アプリケーション使用状況監視 / 実践ガイド
アプリケーション使用状況監視ソフトウェア: レポート ガイド
アプリケーション使用状況レポートを読み取り、オープンプロセス、アクティブな使用、およびアイドル時間を区別します。例を挙げてソフトウェアの導入をレビューし、解釈上の制限を明確にします。
タイムシートからは、従業員がビジネス アプリケーションで 3 時間を費やしたのか、ソーシャル メディアとストリーミングを頻繁に切り替えていたのか、未承認のリモート アクセス ツールをインストールしたかどうかを知ることはできません。 アプリケーション使用状況監視ソフトウェアは、管理者や IT チームに、時間ベースのレポートが見逃している運用上の証拠を提供します。
中小企業の場合、その証拠は即時に価値を持ちます。繰り返し発生する生産性の損失を明らかにし、セキュリティ上の危険を引き起こすソフトウェアを特定し、ワークフローが停止している場所を示し、パフォーマンスが疑問視されている場合の公正な対話をサポートします。目的は、それ自体のためにデータを収集することではありません。目標は、会社のデバイスで何が起こっているかを把握し、小さな問題が収益の損失、セキュリティ インシデント、またはポリシーの紛争に発展する前に対処することです。
01アプリケーション使用状況監視ソフトウェアは何を追跡しますか?
アプリケーション使用状況監視ソフトウェア は、会社のコンピュータでどのプログラムが使用されているかを記録し、レビュー用にアクティビティ レポートを提供します。構成された機能に応じて、これらのレポートをライブ画面表示、デスクトップ録画、アプリケーション コントロールと組み合わせることができます。マネージャーは証拠を使用してワークフローの遅延とポリシーのリスクを調査し、IT 部門はそれを使用して未承認のツールを特定し、対応します。
有用な監視は、日中に開かれているプログラムの単純なリストを超えています。マネージャーは、どのアプリケーションが使用されたか、どのくらいの時間アクティブであったか、いつ使用されたか、スケジュールされた作業時間内にアクティビティが発生したかどうかを確認する必要があります。 IT 管理者は、実行中のプロセス、ブラウザーのアクティビティ、ユーザーが会社の制御を回避しようとしている兆候など、より深いコンテキストを必要とします。リスクが正当である場合は、これらの記録を、環境内に構成されているシステムからのファイル監査証拠およびデバイス制御と組み合わせます。
アプリケーションアクティビティレポートは、従業員、コンピュータ、日付範囲、またはアプリケーション名でフィルタリングできる必要があります。部門を評価するときは、関連するユーザーとコンピュータを一緒に確認します。フィルタリングを行わないと、大量の生のイベント データにより、節約されるよりも多くの作業が発生します。フィルタリングを使用すると、運用マネージャーは特定の週の営業チームの CRM 使用状況を確認できる一方、IT 部門は禁止されているアプリケーションがエンドポイントに出現したかどうかを調査できます。
画面表示とデスクトップ録画は、アプリケーション名では提供できないコンテキストを追加します。従業員が非アクティブである間、別のウィンドウで作業している間、または割り当てられた役割以外のタスクにアプリケーションを使用している間、アプリケーションは数時間開いたままになることがあります。ライブ画面の表示と記録されたデスクトップ アクティビティは、単にどのプロセスが実行されているかだけでなく、実際に何が起こったかを確認するのに役立ちます。
アプリケーション時間、アイドル時間、完了した作業時間は異なる尺度です
実行中のプロセスはフォアグラウンドのアプリケーションと同じではなく、フォアグラウンド時間は生産的な作業を証明するものではありません。ユーザーアクティビティ、割り当てられたタスク、従業員の結果とともにアプリケーションの使用状況を読み取ります。長い設計セッションが予想される場合があります。未承認のリモート アクセス ツールへの短時間のアクセスは、より詳細な調査に値する可能性があります。この違いにより、毎分をパフォーマンス スコアに変換することなく、従業員のアプリケーション追跡が役に立ちます。
毎週のアプリケーションレビューに取り組みました
これらの発明された図は解釈を示すものであり、製品のベンチマークではありません。結論を出す前に、同等のユーザー、日付、レポート定義、およびコレクションの範囲を比較してください。
- CRM: 先週は 8 時間だったのに対し、今週は 12 時間と報告されました。より長い時間は、採用、トレーニング、またはワークフローの遅さを反映している可能性があります。完了した顧客情報と従業員の説明を確認します。
- バックグラウンド同期ヘルパー: シフト全体を通じてプロセス リストに表示されます。プロセスの存在は、アクティブなアプリケーションの使用時間 8 時間ではありません。グループ化する前に発行者と親アプリケーションを特定します。
- デザイン アプリ: 更新後、2 つの実行可能ファイル名で 6 時間が報告されました。両方の名前を組み合わせる前に、両方の名前が同じ承認済み製品に属していることを確認してください。重複するレコードを二重にカウントしないようにします。
