Costo del software di monitoraggio dei dipendenti: un budget pratico

01Quanto costa il software di monitoraggio dei dipendenti?

Il costo del software di monitoraggio dei dipendenti dipende dal numero di computer monitorati, da come si connettono e dal lavoro richiesto per eseguire il sistema. Un prezzo mensile è solo una parte del budget. Una licenza permanente può eliminare un addebito di licenza ricorrente, ma la distribuzione, l'archiviazione della registrazione e il tempo di revisione richiedono comunque un proprietario e una stima dei costi.

Per un punto di partenza concreto, Net Monitor for Employees Pro offre licenze commerciali LAN/WLAN/VPN da USD 299,95 per cinque computer monitorati. La connettività cloud è disponibile a USD 89,95 USD per computer all'anno o USD 9,95 USD per computer al mese. Entrambi i modelli includono console di amministrazione illimitate. La scelta giusta dipende dalla connessione di cui hanno bisogno i tuoi computer, piuttosto che dalla cifra più bassa del titolo.

Questi sono prezzi specifici del prodotto, non una media di mercato dichiarata. Confronta le opzioni di licenza commerciale attuali e i prezzi di abbonamento al cloud prima di approvare un acquisto. Anche le scuole e le organizzazioni no-profit idonee devono controllare la sezione della licenza didattica nella pagina dell'ordine.

02Conta i computer e scegli prima la connessione

Iniziare con un elenco di endpoint, non con l'organico della gestione stipendi. Venti dipendenti possono utilizzare venti laptop più cinque postazioni di lavoro condivise. Al contrario, più turni possono utilizzare gli stessi computer. Per i prezzi dei prodotti sopra indicati, l'unità d'acquisto è il computer monitorato; le console di amministrazione sono illimitate. Chiedere conferma del trattamento delle licenze dei server terminal o degli ambienti insoliti a sessioni condivise prima di utilizzare un semplice conteggio dei dipendenti.

Successivamente, separare le macchine raggiungibili tramite LAN o VPN esistente da quelle che necessitano della connessione cloud del prodotto su Internet. Una licenza permanente LAN/VPN non include l'abbonamento Cloud. Una licenza Cloud può essere utilizzata anche su una rete locale, quindi non aggiungere automaticamente una licenza permanente per lo stesso computer oltre all'abbonamento Cloud. Conferma la configurazione prevista quando richiedi un preventivo.

Una licenza del sito non è una licenza mondiale illimitata. L'offerta del sito commerciale richiede che tutti i computer coperti si trovino in un unico edificio. Se il personale si sposta tra gli uffici e la casa, descrivere tale disposizione prima di selezionare l'opzione del sito. Utilizza la guida alla distribuzione remota per verificare la connettività; usa questo articolo per mettere un prezzo rispetto all'accordo che puoi effettivamente gestire.

03Crea un budget per il costo totale di proprietà

Un'utile stima per il primo anno ha cinque linee: licenze, distribuzione, preparazione delle politiche, archiviazione e amministrazione continua. Mantieni il lavoro di configurazione una tantum separato dai costi ricorrenti in modo che il budget del secondo anno sia facile da spiegare.

Licenze e modifiche future

Registra la quantità, l'intervallo di fatturazione, il tipo di connessione e la crescita prevista. Una licenza permanente che non scade mai non costituisce di per sé un diritto a ogni futuro aggiornamento importante o a un particolare servizio di supporto. Conferma per iscritto l'idoneità all'aggiornamento, i termini del supporto e gli eventuali costi di espansione, laddove questi influenzino la decisione.

Il sito web del prodotto pubblicizza il supporto gratuito. Pianifica separatamente il tempo di distribuzione e revisione e conferma eventuali requisiti di tempo di risposta prima di fare affidamento su un particolare accordo di supporto.

Attuazione e preparazione delle politiche

Concedere del tempo per installare la console e gli agenti, verificare le connessioni, configurare le impostazioni di raccolta previste e testare i primi report. Includere il tempo necessario per spiegare l'ambito di monitoraggio ai dipendenti, assegnare revisori e approvare i periodi di conservazione. La LAN/VPN guida all'installazione e la lista di controllo dei criteri di sorveglianza del luogo di lavoro aiutano a identificare le attività; il pilota ti dice quanto tempo impiegano nel tuo ambiente.

