ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ติดตามพนักงาน: วางงบประมาณให้ใช้งานได้จริง

01ซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานขึ้นอยู่กับจำนวนคอมพิวเตอร์ที่ติดตาม วิธีเชื่อมต่อ และงานที่จำเป็นต่อการดูแลระบบ ราคารายเดือนเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงบประมาณ ใบอนุญาตถาวรอาจช่วยตัดค่าใบอนุญาตที่ต้องจ่ายซ้ำ แต่การนำระบบมาใช้ การจัดเก็บบันทึก และเวลาตรวจสอบยังต้องมีผู้รับผิดชอบและประมาณการค่าใช้จ่าย

เพื่อให้เห็นจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน Net Monitor for Employees Pro มีใบอนุญาตเชิงพาณิชย์สำหรับ LAN/WLAN/VPN เริ่มที่ USD 299.95 สำหรับคอมพิวเตอร์ที่ติดตามห้าเครื่อง ส่วนการเชื่อมต่อ Cloud มีราคา USD 89.95 ต่อคอมพิวเตอร์ต่อปี หรือ USD 9.95 ต่อคอมพิวเตอร์ต่อเดือน ทั้งสองรูปแบบรวมคอนโซลผู้ดูแลระบบแบบไม่จำกัดจำนวน ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อที่คอมพิวเตอร์ต้องการ มากกว่าตัวเลขราคาที่ต่ำที่สุดบนหน้าโฆษณา

ราคาเหล่านี้เป็นราคาของผลิตภัณฑ์นี้โดยเฉพาะ ไม่ใช่การอ้างว่าเป็นราคาเฉลี่ยในตลาด เปรียบเทียบตัวเลือกใบอนุญาตเชิงพาณิชย์ปัจจุบันและราคาสมัครใช้ Cloudก่อนอนุมัติการซื้อ โรงเรียนและองค์กรไม่แสวงหากำไรที่เข้าเกณฑ์ควรตรวจสอบส่วนใบอนุญาตเพื่อการศึกษาในหน้าสั่งซื้อด้วย

02นับคอมพิวเตอร์และเลือกการเชื่อมต่อก่อน

เริ่มจากรายการอุปกรณ์ปลายทาง ไม่ใช่จำนวนพนักงานในบัญชีเงินเดือน พนักงานยี่สิบคนอาจใช้แล็ปท็อปยี่สิบเครื่องและเวิร์กสเตชันส่วนกลางอีกห้าเครื่อง ในทางกลับกัน หลายกะอาจใช้คอมพิวเตอร์ชุดเดียวกัน สำหรับราคาผลิตภัณฑ์ข้างต้น หน่วยที่ซื้อคือคอมพิวเตอร์ที่ติดตาม ส่วนคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่จำกัดจำนวน ขอคำยืนยันเกี่ยวกับการคิดใบอนุญาตสำหรับเทอร์มินัลเซิร์ฟเวอร์หรือสภาพแวดล้อมเซสชันร่วมที่ไม่ใช่กรณีทั่วไป ก่อนนำจำนวนพนักงานมาคำนวณตรง ๆ

จากนั้นแยกเครื่องที่เข้าถึงได้ผ่าน LAN หรือ VPN ที่มีอยู่ ออกจากเครื่องที่ต้องใช้การเชื่อมต่อ Cloud ของผลิตภัณฑ์ผ่านอินเทอร์เน็ต ใบอนุญาตถาวร LAN/VPN ไม่รวมการสมัครใช้ Cloud ใบอนุญาต Cloud ใช้บนเครือข่ายภายในได้ด้วย จึงไม่ควรเพิ่มใบอนุญาตถาวรให้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันโดยอัตโนมัติเมื่อมี Cloud อยู่แล้ว ยืนยันรูปแบบการตั้งค่าที่ต้องการขณะขอใบเสนอราคา

