i kontekstem nietypowych działań.
Czy możesz monitorować użycie aplikacji na komputerach zdalnych pracowników?
Tak, z obsługiwanym punktem końcowym i skonfigurowanym połączeniem zdalnym. W Net Monitor for Employees Pro monitorowanie Internetu wykorzystuje konto Cloud i licencję Cloud opartą na subskrypcji. Przed rozszerzeniem wdrożenia przetestuj łączność, zbieranie raportów, uprawnienia dostępu i przechowywanie na własnych urządzeniach.
Czy monitorowanie aplikacji może pomóc w blokowaniu nieautoryzowanego oprogramowania?
Raporty pomagają zidentyfikować narzędzia wymagające analizy. Net Monitor for Employees Pro zapewnia także kontrolę aplikacji i procesów, w tym zamykanie wybranych zadań i konfigurowanie list dozwolonych lub blokowanych aplikacji. Potwierdź cel biznesowy aplikacji przed jej ograniczeniem i skorzystaj z zatwierdzonej procedury administracyjnej, jeśli konieczne jest jej odinstalowanie.