कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर की लागत: व्यावहारिक बजट

01कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर की लागत कितनी होती है?

कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर की लागत इस पर निर्भर करती है कि आप कितने कंप्यूटरों की निगरानी करते हैं, वे कैसे जुड़ते हैं और सिस्टम चलाने में कितना काम लगता है। मासिक कीमत बजट का केवल एक हिस्सा है। स्थायी लाइसेंस से बार-बार लगने वाला लाइसेंस शुल्क हट सकता है, लेकिन तैनाती, रिकॉर्डिंग स्टोरेज और समीक्षा के समय के लिए फिर भी ज़िम्मेदार व्यक्ति और लागत का अनुमान चाहिए।

एक ठोस शुरुआती उदाहरण के तौर पर, Net Monitor for Employees Pro के व्यावसायिक LAN/WLAN/VPN लाइसेंस पांच निगरानी वाले कंप्यूटरों के लिए USD 299.95 से शुरू होते हैं। Cloud कनेक्टिविटी प्रति कंप्यूटर प्रति वर्ष USD 89.95 या प्रति कंप्यूटर प्रति माह USD 9.95 में उपलब्ध है। दोनों मॉडलों में असीमित एडमिनिस्ट्रेटर कंसोल शामिल हैं। सही विकल्प आपके कंप्यूटरों के लिए आवश्यक कनेक्शन पर निर्भर करता है, केवल सबसे कम दिखने वाली कीमत पर नहीं।

ये इस उत्पाद की विशिष्ट कीमतें हैं, बाज़ार की औसत कीमत का दावा नहीं। खरीद को मंज़ूरी देने से पहले मौजूदा व्यावसायिक लाइसेंस विकल्पों और Cloud सदस्यता की कीमतों की तुलना करें। स्कूलों और पात्र गैर-लाभकारी संगठनों को ऑर्डर पेज पर शैक्षणिक लाइसेंस वाला भाग भी देखना चाहिए।

02पहले कंप्यूटर गिनें और कनेक्शन चुनें

शुरुआत एंडपॉइंट की सूची से करें, वेतन सूची में कर्मचारियों की संख्या से नहीं। बीस कर्मचारी बीस लैपटॉप के साथ पांच साझा वर्कस्टेशन इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके उलट, कई शिफ्ट एक ही कंप्यूटरों का उपयोग कर सकती हैं। ऊपर दी गई उत्पाद कीमतों में खरीद की इकाई निगरानी वाला कंप्यूटर है; एडमिनिस्ट्रेटर कंसोल असीमित हैं। केवल कर्मचारियों की संख्या के आधार पर गणना करने से पहले टर्मिनल सर्वर या असामान्य साझा-सत्र वाले परिवेश की लाइसेंस व्यवस्था की पुष्टि कराएं।

इसके बाद उन मशीनों को अलग करें जिन तक आपके मौजूदा LAN या VPN से पहुंचा जा सकता है और जिन्हें इंटरनेट पर उत्पाद का Cloud कनेक्शन चाहिए। स्थायी LAN/VPN लाइसेंस में Cloud सदस्यता शामिल नहीं है। Cloud लाइसेंस का उपयोग स्थानीय नेटवर्क पर भी किया जा सकता है, इसलिए उसी कंप्यूटर की Cloud सदस्यता के ऊपर अपने-आप स्थायी लाइसेंस न जोड़ें। कोटेशन मांगते समय इच्छित कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि करें।

साइट लाइसेंस बिना प्रतिबंध वाला विश्वव्यापी लाइसेंस नहीं है। व्यावसायिक साइट ऑफ़र के लिए सभी शामिल कंप्यूटर एक भवन में होने चाहिए। यदि कर्मचारी कार्यालयों और घर के बीच काम करते हैं, तो साइट विकल्प चुनने से पहले यह व्यवस्था बताएं। कनेक्टिविटी जांचने के लिए रिमोट तैनाती गाइड का उपयोग करें; और जिस व्यवस्था को आप वास्तव में चला सकते हैं उसकी कीमत तय करने के लिए यह लेख पढ़ें।

03स्वामित्व की कुल लागत का बजट बनाएं

पहले वर्ष के उपयोगी अनुमान में पांच मद होते हैं: लाइसेंस, तैनाती, नीति की तैयारी, स्टोरेज और नियमित प्रशासन। एक बार के सेटअप कार्य को बार-बार आने वाली लागत से अलग रखें, ताकि दूसरे वर्ष का बजट आसानी से समझाया जा सके।