ใบอนุญาตแบบสถานที่ไม่ใช่ใบอนุญาตใช้ทั่วโลกโดยไม่มีข้อจำกัด ข้อเสนอเชิงพาณิชย์แบบสถานที่กำหนดให้คอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่อยู่ในสิทธิ์ต้องอยู่ในอาคารเดียว หากพนักงานสลับทำงานระหว่างสำนักงานกับบ้าน ให้อธิบายรูปแบบนั้นก่อนเลือกใบอนุญาตแบบสถานที่ ใช้คู่มือการนำระบบไปใช้กับเครื่องระยะไกลเพื่อตรวจสอบการเชื่อมต่อ แล้วใช้บทความนี้คำนวณราคาสำหรับรูปแบบที่คุณสามารถใช้งานได้จริง

03จัดทำงบประมาณต้นทุนรวมในการใช้งาน

ประมาณการปีแรกที่ใช้ได้จริงมีห้ารายการ ได้แก่ ใบอนุญาต การนำระบบมาใช้ การเตรียมนโยบาย พื้นที่จัดเก็บ และการดูแลระบบต่อเนื่อง แยกงานตั้งค่าครั้งแรกออกจากค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำ เพื่ออธิบายงบประมาณปีที่สองได้ง่าย

ใบอนุญาตและการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

บันทึกจำนวน รอบการเรียกเก็บเงิน ประเภทการเชื่อมต่อ และการขยายตัวที่คาดไว้ ใบอนุญาตถาวรที่ไม่หมดอายุไม่ได้หมายความโดยตัวมันเองว่าจะได้รับสิทธิ์อัปเกรดรุ่นใหญ่ทุกครั้งในอนาคตหรือบริการสนับสนุนเฉพาะแบบใดแบบหนึ่ง ยืนยันสิทธิ์อัปเกรด เงื่อนไขสนับสนุน และค่าขยายระบบเป็นลายลักษณ์อักษรหากเรื่องเหล่านี้มีผลต่อการตัดสินใจ

เว็บไซต์ผลิตภัณฑ์ระบุว่ามีบริการสนับสนุนฟรี แยกงบสำหรับเวลาที่คุณใช้ติดตั้งและตรวจสอบเอง และยืนยันข้อกำหนดเรื่องเวลาตอบกลับก่อนอาศัยรูปแบบบริการสนับสนุนใดเป็นหลัก

การนำระบบมาใช้และการเตรียมนโยบาย

เผื่อเวลาติดตั้งคอนโซลและเอเจนต์ ตรวจสอบการเชื่อมต่อ กำหนดค่าการเก็บข้อมูลที่ต้องการ และทดสอบรายงานชุดแรก รวมเวลาที่ต้องอธิบายขอบเขตการติดตามให้พนักงานฟัง แต่งตั้งผู้ตรวจสอบ และอนุมัติระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล วิธีติดตั้งผ่าน LAN/VPNและรายการตรวจสอบนโยบายเฝ้าระวังในที่ทำงานช่วยระบุงานที่ต้องทำ ส่วนการทดลองนำร่องจะบอกว่าต้องใช้เวลานานเท่าไรในสภาพแวดล้อมของคุณ

การจัดเก็บและเรียกดูบันทึก

ค่าใช้จ่ายจัดเก็บขึ้นอยู่กับสิ่งที่เก็บและระยะเวลาที่เก็บ วิดีโอต่อเนื่อง บันทึกเฉพาะส่วน และบันทึกกิจกรรมอาจใช้พื้นที่ต่างกันมาก อย่าสมมติว่าการสมัครเชื่อมต่อ Cloud รวมพื้นที่เก็บบันทึกแบบไม่จำกัด เลือกปลายทางจัดเก็บแยกต่างหาก แล้วตรวจสอบความจุ สิทธิ์เข้าถึง การสำรองข้อมูล และค่าถ่ายโอนข้อมูลของผู้ให้บริการ เอกสารการจัดเก็บบันทึกภายนอกอธิบายปลายทางที่รองรับและวิธีกำหนดค่า

ประมาณปริมาณข้อมูลที่ต้องเก็บจากการวัด: GB ที่วัดได้ต่อคอมพิวเตอร์ต่อวันที่บันทึก × จำนวนคอมพิวเตอร์ที่บันทึก × จำนวนวันเก็บรักษา เพิ่มส่วนเผื่อการสำรองหรือการทำข้อมูลซ้ำตามที่การออกแบบใช้งานจริง ตัวอย่างเช่น การนำร่องวัดได้ 0.4 GB ต่อคอมพิวเตอร์ต่อวัน สำหรับ 25 เครื่องและเก็บบันทึกไว้ 20 วัน จะต้องใช้ประมาณ 200 GB ก่อนรวมข้อมูลสำรองและความจุเผื่อ ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างวิธีคำนวณ ไม่ใช่ค่ามาตรฐานการใช้พื้นที่ของผลิตภัณฑ์

