팀 전체의 유휴 시간을 식별하는 방법

01직장에서 유휴 시간으로 간주되는 시간은 무엇인가요?

컴퓨터 활동 보고서에서 유휴 시간은 일반적으로 키보드나 마우스 입력이 기록되지 않은 기간을 의미합니다. 운영 중단 시간은 더 광범위합니다. 직원이 근무 일정을 잡았지만 할당 누락이나 느린 시스템으로 인해 진행하지 못할 수도 있습니다. 업무 외 웹사이트의 반복적인 사용은 별도의 문제입니다. 사람이 업무와 관련 없는 일을 하면서 컴퓨터를 적극적으로 사용할 수 있습니다. 회사 컴퓨터를 검토할 때 이러한 카테고리를 별도로 유지하세요.

• 입력 비활성: 모니터링되는 간격 동안 키보드 또는 마우스 입력이 기록되지 않습니다. 독서, 통화, 사고는 여전히 생산적인 일이 될 수 있습니다.
• 운영 중단 시간: 프로세스, 작업 부하 또는 기술적 문제로 인해 작업을 진행할 수 없습니다.
• 활성 비업무 사용: 입력이 있지만 활동이 사용 제한 정책을 벗어날 수 있습니다.
• 알 수 없거나 누락된 적용 범위: 컴퓨터가 오프라인이거나 컬렉션이 비활성화되었거나 기록이 다운로드되지 않았습니다. 누락된 기록은 유휴 시간의 증거가 아닙니다.

정의는 역할을 반영해야 합니다. 25분 동안 티켓, 전화 또는 사례 활동이 없는 고객 서비스 담당자는 후속 조치가 필요할 수 있습니다. 디자이너, 분석가, 개발자 또는 관리자는 제한된 입력 활동으로 읽고, 계획하고, 생각하는 데 오랜 시간을 보낼 수 있습니다. 투입이 적은 모든 기간을 비생산적인 것으로 간주하면 잘못된 데이터와 더 나쁜 관리 결정이 발생합니다.

직원을 검토하기 전에 역할별 표준을 설정하십시오. 예상 근무 시간, 승인된 휴식 시간, 허용된 개인적 사용, 필수 응용 프로그램, 빈번한 키보드 활동이 발생하지 않는 작업 유형을 정의합니다. 서면 표준은 보고서를 더욱 유용하게 만들고 관리자가 공정하게 행동하는 데 도움이 됩니다.

02유휴 시간 식별 방법: 5가지 활동 신호 검토

가장 강력한 접근 방식은 여러 신호를 결합합니다. 어떤 단일 지표로도 누군가가 일을 했는지, 일을 하지 않았는지 증명할 수 없습니다. 마우스 및 키보드 비활성 기록은 입력의 공백을 표시할 수 있지만 장치가 무인 상태였는지 여부를 확인하거나 입력이 중지된 이유를 설명할 수 없습니다. 웹사이트 기록은 주의를 산만하게 하는 요소를 보여줄 수 있지만 오프라인 소프트웨어에서 수행된 작업은 표시하지 않을 수 있습니다.

하루 중 시간, 할당된 작업, 부서 기대치, 결과 등의 맥락에서 활동을 검토하는 것부터 시작하세요. 단 한번의 조용한 기간이 아니라 며칠 또는 몇 주에 걸쳐 반복되는 패턴을 찾으세요.

1. 키보드 및 마우스 비활성 상태 확인

비활성 로그는 직접적인 첫 번째 신호를 제공합니다. 워크스테이션에서 예정된 작업 시간 동안 장기간 키보드나 마우스 활동이 표시되지 않으면 지속 시간과 빈도를 검토하십시오. 단 10분의 공백은 화장실을 가는 시간이거나 감독관과의 대화 시간일 수 있습니다. 매일 오후 몇 번씩 30분씩 간격을 두는 것은 주목할 가치가 있습니다.

정책과 각 역할을 반영하는 검토 임계값을 사용하십시오. 예를 들어 관리자는 10분 또는 15분보다 긴 간격을 검토하고 예외 검토에서 더 긴 기간을 요약하도록 선택할 수 있습니다. 이는 예시적인 검토 규칙이지 보편적인 벤치마크나 소프트웨어가 비활성 경고를 보낸다는 주장이 아닙니다. 원시 비활성 합계를 급여 또는 징계 결정으로 사용하지 마십시오. 전체 기록이 아닌 조사용 플래그입니다.

