Costul software-ului de monitorizare a angajaților: un buget practic

01Cât costă software-ul de monitorizare a angajaților?

Costul software-ului de monitorizare a angajaților depinde de câte computere monitorizați, de modul în care acestea se conectează și de munca necesară pentru a rula sistemul. Un preț lunar reprezintă doar o parte din buget. O licență permanentă poate elimina o taxă de licență recurentă, dar implementarea, stocarea înregistrării și timpul de revizuire necesită încă un proprietar și o estimare a costurilor.

Pentru un punct de plecare concret, Net Monitor for Employees Pro oferă licențe comerciale LAN/WLAN/VPN de la USD 299,95 pentru cinci computere monitorizate. Conectivitatea în cloud este disponibilă la USD 89,95 pe computer pe an sau USD 9,95 pe computer pe lună. Ambele modele includ console de administrator nelimitate. Alegerea corectă depinde de conexiunea de care au nevoie computerele dvs., mai degrabă decât de cea mai mică cifră din titlu.

Aceste prețuri sunt specifice produsului, nu o medie a pieței. Comparați opțiunile actuale de licență comercială și prețurile abonamentului Cloud înainte de a aproba o achiziție. Școlile și organizațiile non-profit eligibile ar trebui să verifice, de asemenea, secțiunea de licență educațională din pagina de comandă.

02Numărați computerele și alegeți mai întâi conexiunea

Începeți cu o listă de puncte finale, nu cu numărul de salariați. Douăzeci de angajați pot folosi douăzeci de laptopuri plus cinci stații de lucru partajate. În schimb, mai multe schimburi pot folosi aceleași computere. Pentru prețurile produselor de mai sus, unitatea de achiziție este computerul monitorizat; consolele de administrator sunt nelimitate. Solicitați confirmarea tratamentului de licențiere al serverelor terminale sau al mediilor neobișnuite de sesiune partajată înainte de a utiliza un număr simplu de angajați.

Apoi, mașinile separate, accesibile prin intermediul LAN sau VPN existent, de cele care au nevoie de conexiunea Cloud a produsului prin Internet. O licență permanentă LAN/VPN nu include abonamentul Cloud. O licență Cloud poate fi folosită și într-o rețea locală, așa că nu adăugați automat o licență permanentă pentru același computer pe lângă abonamentul său Cloud. Confirmați configurația dorită atunci când solicitați o ofertă.

O licență de site nu este o licență nerestricționată la nivel mondial. Oferta de site-uri comerciale necesită ca toate computerele acoperite să fie într-o singură clădire. Dacă personalul se mută între birouri și acasă, descrieți aranjamentul înainte de a selecta opțiunea de amplasare. Utilizați ghidul de implementare la distanță pentru a verifica conectivitatea; folosește acest articol pentru a pune un preț față de aranjamentul pe care îl poți opera efectiv.

03Construiți un buget total pentru costul de proprietate

O estimare utilă pentru primul an are cinci linii: licențe, implementare, pregătire politici, stocare și administrare continuă. Mențineți munca de configurare unică separată de costurile recurente, astfel încât bugetul pentru al doilea an să fie ușor de explicat.

Licențe și modificări viitoare

Înregistrați cantitatea, intervalul de facturare, tipul de conexiune și creșterea așteptată. O licență permanentă care nu expiră niciodată nu stabilește, prin ea însăși, dreptul la fiecare actualizare majoră viitoare sau un anumit serviciu de asistență. Confirmați eligibilitatea pentru upgrade, termenii de asistență și orice taxe de extindere în scris, în cazul în care acestea afectează decizia.

Site-ul web al produsului promovează asistență gratuită. Efectuați un buget pentru propria implementare și timpul de revizuire separat și confirmați orice cerințe privind timpul de răspuns înainte de a vă baza pe un anumit aranjament de asistență.

Implementarea și pregătirea politicilor

Acordați timp pentru a instala consola și agenții, verificați conexiunile, configurați setările de colectare dorite și testați primele rapoarte. Includeți timpul necesar pentru a explica angajaților domeniul de aplicare al monitorizării, pentru a atribui evaluatori și pentru a aproba perioadele de păstrare. LAN/VPN ajutor pentru instalare și lista de verificare a politicii de supraveghere a locului de muncă ajută la identificarea sarcinilor; pilotul îți spune cât timp durează în mediul tău.