การดูแลระบบและตรวจสอบ

ต้องมีผู้ดูแลรายการคอมพิวเตอร์ จัดการการเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึง ตรวจรายงานที่เกี่ยวข้อง และตอบคำถามของพนักงานหรือผู้จัดการ ระบุเวลานั้นไว้ในงบอย่างชัดเจน อัตราค่าแรงต่อชั่วโมงของผู้ดูแลที่รวมต้นทุนบุคลากรทั้งหมดช่วยเปรียบเทียบตัวเลือกได้ แม้ผู้ทำงานจะเป็นพนักงานประจำที่มีอยู่แล้วแทนช่างภายนอก

04ตัวอย่างคำนวณงบสำหรับคอมพิวเตอร์บริษัท 25 เครื่อง

ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ราคาประกาศของใบอนุญาตเชิงพาณิชย์ 25 เครื่องและการสมัครใช้ Cloud จำนวนเงินอื่นทั้งหมดเป็นสมมติฐานเพื่อวางแผน ได้แก่ เวลาแปดชั่วโมงสำหรับนำระบบมาใช้ สองชั่วโมงสำหรับเตรียมนโยบาย ค่าแรงภายใน USD 45 ต่อชั่วโมง งบจัดเก็บ USD 20 ต่อเดือน และเวลาดูแลกับตรวจสอบสองชั่วโมงต่อเดือน ให้แทนตัวเลขเหล่านี้ด้วยผลการนำร่องและใบเสนอราคาพื้นที่จัดเก็บจริง

คำนวณ Cloud ได้เป็น 25 × USD 89.95 = USD 2,248.75 ต่อปี หรือ 25 × USD 9.95 = USD 248.75 ต่อเดือน เมื่อชำระรายเดือนสิบสองครั้งจะรวมเป็น USD 2,985.00 ที่อัตรานี้ การชำระรายปีต่ำกว่า USD 736.25 สำหรับการสมัคร Cloud 25 เครื่องครบหนึ่งปี แต่ต้องผูกพันแบบรายปี โครงการระยะสั้นหรือจำนวนคอมพิวเตอร์ที่เปลี่ยนแปลงอาจเหมาะกับความยืดหยุ่นของการจ่ายรายเดือน ยืนยันเงื่อนไขต่ออายุและยกเลิกก่อนสั่งซื้อ

งบส่วนที่ไม่ใช่ใบอนุญาตคือ USD 1,770 ในแต่ละกรณีของปีแรก การเทียบเฉพาะราคาใบอนุญาตจึงทำให้มองงบดำเนินงานต่ำกว่าความเป็นจริง ในปีถัดไป กรณีใบอนุญาตถาวรที่ไม่มีอะไรเปลี่ยนยังต้องใช้ USD 1,320 สำหรับพื้นที่จัดเก็บและงานตรวจสอบตามสมมติฐาน แม้ไม่มีค่าสมัครใบอนุญาตเกิดซ้ำก็ตาม คอมพิวเตอร์ใหม่ โครงสร้างพื้นฐาน การอัปเกรด หรือขอบเขตการติดตามที่เปลี่ยนไปจะต้องปรับประมาณการใหม่

กรณี LAN/VPN สมมติว่ามีเครือข่ายหรือ VPN ที่เหมาะสมอยู่แล้ว หากยังไม่มี ให้คิดค่าติดตั้งและบำรุงรักษาแยกต่างหาก แทนที่จะถือว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่มีค่าใช้จ่าย เช่นเดียวกัน เวลาตรวจสอบรายเดือนสองชั่วโมงเป็นข้อมูลตั้งต้นที่ต้องทดสอบ ไม่ใช่คำรับรองว่าทุกองค์กรจะดำเนินงานได้ภายในเวลาที่เผื่อไว้