लाइसेंस और भविष्य के बदलाव

मात्रा, बिलिंग अंतराल, कनेक्शन का प्रकार और अपेक्षित विस्तार दर्ज करें। कभी समाप्त न होने वाला स्थायी लाइसेंस अपने-आप हर भावी प्रमुख अपग्रेड या किसी खास सहायता सेवा का अधिकार नहीं देता। जहां ये निर्णय को प्रभावित करते हों, वहां अपग्रेड की पात्रता, सहायता की शर्तों और विस्तार के शुल्क की लिखित पुष्टि कराएं।

उत्पाद की वेबसाइट पर निःशुल्क सहायता का उल्लेख है। अपनी तैनाती और समीक्षा के समय का बजट अलग रखें, और किसी विशेष सहायता व्यवस्था पर निर्भर होने से पहले आवश्यक प्रतिक्रिया समय की पुष्टि करें।

तैनाती और नीति की तैयारी

कंसोल और एजेंट इंस्टॉल करने, कनेक्शन सत्यापित करने, इच्छित डेटा-संग्रह सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करने और शुरुआती रिपोर्ट जांचने के लिए समय रखें। कर्मचारियों को निगरानी का दायरा समझाने, समीक्षकों को ज़िम्मेदारी देने और रिकॉर्ड रखने की अवधि मंज़ूर करने का समय भी शामिल करें। LAN/VPN इंस्टॉलेशन सहायता और कार्यस्थल निगरानी नीति की चेकलिस्ट से कामों की पहचान होती है; पायलट परीक्षण बताता है कि आपके परिवेश में उनमें कितना समय लगता है।

रिकॉर्डिंग का स्टोरेज और पुनर्प्राप्ति

स्टोरेज लागत इस पर निर्भर करती है कि आप क्या एकत्र करते हैं और कितने समय तक रखते हैं। लगातार वीडियो, चुनी हुई रिकॉर्डिंग और गतिविधि रिकॉर्ड की जगह की ज़रूरत बहुत अलग हो सकती है। यह न मानें कि Cloud कनेक्शन सदस्यता में असीमित रिकॉर्डिंग स्टोरेज शामिल है। स्टोरेज गंतव्य अलग से चुनें, फिर क्षमता, पहुंच, बैकअप और प्रदाता के डेटा ट्रांसफ़र शुल्क जांचें। बाहरी रिकॉर्डिंग स्टोरेज के दस्तावेज़ समर्थित गंतव्य और कॉन्फ़िगरेशन समझाते हैं।

माप के आधार पर रखे जाने वाले डेटा का अनुमान लगाएं: प्रति कंप्यूटर प्रति रिकॉर्डिंग दिवस मापे गए GB × रिकॉर्ड किए जाने वाले कंप्यूटर × रिकॉर्ड रखने के दिन। आपके डिज़ाइन में वास्तव में उपयोग होने वाले बैकअप या अतिरिक्त प्रतियों की जगह जोड़ें। उदाहरण के लिए, यदि पायलट में प्रति कंप्यूटर प्रति दिन 0.4 GB मापा जाता है, तो 25 कंप्यूटरों की रिकॉर्डिंग 20 दिन रखने के लिए बैकअप और अतिरिक्त क्षमता से पहले लगभग 200 GB चाहिए। यह गणना का उदाहरण है, उत्पाद के स्टोरेज उपयोग का बेंचमार्क नहीं।

प्रशासन और समीक्षा

किसी व्यक्ति को कंप्यूटर सूची बनाए रखनी होगी, पहुंच में बदलाव संभालने होंगे, संबंधित रिपोर्ट देखनी होंगी और कर्मचारियों या प्रबंधकों के प्रश्नों का उत्तर देना होगा। उस समय को स्पष्ट रूप से बजट में रखें। प्रशासक की कुल लागत सहित प्रति घंटे की दर विकल्पों की तुलना में उपयोगी है, भले ही काम बाहरी तकनीशियन के बजाय मौजूदा वेतनभोगी कर्मचारी करता हो।

04कंपनी के 25 कंप्यूटरों के बजट का उदाहरण

नीचे दिए उदाहरण में प्रकाशित 25-कंप्यूटर व्यावसायिक लाइसेंस और Cloud सदस्यता दरों का उपयोग किया गया है। बाकी सभी राशियां योजना बनाने की मान्यताएं हैं: तैनाती के लिए आठ घंटे, नीति तैयार करने के लिए दो घंटे, आंतरिक श्रम लागत USD 45 प्रति घंटा, स्टोरेज के लिए USD 20 मासिक प्रावधान और हर माह प्रशासन व समीक्षा के लिए दो घंटे। इन आंकड़ों को पायलट के नतीजों और वास्तविक स्टोरेज कोटेशन से बदलें।