2. 애플리케이션과 웹사이트 활동 비교

애플리케이션 및 웹 보고서는 사용된 도구 및 사이트에 대한 컨텍스트를 추가합니다. 기록된 비즈니스 시스템 사용을 소셜 미디어, 스트리밍 플랫폼, 온라인 쇼핑, 게임, 개인 이메일 또는 기타 업무 외 목적지와 비교하십시오. 각 보고서가 측정하는 내용을 확인하세요. 열려 있는 응용 프로그램이나 기록에 나타나는 웹 사이트는 이에 대한 지속적인 관심을 끌지 못합니다.

문제는 가끔 개인적인 방문이 아닙니다. 문제는 작업 기간 동안 발생하고 할당된 작업을 대체하는 반복적이고 확장된 사용입니다. 예시적인 사례로, 2시간의 비즈니스 소프트웨어 사용과 3시간의 엔터테인먼트 탐색은 보고서의 시기, 중복 및 업무 맥락을 확인한 후 관리자에게 조사해야 할 특정 문제를 제공합니다.

애플리케이션 데이터는 숨겨진 운영 문제를 노출할 수도 있습니다. 여러 직원이 도구 간 전환, 레거시 시스템에서 대기 또는 승인되지 않은 소프트웨어를 사용하여 일상적인 작업을 완료하는 데 과도한 시간을 소비하는 경우 문제는 직원의 노력보다는 프로세스 설계에 있을 수 있습니다.

3. 완료된 작업에 활동을 연결합니다.

컴퓨터 활동은 업무 결과와 연결될 때만 가치가 있습니다. 종료된 티켓, 완료된 주문, 처리된 통화, 처리된 케이스, 생성된 문서, 프로젝트 마일스톤 또는 응답 시간과 같은 측정 가능한 결과를 통해 비활성 기간 또는 활동이 적은 기간을 비교하세요.

생산적인 직원은 전화 통화를 처리하거나, 승인된 회의에 참석하거나, 복잡한 문서를 검토하는 동안 키보드 사용이 적을 수 있습니다. 반대로, 직원은 거의 진전을 이루지 못하면서 지속적인 입력을 생성할 수 있습니다. 유용한 질문은 “그들이 키보드를 만지고 있었나요?”가 아닙니다. 그것은 "기록된 활동이 전달하도록 지정된 작업과 일치했습니까?"입니다.

4. 관련성이 있는 경우 화면 증거를 검토합니다.

보고서에서 반복되는 문제가 식별되면 화면 모니터링 및 녹화된 데스크톱 활동을 통해 이를 해석할 수 있는 추가 증거를 제공할 수 있습니다. 관리자는 공개된 회의, 잠긴 화면, 비즈니스 애플리케이션 또는 개인 탐색을 볼 수 있습니다. 화면 증거만으로는 직원이 전화를 걸고 있는지, 종이 기록을 읽고 있는지, 워크스테이션에서 떨어져 있는지 확인할 수 없습니다. 일정, 근무기록, 직원의 설명으로 이를 확증하세요.

이 검토 수준을 선택적으로 사용하십시오. 실시간 화면 보기 및 녹화는 반복되는 예외, 의심되는 시간 도용, 정책 위반 또는 고위험 역할을 조사하는 데 가장 효과적입니다. 모든 직원의 하루의 매 순간을 검토하는 것은 관리 시간을 낭비하고 조치가 필요한 이벤트를 묻을 수 있습니다.

5. 비슷한 작업 기간 동안 패턴을 찾아보세요.

신뢰할 수 있는 유휴 시간 검토를 통해 지속되는 동작을 식별합니다. 늦은 시작, 조기 로그오프, 반복되는 긴 휴식, 과제가 발행된 후 빈번한 유휴 기간 또는 예측 가능한 업무 외 탐색 시간을 주의 깊게 살펴보세요. 유사한 역할 및 교대조의 패턴을 비교하여 문제가 개인, 부서 또는 시스템 전체에 있는지 식별합니다.

