Cách ước tính dung lượng lưu trữ bản ghi màn hình

01Nhu cầu lưu trữ bản ghi màn hình: bắt đầu bằng công thức này

Ước tính nhu cầu lưu trữ bản ghi màn hình bằng cách nhân kích thước bản ghi đo được mỗi giờ với số giờ ghi, số máy tính và số ngày ghi hình được lưu giữ. Sau đó dự trù riêng cho bản tải xuống, bản sao lưu, tệp tạm và dung lượng trống. Chỉ độ phân giải không thể cho biết bạn cần bao nhiêu dung lượng đĩa.

Một bảng tính ít thay đổi và một màn hình thay đổi liên tục có thể tạo tệp khác kích thước dù cùng thiết lập ghi hình. Vì vậy, dự toán hữu ích bắt đầu bằng thử nghiệm ngắn trên các máy tính công ty có tính đại diện, thay vì khẳng định chung rằng một giờ ghi màn hình luôn chiếm một số gigabyte cố định.

Ví dụ, tốc độ quan sát được là 100 MB mỗi giờ trên 10 máy tính, ghi sáu giờ mỗi ngày và giữ 20 ngày ghi hình, tạo ra kho lưu trữ 120 GB. Con số đó mô tả một bản sao dữ liệu ghi. Nó không bao gồm kho thứ hai, lịch sử sao lưu hay dung lượng trống cần để hệ thống lưu trữ hoạt động.

Hướng dẫn này tập trung vào kế hoạch dung lượng và truyền dữ liệu. Để quyết định ghi gì và xem xét ra sao, hãy dùng hướng dẫn ghi màn hình nhân viên. Về giấy phép phần mềm và chi phí vận hành, xem hướng dẫn chi phí giám sát nhân viên.

02Đo kích thước bản ghi trên các máy tính đại diện

Chọn nhóm thử nghiệm nhỏ đại diện cho công việc thực tế: tài liệu văn phòng, ứng dụng trình duyệt, công cụ kỹ thuật, nhiều màn hình và mọi tác vụ có nhiều video mà bạn định ghi. Ghi một số ngày làm việc bình thường và ít nhất một giai đoạn bận rộn. Thử nghiệm ngắn trên màn hình máy tính nhàn rỗi không phải cơ sở tốt để định cỡ kho lưu trữ khi vận hành thật.

1. Thiết lập cấu hình dự kiến. Dùng định dạng, chất lượng hình, khoảng chụp, lựa chọn màn hình và lịch đã lên kế hoạch. Đưa mã hóa và âm thanh vào thử nghiệm nếu chúng nằm trong phạm vi triển khai, đo riêng âm thanh khi được lưu riêng.
2. Đo dữ liệu mới tạo. Cộng kích thước các bản ghi hoàn tất trong thời gian thử nghiệm. Đừng dùng mức tăng ròng của thư mục nếu tệp cũ cũng bị xóa hoặc di chuyển trong lúc thử: cách đó sẽ đánh giá thấp lượng dữ liệu tạo ra.
3. Chia cho thời gian ghi thực tế. Nếu các tệp hoàn tất tổng cộng 480 MB trong sáu giờ ghi, tốc độ quan sát được là 80 MB mỗi giờ. Đừng chia cho cả ngày 24 giờ khi chỉ ghi trong sáu giờ.
4. Tách biệt các cấu hình. Ghi số thiết bị và tốc độ đo được của từng nhóm. Tránh áp dụng kết quả từ một màn hình ít thay đổi cho nhóm sử dụng nhiều màn hình chuyển động.
5. Kiểm tra nội dung cần đọc. Mở bản ghi và kiểm tra chữ nhỏ, chi tiết ứng dụng cùng những sự kiện người xem xét cần. Tệp nhỏ chỉ hữu ích nếu nội dung lưu giữ vẫn trả lời được câu hỏi kinh doanh.

Giữ cả số đo trung bình lẫn số đo ngày bận rộn. Dùng mức nhu cầu cao hơn đã quan sát ở nơi hết chỗ sẽ làm gián đoạn việc ghi cần thiết, và ghi rõ phần dự trù bổ sung. Đo lại khi bố trí màn hình, giờ làm việc, cách dùng phần mềm hoặc thiết lập ghi thay đổi.