Cloud की गणना 25 × USD 89.95 = प्रति वर्ष USD 2,248.75, या 25 × USD 9.95 = प्रति माह USD 248.75 है। बारह मासिक भुगतानों का कुल USD 2,985.00 है। इन दरों पर वार्षिक बिलिंग USD 736.25 कम पड़ती है जब 25 Cloud सदस्यताएं पूरे वर्ष ली जाती हैं, लेकिन इसके लिए वार्षिक प्रतिबद्धता चाहिए। छोटी परियोजना या बदलती कंप्यूटर संख्या के लिए मासिक बिलिंग का लचीलापन उचित हो सकता है; ऑर्डर करने से पहले नवीनीकरण और रद्द करने की शर्तें जांचें।

पहले वर्ष के हर परिदृश्य में लाइसेंस के अलावा अन्य मदों का प्रावधान USD 1,770 है। इसलिए सिर्फ लाइसेंस की तुलना संचालन बजट को कम करके दिखाती है। बाद के वर्ष में, यदि स्थायी लाइसेंस वाले परिदृश्य में कोई बदलाव न हो, तो नियमित लाइसेंस सदस्यता न होने पर भी अनुमानित स्टोरेज और समीक्षा कार्य के लिए USD 1,320 चाहिए होंगे। नए कंप्यूटर, बुनियादी ढांचा, अपग्रेड या निगरानी के दायरे में बदलाव होने पर अनुमान दोबारा बनाना होगा।

LAN/VPN परिदृश्य मानता है कि उपयुक्त नेटवर्क या VPN पहले से मौजूद है। यदि ऐसा नहीं है, तो इंटरनेट कनेक्टिविटी को मुफ्त मानने के बजाय उसके कार्यान्वयन और रखरखाव की लागत अलग से जोड़ें। इसी तरह, प्रति माह दो घंटे की समीक्षा जांचने योग्य अनुमान है, यह वादा नहीं कि हर संगठन इतने समय में काम चला सकता है।

05लागत को व्यावसायिक ज़रूरत के अनुपात में रखें

उन निर्णयों से शुरुआत करें जिनमें आपको सॉफ़्टवेयर की मदद चाहिए। यदि तत्काल सवाल एप्लिकेशन के उपयोग का है, तो हर रिकॉर्डिंग सुविधा चालू करने के बजाय संबंधित गतिविधि रिपोर्ट से शुरू करें। रिकॉर्डिंग तभी जोड़ें जब अतिरिक्त साक्ष्य किसी स्वीकृत उद्देश्य में मदद करें। इससे खरीद के मूल उद्देश्य को कमजोर किए बिना स्टोरेज और समीक्षा का काम कम हो सकता है।

रिकॉर्ड रखने की अवधि समीक्षा प्रक्रिया के अनुरूप चुनें। ऐसी सामग्री रखना जिसका कोई अधिकृत समीक्षक उपयोग नहीं करेगा, स्टोरेज और पहुंच-प्रबंधन का काम बढ़ाता है। अवधि बढ़ाने से पहले जांचें कि ज़रूरत पड़ने पर रिकॉर्ड मिलते और खुलते हैं या नहीं। स्क्रीन रिकॉर्डिंग की योजना गाइड इस अनुमान से जुड़े साक्ष्य और रिकॉर्डिंग के विकल्प समझाती है।

कोटेशन में विस्तार शामिल करें। यदि टीम 25 से 40 कंप्यूटरों तक बढ़ रही है, तो पूछें कि अतिरिक्त लाइसेंस की कीमत कैसे तय होती है और मौजूदा अधिकारों का क्या होगा; यह न मानें कि दो प्रकाशित पैकेज की कीमतों का अंतर अपने-आप अपग्रेड की कीमत है। साइट लाइसेंस तभी विचार में लें जब उसकी स्थान संबंधी शर्तें आपकी तैनाती से मेल खाती हों।

अंत में, निष्क्रियता के सभी मिनटों को वेतन से गुणा करके खरीद को उचित ठहराने से बचें। कंप्यूटर निष्क्रिय हो सकता है जबकि उपयोगकर्ता कंप्यूटर से दूर वैध काम कर रहा हो। मापे जा सकने वाले परिणाम लें, जैसे बार-बार किए जाने वाले सहायता कार्य में तकनीशियन का बचा समय, ज़रूरी रिकॉर्ड जल्दी मिलना या मौजूदा प्रक्रिया में प्रशासन का काम कम होना। कर्मचारियों का बचा समय उपलब्ध क्षमता दर्शाता है; वह नकद बचत तभी बनता है जब कोई वास्तविक खर्च घटता है।

06ट्रायल से अनुमानों को वास्तविक माप में बदलें

सभी सुविधाओं वाला 30-दिन का डेस्कटॉप ट्रायल खरीद से पहले एप्लिकेशन का मूल्यांकन करने देता है। छोटा समूह चुनें जो नियोजित तैनाती के ऑपरेटिंग सिस्टम, कार्यस्थल और कनेक्शन स्थितियों का प्रतिनिधित्व करता हो। यह मानने के बजाय कि डेस्कटॉप ट्रायल हर रिमोट सेटअप को सिद्ध करता है, इंटरनेट से जुड़े कंप्यूटरों के लिए आवश्यक Cloud ट्रायल पहुंच की पुष्टि करें।