전체 팀이 동시에 비활성화되면 워크플로우를 조사하십시오. 그들은 고객 볼륨, 재고 데이터, 감독자 승인 또는 필수 시스템에 대한 액세스를 기다리고 있을 수 있습니다. 동료가 유사한 작업을 완료하는 동안 한 장치에서 정기적으로 비활성 상태가 표시되는 경우 먼저 기록에 올바른 사용자, 세션 및 근무 시간이 포함되어 있는지 확인하세요. 그러면 직접적인 대화를 통해 보고서에서 알 수 없는 내용을 명확히 할 수 있습니다.

03Net Monitor for Employees Pro에서 유휴 시간을 검토하세요

직원 활동 보고 가이드에는 활성 및 유휴 기간과 로그온/로그오프 타임라인이 포함된 User activity report가 기록되어 있습니다. 해당 보고서를 출발점으로 사용한 다음 추가 컨텍스트가 필요할 때 애플리케이션이나 웹 보고서를 여세요.

1. 수집 및 적용 범위를 확인하세요. Reporting에서 필수 보고서가 활성화되어 있는지 확인하세요. 콘솔은 연결된 컴퓨터에서 로그를 다운로드하므로 총계를 비교하기 전에 누락된 장치나 기간이 있는지 확인하세요.
2. 검토 기간을 선택하세요. Time range을 해당 날짜, 주 또는 맞춤 간격으로 설정하세요. 기록을 일정과 일치시킬 때 교대근무와 시간대를 염두에 두세요.
3. 올바른 컴퓨터와 사용자를 선택하세요. 보고서 필터를 사용하여 관련 기록을 분리하세요. 공유 워크스테이션과 원격 세션은 한 사용자의 활동이 다른 사용자의 활동으로 간주되지 않도록 특별한 주의가 필요합니다.
4. 기록을 로드합니다. Refresh을 사용한 다음 활성/유휴 타임라인과 세션 경계를 검사합니다. 로그오프 또는 누락된 기록이 설명할 수 없는 작업 공백이 되어서는 안 됩니다.
5. 컨텍스트를 추가하고 검토를 유지하세요. 필요한 경우 Application usage report 또는 Web browsing report를 참조하세요. Export...를 사용하여 현재 보고서를 저장하고 해석 및 합의된 조치를 액세스 제어 검토 기록에 보관하세요.

질문에 답할 수 있는 가장 상세하지 않은 정보부터 시작하세요. 컴퓨터 입력의 공백을 식별하기 위해 누군가가 입력하는 내용을 캡처할 필요는 없습니다. 관련 공지 및 액세스 제한을 통해 정의되고 적절한 목적으로만 추가 수집을 활성화합니다.

04오독하지 않고 유휴 시간 비율 계산

백분율은 분모가 명확한 경우에만 유용합니다. 컴퓨터 입력을 검토하려면 두 그림 모두에 대해 동일한 사용자, 장치 또는 세션 범위와 시간 간격을 사용하십시오. 측정된 간격에서 누락된 적용 범위를 제외하고 별도로 보고합니다. 해당 교대의 일부만 기록된 경우 전체 예정된 교대로 나누지 마십시오.

간격이 겹치는 경우 매 분을 한 번만 계산합니다. 승인된 휴식 시간, 키보드에서 멀리 떨어진 생산적인 작업, IT 문제로 인한 가동 중지 시간을 각각 다르게 유지하세요. 각각 다른 대응이 필요합니다. 유사한 역할, 교대 근무, 데이터 적용 범위에 대해서만 요금을 비교하고 완료된 작업을 함께 검토하세요.

05일관적인 유휴 시간 검토 프로세스 구축

간단한 프로세스를 통해 관리자가 스크린샷이나 단일 보고서에 감정적으로 반응하는 것을 방지할 수 있습니다. 먼저, 회사 기기에서 모니터링되는 항목, 모니터링이 발생하는 이유, 금지되는 행동을 설명하는 사용 제한 및 모니터링 정책을 수립하세요. 직원들이 정책을 인지하고 일관되게 적용하도록 하세요.