Ước tính lưu trữ video từ bitrate

Nếu biết bitrate trung bình thực tế của video hoàn tất, phép quy đổi là GB mỗi giờ = Mbps × 0.45. Một megabit mỗi giây duy trì trong một giờ tương đương 0.45 GB; 2 Mbps là 0.9 GB mỗi giờ. Đây là quy đổi đơn vị, không phải tốc độ ghi dự kiến của Net Monitor for Employees Pro. Tính cả mọi luồng và phần dữ liệu phụ của tệp, hoặc đo tệp hoàn chỉnh để tính trực tiếp tất cả.

Phần trăm chất lượng không phải bitrate. Đừng thay giá trị chất lượng 50% vào công thức bitrate hoặc cho rằng giảm chất lượng một nửa sẽ làm kích thước tệp giảm một nửa. Chuỗi ảnh JPEG cũng cần được đo riêng: cộng các ảnh tạo ra thay vì mượn ước tính bitrate của video.

03Tính dung lượng kho và thời hạn lưu giữ cùng nhau

Ví dụ sau gồm 30 máy tính công ty và một khoảng lưu giữ chứa 22 ngày ghi hình. Mỗi máy ghi sáu giờ mỗi ngày. Tốc độ đo được là đầu vào minh họa cho lập kế hoạch, không phải số liệu chuẩn của sản phẩm hay mặc định được khuyến nghị.

Dòng đầu là 20 × 80 × 6 × 22 ÷ 1,000 = 211.2 GB. Dòng thứ hai đóng góp 237.6 GB. Tổng cộng chúng tạo 20.4 GB mỗi ngày ghi và giữ 448.8 GB trong một kho. Với cùng thiết lập, giữ 10 ngày ghi cần 204 GB; 44 ngày cần 897.6 GB.

Ngày ghi hình khác ngày lịch. Lịch chỉ chạy ngày thường không tạo bản ghi cuối tuần, còn hoạt động bảy ngày thì có. Khoảng lưu giữ 30 ngày lịch có thể chứa số ngày thường khác nhau tùy các ngày cụ thể. Hãy đếm những ngày và ca thực sự tạo bản ghi trong khoảng lưu giữ; đừng tự động nhập 30 khi chỉ tính ghi vào ngày thường.

Chừa một lượng dung lượng trống xác định

Nếu quy tắc kế hoạch là để trống 25% dung lượng khả dụng, chia dung lượng dự kiến bị chiếm cho 0.75. Với kho 448.8 GB, kết quả là 598.4 GB dung lượng khả dụng, trước tệp tạm hoặc tác vụ bổ sung được dự trù riêng. Cộng thêm 25% vào kho sẽ cho 561 GB và chỉ để trống 20% tổng số đó. Nêu rõ ngân sách dùng phương pháp nào.

Dùng dung lượng sẵn cho tác vụ ghi sau phần hao hụt của hệ thống tệp, RAID và lưu trữ khác, không cộng các con số trên nhãn ổ đĩa. Dự phòng RAID không phải bản sao lưu độc lập. Nếu hai đích mỗi nơi giữ bản sao đầy đủ 448.8 GB và đều cần trống 25%, hãy dự kiến 598.4 GB ở mỗi nơi: tổng 1,196.8 GB phân bổ trên hai hệ thống đó.

04Dự trù mọi nơi bản ghi có thể chiếm chỗ

Ước tính một kho không nhất thiết là tổng dung lượng lưu trữ. Vẽ đường đi thực tế từ ghi đến xem xét, rồi liệt kê từng nơi tệp còn tồn tại và người phụ trách dọn dẹp. Bản cục bộ của agent, đối tượng bên ngoài và bản tải về bảng điều khiển có thể đại diện cho cùng một bản ghi nhưng chiếm chỗ ở các nơi khác nhau.

