Chi phí phần mềm giám sát nhân viên: Lập ngân sách thực tế

01Phần mềm giám sát nhân viên có chi phí bao nhiêu?

Chi phí phần mềm giám sát nhân viên phụ thuộc vào số máy tính được giám sát, cách kết nối và công việc cần thiết để vận hành hệ thống. Giá hàng tháng chỉ là một phần của ngân sách. Giấy phép vĩnh viễn có thể loại bỏ phí giấy phép định kỳ, nhưng việc triển khai, lưu trữ bản ghi và thời gian xem xét vẫn cần người phụ trách và dự toán chi phí.

Để có cơ sở cụ thể, Net Monitor for Employees Pro cung cấp giấy phép thương mại LAN/WLAN/VPN từ USD 299.95 cho năm máy tính được giám sát. Kết nối Cloud có giá USD 89.95 cho mỗi máy tính mỗi năm hoặc USD 9.95 cho mỗi máy tính mỗi tháng. Cả hai mô hình đều bao gồm số lượng bảng điều khiển quản trị không giới hạn. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào kết nối máy tính của bạn cần, chứ không chỉ là mức giá niêm yết thấp nhất.

Đây là giá riêng của sản phẩm, không phải tuyên bố về mức giá trung bình thị trường. So sánh các lựa chọn giấy phép thương mại hiện tại và giá thuê bao Cloud trước khi phê duyệt mua hàng. Trường học và tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện cũng nên xem mục giấy phép giáo dục trên trang đặt hàng.

02Trước tiên, đếm máy tính và chọn kết nối

Bắt đầu từ danh sách thiết bị đầu cuối, thay vì số nhân viên trong bảng lương. Hai mươi nhân viên có thể dùng hai mươi máy tính xách tay cộng năm máy trạm dùng chung. Ngược lại, nhiều ca làm việc có thể dùng cùng một nhóm máy tính. Với giá sản phẩm ở trên, đơn vị mua là máy tính được giám sát; số bảng điều khiển quản trị không giới hạn. Hãy yêu cầu xác nhận cách cấp phép cho máy chủ terminal hoặc môi trường phiên dùng chung đặc biệt trước khi tính đơn giản theo số nhân viên.

Tiếp theo, phân biệt các máy có thể truy cập qua LAN hoặc VPN hiện có với những máy cần kết nối Cloud của sản phẩm qua Internet. Giấy phép LAN/VPN vĩnh viễn không bao gồm thuê bao Cloud. Giấy phép Cloud cũng có thể dùng trên mạng nội bộ, vì vậy đừng tự động mua thêm giấy phép vĩnh viễn cho cùng máy tính đã có thuê bao Cloud. Xác nhận cấu hình dự kiến khi yêu cầu báo giá.

Giấy phép theo địa điểm không phải giấy phép dùng toàn cầu không giới hạn. Gói thương mại theo địa điểm yêu cầu tất cả máy tính được cấp phép nằm trong một tòa nhà. Nếu nhân viên di chuyển giữa văn phòng và nhà, hãy mô tả mô hình đó trước khi chọn gói theo địa điểm. Dùng hướng dẫn triển khai từ xa để kiểm tra kết nối; dùng bài viết này để tính chi phí cho mô hình bạn thực sự có thể vận hành.

03Lập ngân sách tổng chi phí sở hữu

Dự toán năm đầu hữu ích có năm khoản: giấy phép, triển khai, chuẩn bị chính sách, lưu trữ và quản trị thường xuyên. Tách công việc thiết lập một lần khỏi chi phí định kỳ để dễ giải thích ngân sách năm thứ hai.

Giấy phép và thay đổi trong tương lai

Ghi lại số lượng, chu kỳ thanh toán, loại kết nối và mức tăng trưởng dự kiến. Giấy phép vĩnh viễn không hết hạn tự nó không xác lập quyền hưởng mọi bản nâng cấp lớn trong tương lai hoặc một dịch vụ hỗ trợ cụ thể. Xác nhận bằng văn bản điều kiện nâng cấp, điều khoản hỗ trợ và các khoản phí mở rộng nếu chúng ảnh hưởng đến quyết định.