1. इंस्टॉलेशन और कॉन्फ़िगरेशन का समय मापें। सीधे किए गए काम और अपवादों को सुलझाने में लगा समय, दोनों दर्ज करें। इन नतीजों से शेष तैनाती का अनुमान लगाएं।
2. चुनी गई डेटा-संग्रह सेटिंग्स को मापें। सामान्य कार्यदिवसों में स्टोरेज की बढ़ोतरी दर्ज करें और इच्छित गंतव्य से रिकॉर्ड वापस पाने का परीक्षण करें।
3. वास्तविक समीक्षा करें। अधिकृत समीक्षक को व्यवसाय से जुड़ा कोई स्पष्ट प्रश्न दें और समर्थित उत्तर तक पहुंचने में लगने वाला समय मापें।
4. खरीद का दायरा पक्का करें। निगरानी वाले कंप्यूटर गिनें, कनेक्शन मॉडल चुनें और साइट की पात्रता, नवीनीकरण, अपग्रेड तथा भविष्य के विस्तार के बारे में पूछें।
5. पहले वर्ष और नियमित खर्च का बजट मंज़ूर करें। बिल, आंतरिक श्रम अनुमान और वैकल्पिक आकस्मिक प्रावधान अलग रखें ताकि अगली समीक्षा में समान मदों की तुलना हो सके।

उत्पाद चयन के व्यापक निर्णय के लिए कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर मूल्यांकन चेकलिस्ट का उपयोग करें। बजट तब तैयार है जब हर लागत के लिए मात्रा, अवधि और कारण मौजूद हों, और ट्रायल ने उन मान्यताओं को जांच लिया हो जिनसे बजट बदलने की संभावना सबसे अधिक है।

07कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर की लागत: आम सवाल

कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर की कीमत प्रति कर्मचारी होती है या प्रति कंप्यूटर?

अलग-अलग उत्पादों की कीमत तय करने की इकाइयां अलग होती हैं। Net Monitor for Employees Pro निगरानी किए जाने वाले कंप्यूटरों को लाइसेंस देता है और इसमें असीमित एडमिनिस्ट्रेटर कंसोल शामिल हैं। ऑर्डर की मात्रा निकालने से पहले डिवाइस गिनें और विशेष साझा-सत्र वाले कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि करें।

क्या कर्मचारी निगरानी सॉफ़्टवेयर एकमुश्त भुगतान से खरीदा जा सकता है?

हां। Net Monitor for Employees Pro LAN, WLAN और VPN के लिए स्थायी व्यावसायिक और शैक्षणिक लाइसेंस देता है। अलग Cloud कनेक्शन सदस्यता पर आधारित है। स्थायी लाइसेंस नियमित लाइसेंस सदस्यता को हटाता है, हर संचालन लागत को नहीं।

क्या Cloud की वार्षिक बिलिंग मासिक बिलिंग से सस्ती है?

इस लेख के लिए जांची गई कीमतों पर एक कंप्यूटर का खर्च एक वर्ष के लिए USD 89.95 है, या बारह मासिक भुगतानों में USD 119.40 है, जहां प्रत्येक भुगतान USD 9.95 का है। पूरे वर्ष के लिए अंतर प्रति कंप्यूटर USD 29.45 है। प्रतिबद्धता की तुलना अपनी अपेक्षित उपयोग अवधि से करें और मौजूदा चेकआउट शर्तों की पुष्टि करें।

क्या Cloud लाइसेंस में असीमित रिकॉर्डिंग स्टोरेज शामिल है?

इस मान्यता पर बजट न बनाएं। Cloud लाइसेंस का विवरण Cloud सर्वर के माध्यम से कनेक्टिविटी को शामिल करता है। रिकॉर्डिंग के गंतव्य, क्षमता, रिकॉर्ड रखने की अवधि और स्टोरेज प्रदाता के शुल्क की योजना अलग से बनानी चाहिए।

लाइसेंस के अलावा मुझे कौन-सी लागतें जांचनी चाहिए?

इंस्टॉलेशन, कॉन्फ़िगरेशन, नीति की तैयारी, स्टोरेज, बैकअप, प्रशासक का समय, रिपोर्ट समीक्षा, लागू कर और नेटवर्क में बदलाव शामिल करें। जहां प्रासंगिक हो, सहायता, अपग्रेड और विस्तार की शर्तें पक्की करें। बिना आधार वाले निवेश लाभ के दावे के बजाय पायलट में मापे गए आंकड़ों का उपयोग करें।