ソース、フィルター、時間の定義、既知のギャップ、タスクの結果、および次の質問を記録します。合意されたトレーニングまたはワークフローの変更後に導入を再確認します。アプリ時間を生産性スコアに変換しないでください。
02アプリケーション使用状況レポートをエンドポイント制御に変える
レポートで不要なツールが特定された場合は、アプリケーションのインストールおよび実行ガイドに従ってください。使用記録、インストールされているソフトウェアのインベントリ、ブロックされた起動イベントを別々に保管します。それぞれが異なる質問に答えます。
未承認のリモート デスクトップ アプリケーションをインストールする従業員を考えてみましょう。使用状況レポートによってアプリケーションが実行されたことが判明する場合がありますが、それだけではアプリケーションがいつ、どのようにインストールされたかを証明することはできません。より完全なシステムにより、IT 部門は利用可能な画面と処理レコードを調査し、アプリケーションをブロックし、必要に応じて必要なファイルを転送し、応答を文書化することができます。削除が必要な場合は、承認されたリモート管理手順を使用してください。これは、電子メールを送信してソフトウェアが削除されることを期待するのとは大きく異なる結果です。
03管理者と IT 向けの実践的なアプリケーション監視ワークフロー
最適なアプリケーション使用状況監視ソフトウェアは、継続的な監視を要求するのではなく、反復可能なルーチンに適合します。管理者は、一日中すべての画面を監視する必要はありません。指標や期限に疑問が生じた場合には、例外、証拠、パフォーマンスを検証する方法が必要です。
部門マネージャーは、最も使用されているアプリケーション、非アクティブな期間、およびビジネス以外の Web サイトに関する週次レポートから始めるかもしれません。ある従業員の結果がチームのパターンと大きく異なる場合、マネージャーは関連する期間をより詳細にレビューできます。これにより、トレーニング、調査、カスタマー サポートの問題、正しく分類されなかったビジネス アプリケーションなどの正当な説明が明らかになる可能性があります。また、回避可能な気晴らしや、介入が必要な関与の欠如が明らかになる可能性もあります。
IT チームは同じデータを異なる方法で使用します。彼らは、新たに検出されたプロセス、承認されたアプリケーション リスト外のソフトウェア、または不審なブラウザー アクティビティをレビューし、それらの発見を、利用可能な場合は他の監査ソースからのファイル転送の証拠と関連付けることがあります。アプリケーションおよびプロセスの記録と画面記録を組み合わせると、漠然としたアラートよりも役立つ証拠となる記録が生成されます。これは、管理者がイベントが事故なのか、ポリシー違反なのか、または潜在的なインサイダーリスクインシデントなのかを判断するのに役立ちます。
ハイブリッド チームやリモート チームにとって、ネットワーク外の可視性は重要です。ラップトップは、オフィスを離れても会社の資産でなくなるわけではありません。構成されたクラウド接続により、管理者は、ユーザーが在宅勤務中、旅行中、または顧客サイトを訪問している間など、接続されているときにインターネット経由でリモート エンドポイントを監視できます。チームが必要とする記録をいつでも確認できるように、アクティビティ レポートの保存と記録ストレージを個別に計画します。
Net Monitor for Employees Pro でインターネット経由で監視するには、クラウド アカウントと関連するサブスクリプション ベースのクラウド ライセンスが必要です。 リモート監視の設定手順を使用してアクセスを構成し、チームが依存する予定のレポートと保持設定をテストします。
04評価すべきアプリケーション使用状況監視機能
ユーザーとコンピューターのフィルター、時間範囲の境界、アプリケーションの名前付け、エクスポートの読みやすさ、カバレッジの欠落をチェックして、レポートの品質を評価します。無害なアプリケーション セッションを 1 つ再現し、レポートをメモと比較します。レビューが調査となる場合は、証拠処理手順を使用します。無関係なリモコンの長いリストでは、レポートの正確性は確立されません。
05従業員のアプリケーション監視に関する明確なルールを設定する
従業員の監視は、書面によるポリシー、一貫した施行、正当なビジネス目的に裏付けられている場合に最も効果的に機能します。会社所有のデバイスには、どのようなアクティビティを監視できるか、どのソフトウェアを禁止するか、ビジネス データをどのように処理する必要があるか、従業員がポリシーに違反した場合に何が起こるかを説明する、明確な使用許可ルールが必要です。
要件は、州、業界、労働組合の協定、監視対象の通信の種類によって異なります。特に、リモート ワーカーの監視、音声の録音、または複数の州にまたがる運用の場合は、導入前に適切な法的ガイダンスを取得してください。透明性と適切な通知により、企業は適用される義務と労働者の権利を尊重した方法でシステム、データ、有給労働時間を保護しながら、紛争を減らすことができます。