Archiviazione e recupero delle registrazioni

I costi di archiviazione dipendono da ciò che raccogli e per quanto tempo lo conservi. Il video continuo, le registrazioni selezionate e le registrazioni delle attività possono avere impronte molto diverse. Non dare per scontato che un abbonamento alla connessione cloud includa spazio di archiviazione illimitato per le registrazioni. Scegli la destinazione separatamente, quindi controlla capacità, accesso, backup ed eventuali costi di trasferimento del provider. La documentazione sull'archiviazione di registrazioni esterne spiega le destinazioni e la configurazione supportate.

Stima dei dati conservati dalle misurazioni: GB misurati per computer per giorno di registrazione × computer registrati × giorni di conservazione. Aggiungi l'indennità di backup o di ridondanza effettivamente utilizzata dal tuo progetto. Ad esempio, un progetto pilota che misura 0,4 GB per computer al giorno su 25 computer con 20 giorni di registrazione conservata necessita di circa 200 GB prima dei backup e della capacità di riserva. Questa è un'illustrazione del calcolo, non un benchmark di archiviazione del prodotto.

Amministrazione e revisione

Qualcuno deve mantenere l'elenco dei computer, gestire le modifiche di accesso, esaminare i report pertinenti e rispondere alle domande dei dipendenti o del manager. Budget quella volta in modo esplicito. La tariffa oraria caricata di un amministratore è utile per confrontare le opzioni, anche quando il lavoro viene eseguito da un dipendente esistente anziché da un tecnico esterno.

04Un budget funzionante per 25 computer aziendali

L'esempio seguente utilizza la licenza commerciale pubblicata per 25 computer e le tariffe di abbonamento al cloud. Tutti gli altri importi sono presupposti di pianificazione: otto ore per la distribuzione, due ore per la preparazione delle policy, una tariffa per la manodopera interna di USD 45 l'ora, una USD 20 quote di archiviazione mensile e due ore di amministrazione e revisione ogni mese. Sostituisci queste cifre con i risultati pilota e le quote di archiviazione effettive.

I calcoli del Cloud sono 25 × USD 89,95 = USD 2.248,75 all'anno, o 25 × USD 9,95 = USD 248,75 al mese. Dodici pagamenti mensili ammontano a USD 2.985,00. A queste tariffe, la fatturazione annuale è inferiore di USD 736,25 per un anno intero di 25 abbonamenti Cloud, ma richiede l'impegno annuale. Un progetto breve o la modifica del conteggio dei computer possono giustificare la flessibilità della fatturazione mensile; confermare i termini di rinnovo e cancellazione prima di ordinare.

L'indennità non di licenza è USD 1.770 in ogni scenario del primo anno. Ecco perché un confronto basato sulla sola licenza sottostima il budget operativo. In un anno successivo, lo scenario invariato di licenza permanente avrebbe comunque bisogno di USD 1.320 per il lavoro di archiviazione e revisione previsto, anche senza abbonamento di licenza ricorrente. Nuovi computer, infrastrutture, aggiornamenti o un ambito di monitoraggio modificato richiederebbero una stima rivista.

Lo scenario LAN/VPN presuppone che esista già una rete adatta o VPN. In caso contrario, fissate un prezzo separato per la sua implementazione e manutenzione invece di considerare la connettività Internet come gratuita. Allo stesso modo, due ore di revisione mensile rappresentano un input da testare, non una promessa che ogni organizzazione possa operare entro tale limite.

05Mantenere i costi proporzionati alle esigenze aziendali

Inizia con le decisioni che devi supportare con il software. Se la domanda immediata è l'utilizzo dell'applicazione, inizia con i report delle attività pertinenti invece di abilitare ogni funzionalità di registrazione. Aggiungere la registrazione solo quando le prove aggiuntive servono a uno scopo approvato. Ciò può ridurre il lavoro di archiviazione e revisione senza indebolire l'obiettivo di acquisto originale.

Scegli un periodo di conservazione che corrisponda al processo di revisione. Conservare materiale che nessun revisore autorizzato utilizzerà aumenta il lavoro di archiviazione e di gestione degli accessi. Verificare se i record possono essere trovati e aperti quando necessario prima di espandere la conservazione. La guida alla pianificazione della registrazione dello schermo copre le prove e le scelte di registrazione alla base di tale stima.

Includere la crescita nel preventivo. Per un team che passa da 25 a 40 computer, chiedere quali sono i prezzi delle licenze aggiuntive e come vengono trattati i diritti esistenti; non dare per scontato che la differenza tra due pacchetti pubblicati costituisca automaticamente il prezzo dell'aggiornamento. Considera una licenza del sito solo quando le condizioni di ubicazione corrispondono alla distribuzione.