Stocarea și recuperarea înregistrărilor

Costurile de stocare depind de ceea ce colectați și de cât timp îl păstrați. Videoclipul continuu, înregistrările selectate și înregistrările de activitate pot avea amprente foarte diferite. Nu presupuneți că un abonament de conexiune la Cloud include stocare nelimitată de înregistrări. Alegeți destinația separat, apoi verificați capacitatea, accesul, backupul și orice taxe de transfer ale furnizorului. documentația de stocare externă a înregistrărilor explică destinațiile și configurația acceptate.

Estimarea datelor reținute din măsurători: GB măsurați per computer pe zi de înregistrare × computere înregistrate × zile de păstrare. Adăugați alocația de rezervă sau redundanță pe care o folosește de fapt designul dvs. De exemplu, un pilot care măsoară 0,4 GB pe computer pe zi pe 25 de computere cu 20 de zile de înregistrare reținută are nevoie de aproximativ 200 GB înainte de backup și capacitatea de rezervă. Aceasta este o ilustrare a calculului, nu un etalon de stocare a produsului.

Administrare și revizuire

Cineva trebuie să mențină lista de computere, să gestioneze modificările de acces, să examineze rapoartele relevante și să răspundă la întrebările angajaților sau managerului. Budget acea perioadă în mod explicit. Tariful orar încărcat al unui administrator este util pentru compararea opțiunilor, chiar și atunci când munca este efectuată de un angajat salariat existent, mai degrabă decât de un tehnician extern.

04Un buget funcțional pentru 25 de computere ale companiei

Exemplul de mai jos utilizează licența comercială publicată pentru 25 de computere și tarifele de abonament Cloud. Toate celelalte sume sunt ipoteze de planificare: opt ore pentru implementare, două ore pentru pregătirea politicii, o rată internă a forței de muncă de USD 45 pe oră, o USD 20 de alocație lunară pentru depozitare și două ore de administrare și revizuire în fiecare lună. Înlocuiți aceste cifre cu rezultate pilot și cotații reale de stocare.

Calculele pentru Cloud sunt 25 × 89,95 USD = 2.248,75 USD pe an sau 25 × 9,95 USD = 248,75 USD pe lună. Douăsprezece plăți lunare însumează 2.985,00 USD. La aceste tarife, facturarea anuală costă cu 736,25 USD mai puțin pentru un an întreg cu 25 de abonamente Cloud, dar presupune un angajament anual. Un proiect scurt sau un număr variabil de calculatoare poate justifica flexibilitatea facturării lunare; confirmați condițiile de reînnoire și anulare înainte de a comanda.

Alocația pentru non-licență este USD 1.770 în fiecare scenariu din primul an. De aceea, o comparație numai cu licență subestimează bugetul de funcționare. Într-un an mai târziu, scenariul de licență permanentă neschimbat ar avea nevoie în continuare de USD 1.320 pentru munca de stocare și de revizuire asumată, chiar și fără un abonament de licență recurent. Calculatoare noi, infrastructură, upgrade-uri sau un domeniu de monitorizare modificat ar necesita o estimare revizuită.

Scenariul LAN/VPN presupune o rețea adecvată sau VPN există deja. Dacă nu o face, prețuiți implementarea și întreținerea acesteia separat, mai degrabă decât tratați conectivitatea la Internet ca fiind gratuită. De asemenea, două ore de revizuire lunară reprezintă o contribuție de testat, nu o promisiune că fiecare organizație poate opera în limitele acestei alocații.

05Păstrați costurile proporționale cu nevoia companiei

Începeți cu deciziile pe care trebuie să le susțină software-ul. Dacă întrebarea imediată este utilizarea aplicației, începeți cu rapoarte de activitate relevante în loc să activați fiecare funcție de înregistrare. Adăugați înregistrarea numai acolo unde dovezile suplimentare servesc unui scop aprobat. Acest lucru poate reduce stocarea și munca de revizuire fără a slăbi obiectivul inițial de achiziție.

Alegeți o perioadă de păstrare care se potrivește cu procesul de examinare. Păstrarea materialelor pe care niciun evaluator autorizat nu le va folosi crește stocarea și munca de gestionare a accesului. Testați dacă înregistrările pot fi găsite și deschise atunci când este necesar înainte de a extinde păstrarea. ghidul de planificare a înregistrării ecranului acoperă dovezile și opțiunile de înregistrare din spatele estimării respective.