Trang web sản phẩm quảng bá hỗ trợ miễn phí. Lập ngân sách riêng cho thời gian triển khai và xem xét nội bộ, đồng thời xác nhận yêu cầu về thời gian phản hồi trước khi dựa vào một hình thức hỗ trợ cụ thể.

Triển khai và chuẩn bị chính sách

Dành thời gian cài đặt bảng điều khiển và agent, xác minh kết nối, cấu hình cách thu thập dự kiến và kiểm thử những báo cáo đầu tiên. Tính cả thời gian giải thích phạm vi giám sát cho nhân viên, chỉ định người xem xét và phê duyệt thời hạn lưu giữ. Trợ giúp cài đặt LAN/VPN và danh sách kiểm tra chính sách giám sát nơi làm việc giúp xác định các nhiệm vụ; đợt thử nghiệm cho biết chúng mất bao lâu trong môi trường của bạn.

Lưu trữ và truy xuất bản ghi

Chi phí lưu trữ phụ thuộc vào dữ liệu thu thập và thời gian lưu giữ. Video liên tục, bản ghi được chọn và nhật ký hoạt động có thể chiếm dung lượng rất khác nhau. Đừng mặc định thuê bao kết nối Cloud bao gồm lưu trữ bản ghi không giới hạn. Chọn đích lưu trữ riêng, rồi kiểm tra dung lượng, quyền truy cập, sao lưu và phí truyền dữ liệu của nhà cung cấp. Tài liệu lưu trữ bản ghi bên ngoài giải thích các đích được hỗ trợ và cách cấu hình.

Ước tính dữ liệu lưu giữ từ kết quả đo: GB đo được trên mỗi máy tính mỗi ngày ghi hình × số máy tính ghi hình × số ngày lưu giữ. Cộng phần sao lưu hoặc dự phòng mà thiết kế của bạn thực sự sử dụng. Ví dụ, một đợt thử nghiệm đo được 0.4 GB mỗi máy tính mỗi ngày trên 25 máy tính, với 20 ngày ghi hình được lưu giữ, cần khoảng 200 GB trước khi tính sao lưu và dung lượng dự trữ. Đây là minh họa phép tính, không phải số liệu chuẩn về lưu trữ của sản phẩm.

Quản trị và xem xét

Cần có người duy trì danh sách máy tính, xử lý thay đổi quyền truy cập, xem xét báo cáo liên quan và giải đáp câu hỏi của nhân viên hoặc quản lý. Hãy lập ngân sách rõ ràng cho thời gian đó. Đơn giá giờ công của quản trị viên bao gồm đầy đủ chi phí nhân sự hữu ích khi so sánh lựa chọn, ngay cả khi công việc do nhân viên hưởng lương hiện có thực hiện, thay vì kỹ thuật viên bên ngoài.

04Ngân sách mẫu cho 25 máy tính công ty

Ví dụ dưới đây dùng giá công bố của giấy phép thương mại 25 máy tính và thuê bao Cloud. Tất cả khoản khác là giả định lập kế hoạch: tám giờ triển khai, hai giờ chuẩn bị chính sách, đơn giá nhân công nội bộ USD 45 mỗi giờ, khoản dự trù lưu trữ USD 20 hàng tháng và hai giờ quản trị, xem xét mỗi tháng. Thay các con số này bằng kết quả thử nghiệm và báo giá lưu trữ thực tế.