다음으로 관리자가 내려야 하는 의사결정에 관한 보고서를 구성합니다. 일일 검토를 통해 오랫동안 기록된 비활성 기간과 비정상적인 응용 프로그램 사용을 식별할 수 있습니다. 직원이나 비교 가능한 그룹별로 반복되는 추세를 식별하는 데는 주간 비교가 더 좋습니다. 승인된 휴식 시간, 알려진 회의, 승인된 작업을 검토 노트에 기록하여 관리자가 일반적인 작업을 반복적으로 조사하지 않도록 하세요. 이러한 예외가 활동 보고서에서 자동으로 제외된다고 가정하지 마십시오.

그런 다음 예외를 확인하십시오. 직원의 일정, 할당된 업무량, 산출물, 지원 내역, 관련 화면 증거를 확인하세요. 결론을 내리기 전에 사실을 문서화하십시오. 이는 반복적인 행동을 해결해야 하는 경우 비즈니스를 보호하고 관리자가 합법적인 작업 패턴을 처벌하는 것을 방지합니다.

마지막으로, 적절한 수준으로 응답하세요. 작업 부하 문제에는 더 나은 작업 할당이 필요할 수 있습니다. 훈련 문제에는 코칭이 필요할 수 있습니다. 반복적인 개인적인 사용 또는 고의적인 시간 절도에는 문서화된 경고, 보다 엄격한 웹 통제 또는 회사 정책에 따른 징계 조치가 필요할 수 있습니다.

반복되는 각 문제에 소유자와 후속 날짜를 지정하십시오. 합의된 변경 사항으로 인해 대기 시간이 단축되는지, 서비스 수준이 향상되는지, 기술 문제가 해결되는지 추적합니다. 유휴 총계 감소는 작업 결과도 향상되는 경우에만 유용합니다.

06회피 가능한 다운타임 및 정책 위반 감소

신분증만으로는 반복되는 낭비를 막을 수 없습니다. 보고서에 동일한 엔터테인먼트 사이트, 소셜 플랫폼 또는 승인되지 않은 앱이 근무 시간을 소비하는 것으로 나타나면 회사 소유 엔드포인트에 제어를 적용하세요. 교대근무 중에 업무가 아닌 장소에 대한 접근을 차단하면 유혹을 줄이고 직원들에게 명확한 운영 경계를 제공할 수 있습니다.

유휴 상태 합계에서만이 아니라 설명에서 다음 작업을 선택하세요. 누락된 할당은 관리자에게 속합니다. 느린 애플리케이션은 IT에 속합니다. 검증된 정책 문제는 문서화된 검토 프로세스를 따릅니다. 활동 타임라인을 사용하여 사용자와 기기를 조정하고 생산성 워크시트를 사용하여 합의된 변경 사항이 완료된 작업을 개선했는지 확인하세요.

컨트롤을 비례적으로 사용하세요. 모든 비업무 사이트를 차단하는 것은 엄격한 규제나 보안 수준이 높은 환경에서는 합리적일 수 있지만 창의적이거나 유연한 팀에게는 과도할 수 있습니다. 올바른 정책은 유급 근무 시간을 보호하는 동시에 직원에게 필요한 합리적인 휴식 시간과 역할별 도구를 허용합니다.

원인과 조치를 연결하세요. 지연된 승인에는 보다 명확한 전달이 필요하고, 느린 애플리케이션에는 IT 지원이 필요하며, 할당 부족에는 워크로드 계획이 필요합니다. 업무 외 반복적인 검색은 별도의 사용 가능 여부 검토가 필요합니다. 분산된 팀의 경우 하이브리드 작업 감독 가이드에서 여러 위치에 걸쳐 일정, 가용성, 후속 조치를 조정하는 방법을 설명합니다.

07유휴 시간 보고서를 오해하게 만드는 실수 방지

가장 흔한 실수는 활동하지 않음을 게으름과 동일시하는 것입니다. 직원은 회의 중이거나, 통화 중이거나, 종이 기록 작업을 하거나, 동료를 돕거나, 시스템의 응답을 기다리고 있을 수 있습니다. 관리자는 행동하기 전에 항상 상황을 조사해야 합니다.

또 다른 실수는 결과를 측정하지 않고 시간만 측정하는 것입니다. 팀이 서비스 수준을 충족하고 고품질 작업을 완료하면 투입량이 적은 기간이 정상일 수 있습니다. 유휴 시간이 증가하는 동안 출력이 감소하는 경우 노력에 기인하기 전에 관계와 가능한 프로세스 또는 기술적 원인을 조사하십시오.