Includeți creșterea în cotație. Pentru o echipă care trece de la 25 la 40 de computere, întrebați cum sunt prețurile licențele suplimentare și cum sunt tratate drepturile existente; nu presupuneți că diferența dintre două pachete publicate este automat prețul de upgrade. Luați în considerare o licență de site numai atunci când condițiile de locație se potrivesc cu implementarea.

În cele din urmă, evitați justificarea achiziției prin înmulțirea tuturor minutelor de inactivitate cu salariul. Un computer poate fi inactiv în timp ce utilizatorul său desfășoară activități legale offline. Utilizați rezultate măsurabile, cum ar fi timpul economisit de către tehnician pentru o sarcină de asistență repetată, recuperarea mai rapidă a înregistrărilor necesare sau administrarea redusă într-un proces existent. Timpul economisit al personalului reprezintă capacitatea disponibilă; devine o economie de numerar numai atunci când o cheltuială reală este redusă.

06Utilizați încercarea pentru a înlocui estimările cu măsurători

Proba de 30 de zile pentru desktop cu funcții complete vă permite să evaluați aplicația înainte de a cumpăra. Selectați un grup mic care reprezintă sistemele de operare, locațiile de lucru și condițiile de conectare în lansarea planificată. Confirmați orice acces de probă la Cloud necesar pentru computerele conectate la internet, mai degrabă decât să presupuneți că o probă desktop dovedește fiecare configurare de la distanță.

1. Timp de instalare și configurare. Înregistrați atât munca practică, cât și timpul petrecut pentru rezolvarea excepțiilor. Utilizați aceste observații pentru a estima lansarea rămasă.
2. Măsurați setările de colectare alese. Înregistrați creșterea stocării în zilele lucrătoare reprezentative și testați recuperarea de la destinația dorită.
3. Efectuați o examinare reală. Oferiți unui examinator autorizat o anumită întrebare de afaceri și măsurați timpul necesar pentru a ajunge la un răspuns acceptat.
4. Confirmați domeniul de aplicare. Numărați computerele monitorizate, selectați modelul de conexiune și întrebați despre eligibilitatea site-ului, reînnoiri, actualizări și extinderea viitoare.
5. Aprobați un buget recurent pentru primul an. Păstrați facturile, estimările interne ale forței de muncă și eventualele neprevăzute opționale, astfel încât următoarea revizuire să poată fi comparată cu cele similare.

Pentru o decizie mai largă de selecție a produselor, utilizați lista de verificare a evaluării software-ului de monitorizare a angajaților. Bugetul este gata atunci când fiecare cost are o cantitate, o perioadă și un motiv, iar proba a testat ipotezele cel mai probabil să-l schimbe.

07Costul software-ului de monitorizare a angajaților: întrebări frecvente

Software-ul de monitorizare a angajaților are prețul pe angajat sau pe computer?

Unitățile de preț variază între produse. Net Monitor for Employees Pro licențiază computerele monitorizate și include console de administrator nelimitate. Numărați dispozitivele și confirmați configurațiile speciale ale sesiunii partajate înainte de a calcula cantitatea de comandă.

Pot cumpăra software de monitorizare a angajaților cu o plată unică?

Da. Net Monitor for Employees Pro oferă licențe comerciale și educaționale permanente pentru utilizarea LAN, WLAN și VPN. Conexiunea separată Cloud se bazează pe abonament. O licență permanentă elimină un abonament de licență recurent, nu toate costurile de operare.

Facturarea anuală Cloud este mai ieftină decât facturarea lunară?

La prețurile verificate pentru acest articol, un computer costă USD 89,95 pentru un an sau USD 119,40 pentru douăsprezece plăți lunare USD 9,95. Diferența este USD 29,45 per computer pentru un an întreg. Comparați angajamentul cu perioada de utilizare estimată și confirmați termenii actuali de plată.

Licența Cloud include stocare nelimitată de înregistrare?

Nu bugetați pe această ipoteză. Descrierea licenței Cloud acoperă conectivitatea prin serverul Cloud. Destinațiile de înregistrare, capacitatea, păstrarea și orice taxe ale furnizorului de stocare ar trebui planificate separat.

Ce costuri ar trebui să verific în afara licenței?

Includeți instalarea, configurarea, pregătirea politicii, stocarea, backup-ul, timpul de administrare, revizuirea rapoartelor, taxele aplicabile și orice modificare a rețelei. Confirmați condițiile de asistență, upgrade și extindere, acolo unde este cazul. Folosiți cifre pilot măsurate în loc de o revendicare nesusținută a investiției.