Phép tính Cloud là 25 × USD 89.95 = USD 2,248.75 mỗi năm, hoặc 25 × USD 9.95 = USD 248.75 mỗi tháng. Mười hai khoản thanh toán hàng tháng cộng thành USD 2,985.00. Với mức giá này, thanh toán hàng năm thấp hơn USD 736.25 cho đủ một năm của 25 thuê bao Cloud, nhưng đòi hỏi cam kết theo năm. Dự án ngắn hoặc số máy tính thay đổi có thể phù hợp với sự linh hoạt của thanh toán hàng tháng; hãy xác nhận điều khoản gia hạn và hủy trước khi đặt mua.

Khoản dự trù ngoài giấy phép là USD 1,770 trong mỗi phương án năm đầu. Vì vậy, so sánh chỉ dựa trên giấy phép sẽ đánh giá thấp ngân sách vận hành. Ở năm sau, phương án giấy phép vĩnh viễn không thay đổi vẫn cần USD 1,320 cho lưu trữ và công việc xem xét theo giả định, dù không có phí thuê bao giấy phép định kỳ. Máy tính mới, hạ tầng, nâng cấp hoặc phạm vi giám sát thay đổi sẽ cần dự toán điều chỉnh.

Phương án LAN/VPN giả định đã có mạng hoặc VPN phù hợp. Nếu chưa có, hãy tính riêng chi phí triển khai và duy trì thay vì coi kết nối Internet là miễn phí. Tương tự, hai giờ xem xét hàng tháng là dữ liệu đầu vào cần kiểm nghiệm, không phải lời hứa rằng mọi tổ chức đều có thể vận hành trong mức dự trù đó.

05Giữ chi phí tương xứng với nhu cầu kinh doanh

Bắt đầu từ những quyết định bạn cần phần mềm hỗ trợ. Nếu câu hỏi trước mắt là việc sử dụng ứng dụng, hãy bắt đầu bằng báo cáo hoạt động liên quan thay vì bật mọi tính năng ghi hình. Chỉ thêm ghi hình khi bằng chứng bổ sung phục vụ mục đích đã được phê duyệt. Cách này có thể giảm công việc lưu trữ và xem xét mà không làm suy yếu mục tiêu mua ban đầu.

Chọn thời hạn lưu giữ phù hợp với quy trình xem xét. Giữ tài liệu mà không người có thẩm quyền nào sẽ sử dụng làm tăng công việc lưu trữ và quản lý truy cập. Kiểm tra khả năng tìm và mở bản ghi khi cần trước khi kéo dài thời hạn lưu giữ. Hướng dẫn lập kế hoạch ghi màn hình trình bày các lựa chọn về bằng chứng và ghi hình làm cơ sở cho dự toán đó.

Đưa tăng trưởng vào yêu cầu báo giá. Với nhóm tăng từ 25 lên 40 máy tính, hãy hỏi cách tính giá giấy phép bổ sung và cách xử lý quyền sử dụng hiện có; đừng mặc định chênh lệch giữa hai gói niêm yết chính là giá nâng cấp. Chỉ cân nhắc giấy phép theo địa điểm khi điều kiện địa điểm phù hợp với việc triển khai.

Cuối cùng, tránh biện minh cho việc mua bằng cách nhân toàn bộ số phút không hoạt động với lương. Máy tính có thể không hoạt động trong khi người dùng làm công việc ngoại tuyến hợp lệ. Hãy dùng kết quả đo được như thời gian kỹ thuật viên tiết kiệm ở tác vụ hỗ trợ lặp lại, truy xuất bản ghi cần thiết nhanh hơn hoặc giảm công việc quản trị trong quy trình hiện có. Thời gian nhân viên tiết kiệm thể hiện năng lực sẵn có; chỉ trở thành tiền tiết kiệm khi một khoản chi thực tế giảm xuống.

06Dùng bản dùng thử để thay ước tính bằng số đo

Bản dùng thử máy tính đầy đủ tính năng trong 30 ngày cho phép đánh giá ứng dụng trước khi mua. Chọn nhóm nhỏ đại diện cho hệ điều hành, địa điểm làm việc và điều kiện kết nối trong kế hoạch triển khai. Xác nhận quyền dùng thử Cloud cần cho máy tính kết nối Internet thay vì mặc định bản dùng thử máy tính chứng minh được mọi cấu hình từ xa.