05รักษาค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ

เริ่มจากการตัดสินใจที่ต้องการให้ซอฟต์แวร์ช่วยสนับสนุน หากคำถามเฉพาะหน้าคือการใช้แอปพลิเคชัน ให้เริ่มจากรายงานกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง แทนการเปิดทุกฟังก์ชันบันทึก เพิ่มการบันทึกเฉพาะเมื่อหลักฐานเพิ่มเติมตอบวัตถุประสงค์ที่ได้รับอนุมัติ วิธีนี้อาจลดงานจัดเก็บและตรวจสอบโดยไม่ทำให้เป้าหมายการซื้อเดิมด้อยลง

เลือกระยะเวลาเก็บรักษาที่สอดคล้องกับกระบวนการตรวจสอบ การเก็บข้อมูลที่ผู้ตรวจสอบที่ได้รับอนุญาตจะไม่ใช้ เพิ่มทั้งงานจัดเก็บและจัดการสิทธิ์เข้าถึง ทดสอบก่อนว่าสามารถค้นหาและเปิดบันทึกเมื่อจำเป็นได้จริง แล้วจึงขยายระยะเวลาเก็บรักษา คู่มือวางแผนบันทึกหน้าจออธิบายทางเลือกด้านหลักฐานและการบันทึกซึ่งเป็นฐานของประมาณการนั้น

รวมการขยายตัวไว้ในคำขอใบเสนอราคา สำหรับทีมที่เพิ่มจาก 25 เป็น 40 เครื่อง ให้ถามราคาของใบอนุญาตเพิ่มเติมและวิธีจัดการสิทธิ์เดิม อย่าสมมติว่าส่วนต่างระหว่างสองแพ็กเกจที่ประกาศไว้จะเป็นราคาอัปเกรดโดยอัตโนมัติ พิจารณาใบอนุญาตแบบสถานที่เฉพาะเมื่อเงื่อนไขสถานที่ตรงกับการใช้งานจริง

สุดท้าย อย่าอธิบายความคุ้มค่าของการซื้อด้วยการนำทุกนาทีที่เครื่องไม่มีการใช้งานไปคูณกับเงินเดือน คอมพิวเตอร์อาจไม่มีการใช้งานขณะที่ผู้ใช้กำลังทำงานนอกเครื่องอย่างถูกต้อง ใช้ผลลัพธ์ที่วัดได้ เช่น เวลาช่างที่ลดลงในงานช่วยเหลือซ้ำ ๆ การเรียกบันทึกที่ต้องใช้ได้เร็วขึ้น หรืองานดูแลที่ลดลงในกระบวนการเดิม เวลาพนักงานที่ประหยัดได้หมายถึงกำลังทำงานที่นำไปใช้ได้ และจะกลายเป็นเงินที่ประหยัดจริงต่อเมื่อมีค่าใช้จ่ายจริงลดลง

06ใช้รุ่นทดลองแทนประมาณการด้วยผลวัดจริง

รุ่นทดลองสำหรับเดสก์ท็อป 30 วันพร้อมคุณสมบัติครบช่วยประเมินแอปก่อนซื้อ เลือกกลุ่มเล็กที่เป็นตัวแทนของระบบปฏิบัติการ สถานที่ทำงาน และเงื่อนไขการเชื่อมต่อในแผนติดตั้ง ยืนยันสิทธิ์ทดลอง Cloud ที่จำเป็นสำหรับเครื่องที่เชื่อมผ่านอินเทอร์เน็ต แทนการสมมติว่ารุ่นทดลองเดสก์ท็อปจะพิสูจน์การตั้งค่าระยะไกลทุกแบบได้

1. จับเวลาการติดตั้งและกำหนดค่า บันทึกทั้งเวลาที่ลงมือทำและเวลาที่ใช้แก้กรณียกเว้น นำข้อสังเกตเหล่านี้ไปประมาณงานติดตั้งส่วนที่เหลือ
2. วัดผลการตั้งค่าเก็บข้อมูลที่เลือก บันทึกการเพิ่มของพื้นที่จัดเก็บในวันทำงานที่เป็นตัวแทน และทดสอบเรียกข้อมูลจากปลายทางที่ตั้งใจใช้
3. ทำการตรวจสอบจริง ให้คำถามทางธุรกิจที่เจาะจงแก่ผู้ตรวจสอบที่ได้รับอนุญาต แล้ววัดเวลาที่ใช้จนได้คำตอบซึ่งมีหลักฐานรองรับ
4. ยืนยันขอบเขตการซื้อ นับเครื่องที่ติดตาม เลือกรูปแบบการเชื่อมต่อ และสอบถามสิทธิ์ใช้แบบสถานที่ การต่ออายุ การอัปเกรด และการขยายในอนาคต
5. อนุมัติงบปีแรกและงบประจำ แยกใบแจ้งหนี้ ประมาณการแรงงานภายใน และเงินเผื่อทางเลือก เพื่อให้การทบทวนครั้งถัดไปเทียบรายการประเภทเดียวกันได้