모니터링 사례를 숨기지 마십시오. 회사 소유 장치, 원격 액세스 및 직원 모니터링에는 연방, 주, 지방, 계약 및 개인 정보 보호 요구 사항이 포함될 수 있습니다. 명확한 공지를 게시하고, 합법적인 비즈니스 목적을 사용하고, 승인된 직원으로 액세스를 제한하고, 위치 및 인력 구조에 대한 법적 지침을 얻으십시오.

영국 직장의 경우 ICO의 근로자 모니터링 지침은 투명성, 필요성 및 비례성을 다룹니다. 수집 범위, 접근, 보존, 직원 상담 등 직원에게 적용되는 요구 사항을 검토하세요. 모니터링 보고서만으로는 관리 결정이 합법적이거나 정당하다는 것을 입증할 수 없습니다.

목표는 모든 일시 중지가 위반으로 간주되는 직장을 만드는 것이 아닙니다. 정상적인 업무 리듬과 설명할 수 없는 반복적인 손실 시간의 차이를 찾는 것입니다. 관리자가 의미 있는 증거를 검토하고 기대치를 명확히 하며 일관되게 행동할 때 유휴 시간 데이터는 생산성을 보호하고 비용을 제어하며 원격 작업에 대한 책임을 유지하기 위한 실용적인 도구가 됩니다.

08직원 유휴 시간 식별에 관한 질문

유휴 시간은 직원이 일하지 않는다는 의미입니까?

아니요. 누군가 책을 읽고, 전화를 받고, 회의에 참석하거나 동료를 돕는 동안 컴퓨터는 입력을 거의 기록하지 않을 수 있습니다. 유휴 시간 기록은 역할, 일정, 출력과 함께 해석할 신호를 보여줍니다. 노력이나 동기를 측정하지 않습니다.

합리적인 유휴 시간 임계값은 얼마입니까?

모든 역할에 적합한 단일 임계값은 없습니다. 작업 패턴과 게시된 정책을 기반으로 검토 간격을 선택한 다음 합법적인 통화, 독서, 회의 및 휴식을 기준으로 테스트합니다. 10분 또는 15분의 예는 검토 선택이지 보편적인 표준이나 문제의 자동 증명이 아닙니다.

오프라인 컴퓨터는 유휴 상태로 간주됩니까?

오프라인 상태만으로는 직원의 활동이 없는 것으로 간주되지 않습니다. 장치가 다시 연결되고 로그가 다운로드될 때까지 기록을 사용하지 못할 수 있습니다. 불완전한 적용 범위를 알 수 없음으로 표시하고 유휴 시간 비율을 계산하기 전에 보고 간격을 확인하십시오.

Net Monitor for Employees Pro에서 활성 및 유휴 시간을 어떻게 볼 수 있습니까?

Reporting를 열고 User activity report를 사용하세요. Time range를 선택하고 관련 컴퓨터와 사용자를 필터링한 다음 Refresh을 사용하여 사용 가능한 기록을 로드하세요. 활성/유휴 및 로그온/로그오프 타임라인을 검토한 다음 관련 보고서 및 작업 기록을 통해 상황을 조사하세요.

입력된 콘텐츠를 녹화하지 않고도 유휴 시간을 확인할 수 있나요?

네. 활성/유휴 기간을 검토하는 것은 키 입력 내용을 수집하는 것과 다릅니다. 사용자 활동 기록 및 작업 결과부터 시작하세요. 추가 스크린샷, 녹음 또는 기타 세부 데이터에는 별도의 적절한 목적과 액세스 제어가 있어야 합니다.

관리자는 반복되는 유휴 시간을 어떻게 줄여야 합니까?

먼저 원인을 규명합니다. 느린 시스템을 수정하고, 작업 할당을 개선하고, 격차를 설명하는 승인 지연을 제거하세요. 일관된 검토 프로세스를 통해 반복적으로 확인된 정책 위반을 해결합니다. 지속적인 키보드 입력을 목표로 삼지 말고 변경 후 결과를 확인하세요.