• Máy tính được giám sát: dành chỗ cho tệp ghi cục bộ và dữ liệu chờ tải lên ở nền tảng hỗ trợ. Ước tính bộ đệm từ tốc độ tạo dữ liệu đo được của thiết bị và thời gian gián đoạn bạn muốn chịu được.
• Kho trung tâm: tính bản ghi được giữ từ mọi nhóm, tăng trưởng và dự phòng cho lúc bận. Đưa cả ứng dụng khác dùng chung ổ vào kế hoạch dung lượng.
• Máy tính quản trị: dự trù bản ghi tải xuống, bản làm việc, dữ liệu truyền tạm và các đoạn xuất ra. Nhiều người xem xét có thể tạo nhiều bản sao cục bộ.
• Bản sao lưu và lịch sử nhà cung cấp: kiểm tra xem snapshot, phiên bản đối tượng trước, bản nhân hoặc dữ liệu xóa được giữ lại có còn tồn tại sau khi biến mất khỏi kho đang dùng không. Thời hạn lưu giữ của chúng có thể khác ứng dụng ghi.

Ví dụ, thiết bị tạo 1.08 GB mỗi ngày ghi cần 3.24 GB cho ba ngày như vậy mà chưa tải lên thành công, trước dung lượng làm việc và dự phòng. Đây là phép tính bộ đệm khi gián đoạn, không bảo đảm hành vi ghi ngoại tuyến trên mọi nền tảng. Bản ghi ChromeOS được tải trực tiếp lên nơi lưu trữ ngoài được hỗ trợ thay vì giữ trong kho cục bộ trên Chromebook. Kiểm thử riêng việc triển khai đó bằng tài liệu ghi hình ChromeOS.

Chính sách xóa phải có hiệu lực tại đích, không chỉ trong danh sách của ứng dụng. Quản lý phiên bản hoặc khóa lưu giữ có thể giữ đối tượng hay ngăn xóa. Xem hướng dẫn thiết lập lưu trữ ngoài và hạn ngạch cùng quản trị viên lưu trữ. Tính riêng lịch sử nhà cung cấp giữ lại thay vì giả định mọi bản ghi bị xóa đều giải phóng ngay dung lượng tính phí.

Cũng kiểm tra truy cập và khôi phục với thiết lập bảo mật dự kiến. Hướng dẫn mã hóa bản ghi giải thích yêu cầu sao lưu và khôi phục khóa. Đủ dung lượng đĩa không giúp kho mã hóa sử dụng được nếu thiếu khóa giải mã cần thiết.

05Kiểm tra cả băng thông tải lên lẫn dung lượng đĩa

Kho có thể còn nhiều chỗ nhưng bản ghi vẫn chờ trên kết nối chậm. Với một khoảng truyền xác định, tính thông lượng tải hữu ích trung bình tối thiểu bằng Mbps = GB cần truyền × 8,000 ÷ số giây trong khoảng truyền. Công thức dùng GB thập phân, chưa tính dữ liệu phụ của giao thức, lần thử lại và lưu lượng khác.

Nhóm máy ví dụ tạo 20.4 GB mỗi ngày ghi. Chuyển lượng đó trong sáu giờ cần khoảng 7.56 Mbps thông lượng tải hữu ích tổng hợp duy trì liên tục. Chuyển trong khoảng hai giờ cần khoảng 22.67 Mbps. Kết nối thực tế cần thêm năng lực và phải được thử khi lưu lượng công việc bình thường đang chạy; tốc độ đường Internet quảng cáo không phải tốc độ tải lên đã đo.

Lập kế hoạch tại đường truyền lưu lượng thực sự đi qua. Văn phòng có thể dùng chung một đường ra, còn người làm ở nhà có điểm nghẽn riêng. Đích lưu trữ cũng phải tiếp nhận tổng lưu lượng. Thời điểm tệp hoàn tất lệch nhau, thử lại và bản ghi ngoại tuyến tích lũy có thể tạo đợt tăng vọt bị che khuất bởi mức trung bình ngày.

Trên agent giữ dữ liệu chờ tải lên cục bộ, hàng đợi sẽ tăng nếu tải lên liên tục chậm hơn tốc độ tạo bản ghi. Đo xem hàng đợi có giải phóng hết sau ngày bận hoặc gián đoạn không, rồi điều chỉnh cấu hình ghi, cách truyền hay băng thông sẵn có. Hướng dẫn triển khai từ xa trình bày kiểm tra kết nối và kết nối lại nên đi cùng phép thử dung lượng này.