สำหรับการตัดสินใจเลือกผลิตภัณฑ์ในภาพรวม ให้ใช้รายการประเมินซอฟต์แวร์ติดตามพนักงาน งบประมาณพร้อมเมื่อทุกค่าใช้จ่ายมีจำนวน ช่วงเวลา และเหตุผลกำกับ อีกทั้งได้ทดลองสมมติฐานที่มีแนวโน้มทำให้งบเปลี่ยนมากที่สุดแล้ว

07ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ติดตามพนักงาน: คำถามที่พบบ่อย

ซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานคิดราคาต่อพนักงานหรือต่อคอมพิวเตอร์

หน่วยคิดราคาแตกต่างกันตามผลิตภัณฑ์ Net Monitor for Employees Pro คิดใบอนุญาตตามคอมพิวเตอร์ที่ติดตามและรวมคอนโซลผู้ดูแลแบบไม่จำกัดจำนวน นับอุปกรณ์และยืนยันกรณีเซสชันร่วมแบบพิเศษก่อนคำนวณจำนวนที่สั่งซื้อ

ซื้อซอฟต์แวร์ติดตามพนักงานแบบจ่ายครั้งเดียวได้ไหม

ได้ Net Monitor for Employees Pro มีใบอนุญาตถาวรเชิงพาณิชย์และเพื่อการศึกษาสำหรับใช้ผ่าน LAN, WLAN และ VPN ส่วนการเชื่อมต่อ Cloud แยกต่างหากเป็นแบบสมัครใช้บริการ ใบอนุญาตถาวรตัดค่าสมัครใบอนุญาตที่ต้องจ่ายซ้ำ ไม่ได้ตัดค่าใช้จ่ายดำเนินงานทุกอย่าง

จ่าย Cloud รายปีถูกกว่ารายเดือนหรือไม่

ตามราคาที่ตรวจสอบสำหรับบทความนี้ คอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องมีค่าใช้จ่าย USD 89.95 ต่อปี หรือ USD 119.40 เมื่อชำระ USD 9.95 รายเดือนสิบสองครั้ง ส่วนต่างคือ USD 29.45 ต่อเครื่องสำหรับครบหนึ่งปี เปรียบเทียบข้อผูกพันกับระยะเวลาใช้งานที่คาดไว้ และยืนยันเงื่อนไขชำระเงินปัจจุบัน

ใบอนุญาต Cloud รวมพื้นที่เก็บบันทึกไม่จำกัดหรือไม่

อย่าวางงบโดยอาศัยสมมติฐานนั้น รายละเอียดใบอนุญาต Cloud ครอบคลุมการเชื่อมต่อผ่านเซิร์ฟเวอร์ Cloud ส่วนปลายทางเก็บบันทึก ความจุ ระยะเวลาเก็บรักษา และค่าบริการของผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บควรวางแผนแยกกัน

ควรตรวจสอบค่าใช้จ่ายอะไรนอกเหนือจากใบอนุญาต

รวมการติดตั้ง การกำหนดค่า การเตรียมนโยบาย พื้นที่จัดเก็บ การสำรองข้อมูล เวลาผู้ดูแล การตรวจรายงาน ภาษีที่เกี่ยวข้อง และการเปลี่ยนแปลงเครือข่าย ยืนยันเงื่อนไขสนับสนุน อัปเกรด และขยายระบบเมื่อเกี่ยวข้อง ใช้ตัวเลขที่วัดได้จากการนำร่อง แทนคำกล่าวอ้างผลตอบแทนการลงทุนที่ไม่มีหลักฐานรองรับ