英国の職場の場合、ICO の労働者監視ガイダンスは、目的、透明性、比例性、定着率を対象としています。 1 つのポリシーがすべての管轄区域に適合すると仮定するのではなく、従業員が勤務する場所の要件を確認してください。
ポリシーでは、監視レコードへのアクセスも定義する必要があります。すべてのマネージャーがすべての録音やキーストローク ログにアクセスする必要があるわけではありません。定義された運用またはセキュリティのニーズを持つユーザーに管理権限を制限し、収集されたデータの表示、エクスポート、変更、または削除を許可するユーザーを文書化します。強力な監督により、従業員の悪用が防止され、ビジネスが内部統制の欠陥から保護されます。
06アプリケーションの使用状況の監視を開始する方法
「可視性を向上させる」という漠然とした計画を立ててアプリケーション監視を導入しないでください。ビジネス時間が犠牲になったり、危険にさらされたりする特定の状況から始めます。その原因としては、未承認のソフトウェア、繰り返しの締め切り遅延、リモート スタッフ間の原因不明の非アクティブさ、ブラウザの危険な動作、デバイス ポリシーのバイパスの繰り返しの試みなどが考えられます。
最初に、これらの懸念事項に関連するレポートを設定します。各役割の通常のベースラインを確立し、すべての変化を不正行為として扱うのではなく、意味のある逸脱を調査します。グラフィック デザイナー、サポート エージェント、会計士、フィールド コーディネーターは、さまざまなアプリケーションを使用し、さまざまな作業パターンに従います。コンテキストにより、管理時間の無駄が防止され、施行がより防御可能になります。
少人数のグループでアプリケーションのレポートとコントロールをテストする
部門全体にワークフローを展開する前に、承認された社内デバイスの限られたグループを使用してワークフローを確認します。 レポートのヘルプでは、レポートの制御と保持設定について説明しています。
- 関連レポートを有効にします。Reportingで、Application usage reportとユーザー アクティビティ レポートを設定します。収集するデータのEnableとSave configurationを使用します。
- 有用なレビュー期間を選択します。Time rangeを設定し、可能な場合はコンピュータ、ユーザー、アプリケーション別にフィルタリングします。同等の役割と勤務期間を比較します。
- コンテキストを確認します。アクティビティがポリシー違反または生産性の低下を表していると判断する前に、許可された画面証拠を確認し、予期しないパターンについて話し合います。
- 定義された応答をテストします。 テスト端末でアプリケーションの許可またはブロック ルールを検証し、正当な作業継続機能を確認し、例外とレビューア アクセスを文書化します。
Net Monitor for Employees Pro は、アクティビティ監視と管理者が迅速に対応する必要があるリモート コントロールを組み合わせたものです。フル機能の無料トライアルを使用すると、ライセンスを締結する前に、レポート、記録、ブロック、エンドポイント制御を独自のシステムでテストできます。
有益な質問は、従業員がビジネス以外のアプリケーションを使用したことがあるかどうかではありません。それは、彼らの活動が目に見える生産性の損失を生み出すか、ポリシーに違反するか、企業データを公開するか、組織が義務を果たすことを妨げるかどうかです。明確な記録でその質問に答え、同じコンソールから是正措置を講じることができれば、監視はビジネス運営の実際的な部分となります。
07アプリケーション使用状況の監視: よくある質問
アプリケーション使用状況の監視は従業員の生産性を測定しますか?
アプリケーションの使用法、タイミング、作業パターンに関する証拠を提供します。それ自体で出力品質や完成した作品を確立するものではありません。パフォーマンスを決定する前に、レポートを役割の期待、成果物、異常なアクティビティの背景と比較します。
リモート従業員のコンピュータ上のアプリケーションの使用状況を監視できますか?
はい、サポートされているエンドポイントと構成されたリモート接続を使用します。 Net Monitor for Employees Pro では、インターネット監視にはクラウド アカウントとサブスクリプション ベースのクラウド ライセンスが使用されます。導入を拡張する前に、自分のデバイスで接続、レポート収集、アクセス許可、保持をテストします。
アプリケーション監視は、不正なソフトウェアのブロックに役立ちますか?
レポートは、調査が必要なツールを特定するのに役立ちます。 Net Monitor for Employees Pro は、選択したタスクを閉じたり、アプリケーションの許可またはブロック リストを構成したりするなど、アプリケーションとプロセスの制御も提供します。アプリケーションを制限する前にそのビジネス目的を確認し、アンインストールする必要がある場合は承認された管理手順を使用してください。