06Áp dụng dự toán trong Net Monitor for Employees Pro

Trong Desktop Recorder, đặt Monitors, Quality, Recording format và lịch ghi khớp cấu hình đã đo. Record frames only when screen changes có thể giảm lần chụp lặp; hãy kiểm tra kết quả trên công việc thực tế. Hướng dẫn thiết lập trình ghi màn hình giải thích các điều khiển này.

Đặt Delete recordings older than (days) theo thời hạn lưu giữ tính bằng số ngày đã trôi qua được phê duyệt, không theo số ngày ghi theo lịch trong khoảng đó. Với chính sách giữ 30 ngày chứa 22 ngày ghi theo lịch, giá trị tuổi vẫn là 30. Thiết lập video Max file size (Mb) chia đầu ra thành các tệp riêng; nó không giới hạn tổng kho. Hạn ngạch lưu trữ ngoài có thể xóa bản ghi cũ nhất hoặc dừng ghi khi đầy. Xác nhận hành vi đã chọn trước triển khai.

Hạn ngạch bản ghi desktop bên ngoài được kiểm tra cho vùng bản ghi của từng máy tính; không phải một ngân sách dung lượng dùng chung toàn bộ nhóm máy. Định cỡ phần cấp cho từng máy và đích lưu trữ tổng hợp riêng biệt. Hạn ngạch nhỏ hơn kho cần thiết có thể rút ngắn lịch sử sẵn có hoặc làm gián đoạn ghi.

Giữ thời hạn lưu theo tuổi, giới hạn lưu trữ và quy tắc dọn dẹp của nhà cung cấp nhất quán. Xác minh bản ghi cũ nhất cần thiết vẫn tồn tại sau khi dọn dẹp và vẫn phát lại được từ nơi người xem xét sẽ dùng.

Trước khi mở rộng triển khai, ghi cấu hình thử nghiệm, lượng tạo ra hằng ngày đã quan sát, dung lượng kho, quy tắc chừa trống và ngày xem xét vào bảng dung lượng ngắn. Giao người kiểm tra tăng trưởng lưu trữ và tiến độ tải lên. Xem lại dự toán sau khi thêm máy tính, thay đổi cách làm việc hoặc bật ghi chi tiết hơn.

07Lưu trữ bản ghi màn hình: câu hỏi thường gặp

Một giờ ghi màn hình dùng bao nhiêu dung lượng?

Không có một con số đáng tin cậy cho mọi trường hợp. Đo bản ghi hoàn tất tạo bởi cấu hình dự kiến rồi chia tổng kích thước cho số giờ ghi. Với video có bitrate trung bình đo được là 1 Mbps, riêng luồng đã là 0.45 GB mỗi giờ. Kích thước tệp thực tế còn phụ thuộc nội dung được ghi và cách mã hóa.

Tôi cần bao nhiêu dung lượng cho 30 ngày ghi hình?

Nhân lượng tạo ra mỗi ngày đo được với số ngày ghi trong khoảng 30 ngày lịch. Sau đó tính bản sao bổ sung, công việc tạm và dung lượng trống cần ở từng đích. Lịch chạy mỗi ngày và lịch chỉ ngày thường cần đầu vào khác nhau.

Giảm chất lượng ghi có làm dung lượng giảm một nửa không?

Không nhất thiết. Thiết lập chất lượng không phải thang kích thước tệp tuyến tính. Chạy cùng khối lượng công việc đại diện với thiết lập đề xuất, so sánh tệp hoàn tất và kiểm tra khả năng đọc trước khi dùng mức giảm trong kế hoạch dung lượng.

Giới hạn tệp video nhỏ hơn có giảm tổng kích thước kho không?

Chia cùng bản ghi thành nhiều tệp hơn không có nghĩa tổng kho nhỏ hơn. Lập kế hoạch tổng dung lượng từ lượng tạo ra đo được và thời hạn lưu giữ. Ranh giới tệp giúp quản lý từng lần truyền nhưng không thay thế chính sách lưu giữ hay hạn ngạch.

Có nên tính dung lượng sao lưu hai lần không?

Đếm các bản sao thiết kế thực sự giữ. Một kho chính cộng một bản sao đầy đủ độc lập thường là hai bộ dữ liệu ghi trước lịch sử và phần phụ. Khoảng lưu giữ khác nhau, chống trùng lặp hay sao lưu tăng dần cần dự toán đo riêng; đừng mặc định hệ số chung cho mọi trường hợp.