1. Đo thời gian cài đặt và cấu hình. Ghi lại cả công việc trực tiếp và thời gian giải quyết ngoại lệ. Dùng những quan sát đó để ước tính phần triển khai còn lại.
2. Đo các thiết lập thu thập đã chọn. Ghi mức tăng dung lượng trong những ngày làm việc đại diện và kiểm tra truy xuất từ đích dự kiến.
3. Thực hiện một lần xem xét thực tế. Giao câu hỏi kinh doanh cụ thể cho người có thẩm quyền và đo thời gian để có câu trả lời dựa trên bằng chứng.
4. Xác nhận phạm vi mua. Đếm máy tính được giám sát, chọn mô hình kết nối và hỏi về điều kiện giấy phép theo địa điểm, gia hạn, nâng cấp và mở rộng tương lai.
5. Phê duyệt ngân sách năm đầu và ngân sách định kỳ. Tách hóa đơn, ước tính nhân công nội bộ và dự phòng tùy chọn để lần xem xét sau có thể so sánh các khoản tương đương.

Đối với quyết định chọn sản phẩm tổng thể, hãy dùng danh sách đánh giá phần mềm giám sát nhân viên. Ngân sách sẵn sàng khi mỗi chi phí có số lượng, thời hạn và lý do, đồng thời bản dùng thử đã kiểm nghiệm những giả định có khả năng làm ngân sách thay đổi nhất.

07Chi phí phần mềm giám sát nhân viên: câu hỏi thường gặp

Phần mềm giám sát nhân viên tính giá theo nhân viên hay máy tính?

Đơn vị tính giá khác nhau giữa các sản phẩm. Net Monitor for Employees Pro cấp phép cho máy tính được giám sát và bao gồm bảng điều khiển quản trị không giới hạn. Đếm thiết bị và xác nhận cấu hình phiên dùng chung đặc biệt trước khi tính số lượng đặt mua.

Tôi có thể mua phần mềm giám sát nhân viên bằng khoản thanh toán một lần không?

Có. Net Monitor for Employees Pro cung cấp giấy phép thương mại và giáo dục vĩnh viễn để dùng qua LAN, WLAN và VPN. Kết nối Cloud riêng được cung cấp theo thuê bao. Giấy phép vĩnh viễn loại bỏ phí thuê bao giấy phép định kỳ, không loại bỏ mọi chi phí vận hành.

Thanh toán Cloud hàng năm có rẻ hơn hàng tháng không?

Theo giá được kiểm tra cho bài viết này, một máy tính có giá USD 89.95 cho một năm hoặc USD 119.40 qua mười hai khoản thanh toán hàng tháng USD 9.95. Chênh lệch là USD 29.45 mỗi máy tính cho trọn một năm. So sánh cam kết với thời gian sử dụng dự kiến và xác nhận điều khoản thanh toán hiện tại.

Giấy phép Cloud có bao gồm lưu trữ bản ghi không giới hạn không?

Đừng lập ngân sách dựa trên giả định đó. Mô tả giấy phép Cloud bao gồm kết nối qua máy chủ Cloud. Đích lưu trữ bản ghi, dung lượng, thời hạn lưu giữ và phí của nhà cung cấp lưu trữ cần được lên kế hoạch riêng.

Tôi nên kiểm tra chi phí nào ngoài giấy phép?

Tính cả cài đặt, cấu hình, chuẩn bị chính sách, lưu trữ, sao lưu, thời gian quản trị viên, xem xét báo cáo, thuế áp dụng và các thay đổi mạng. Xác nhận điều khoản hỗ trợ, nâng cấp và mở rộng khi liên quan. Dùng số đo từ thử nghiệm thay vì tuyên bố lợi tức đầu tư không có căn cứ.