Infine, evitate di giustificare l'acquisto moltiplicando tutti i minuti di inattività per lo stipendio. Un computer può essere inattivo mentre l'utente sta svolgendo un lavoro legittimo offline. Utilizza risultati misurabili, ad esempio il tempo risparmiato dai tecnici su un'attività di supporto ripetuta, il recupero più rapido dei record richiesti o la riduzione dell'amministrazione in un processo esistente. Il tempo risparmiato dal personale rappresenta la capacità disponibile; diventa un risparmio di cassa solo quando si riduce una spesa effettiva.

06Utilizza la prova per sostituire le stime con le misurazioni

La prova desktop completa di 30 giorni ti consente di valutare l'applicazione prima dell'acquisto. Seleziona un piccolo gruppo che rappresenti i sistemi operativi, i luoghi di lavoro e le condizioni di connessione nell'implementazione pianificata. Conferma qualsiasi accesso di prova al cloud necessario per i computer connessi a Internet anziché dare per scontato che una prova desktop dimostri ogni configurazione remota.

1. Tempo di installazione e configurazione. Registra sia il lavoro pratico che il tempo impiegato per risolvere le eccezioni. Utilizza queste osservazioni per stimare l'implementazione rimanente.
2. Misura le impostazioni di raccolta scelte. Registra la crescita dello spazio di archiviazione nel corso di giorni lavorativi rappresentativi e testa il recupero dalla destinazione prevista.
3. Esegui una revisione reale. Fornisci a un revisore autorizzato una domanda aziendale specifica e misura il tempo necessario per ottenere una risposta supportata.
4. Conferma l'ambito dell'acquisto. Conta i computer monitorati, seleziona il modello di connessione e chiedi informazioni sull'idoneità del sito, sui rinnovi, sugli aggiornamenti e sull'espansione futura.
5. Approva un budget per il primo anno e ricorrente. Mantieni separate le fatture, le stime interne della manodopera e gli imprevisti facoltativi in modo che la revisione successiva possa confrontare simili con simili.

Per una decisione più ampia sulla selezione del prodotto, utilizzare la lista di controllo per la valutazione del software di monitoraggio dei dipendenti. Il budget è pronto quando ogni costo ha una quantità, un periodo e una ragione e la sperimentazione ha testato le ipotesi che hanno maggiori probabilità di modificarlo.

07Costo del software di monitoraggio dei dipendenti: domande comuni

Il prezzo del software di monitoraggio dei dipendenti è per dipendente o per computer?

Le unità di prezzo variano a seconda dei prodotti. Net Monitor for Employees Pro concede in licenza i computer monitorati e include console di amministrazione illimitate. Conta i dispositivi e conferma le configurazioni speciali della sessione condivisa prima di calcolare la quantità dell'ordine.

Posso acquistare un software di monitoraggio dei dipendenti con un pagamento una tantum?

Sì. Net Monitor for Employees Pro offre licenze commerciali ed educative permanenti per l'utilizzo di LAN, WLAN e VPN. La connessione Cloud separata è basata su abbonamento. Una licenza permanente rimuove un abbonamento di licenza ricorrente e non tutti i costi operativi.

La fatturazione Cloud annuale è più economica della fatturazione mensile?

Ai prezzi verificati per questo articolo, un computer costa USD 89,95 per un anno o USD 119,40 su dodici pagamenti mensili USD 9,95. La differenza è USD 29,45 per computer per un anno intero. Confronta l'impegno con il periodo di utilizzo previsto e conferma i termini di pagamento attuali.

Una licenza Cloud include spazio di archiviazione illimitato per le registrazioni?

Non fare budget su questo presupposto. La descrizione della licenza Cloud copre la connettività tramite il server Cloud. Le destinazioni di registrazione, la capacità, la conservazione e gli eventuali addebiti del fornitore di storage dovrebbero essere pianificati separatamente.

Quali costi devo verificare oltre alla licenza?

Include installazione, configurazione, preparazione delle policy, archiviazione, backup, tempo dell'amministratore, revisione dei report, imposte applicabili ed eventuali modifiche alla rete. Conferma i termini di supporto, aggiornamento ed espansione, ove pertinente. Utilizza dati pilota misurati invece di una dichiarazione di ritorno sull'investimento non supportata.